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TEMA 7 LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA - Coggle Diagram
TEMA 7
LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
CONCEPTO Y FINALIDAD
Concepto y finalidad
Concepto
Forma de actuación administrativa mediante medios electrónicos para:
Relacionarse con la ciudadanía
Tramitar procedimientos y producir actos administrativos
Intercambiar información entre órganos y Administraciones
Gestionar documentos, expedientes y registros
Practicar notificaciones y conservar documentación
Prestar servicios públicos con plena validez jurídica
Finalidades
Mejorar la eficacia administrativa y reducir tiempos de tramitación
Facilitar el acceso a servicios públicos y evitar desplazamientos
Permitir la consulta del estado de los procedimientos
Evitar solicitar documentos que ya obran en poder de las Administraciones
Garantizar transparencia, seguridad jurídica y protección de datos
Garantías jurídicas
La utilización de medios electrónicos no elimina las exigencias del Derecho administrativo:
Competencia del órgano
Legalidad del procedimiento
Motivación de los actos
Respeto a los derechos de los interesados
Cumplimiento de plazos
Validez de las notificaciones
Posibilidad de control y revisión
Deben garantizarse autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad, conservación y trazabilidad
Forma ordinaria de actuación administrativa
Marco normativo
Ley39/2015
:
Regula principalmente las relaciones con los interesados y el procedimiento administrativo común
Ley 40/2015:
Regula aspectos organizativos y de funcionamiento electrónico del sector público
Instrumentos de garantía
Identificación y firma electrónica
Sellos electrónicos
Código seguro de verificación (CSV):
Permite comprobar la autenticidad de determinados documentos electrónicos
Índice electrónico autenticado:
Garantiza la integridad y composición del expediente
Registros de actividad y sistemas de archivo
Ámbito de aplicación
La actuación electrónica se proyecta sobre todas las fases del procedimiento:
Iniciación
Ordenación
Instrucción
Terminación
Ejecución
Archivo
También afecta a las relaciones entre órganos y Administraciones Públicas
Regla fundamental
El medio electrónico constituye la forma ordinaria de funcionamiento, pero no supone la desaparición de todos los canales presenciales
Sede electrónica y portal de internet
Sede electrónica
Art. 38 Ley 40/2015
Dirección electrónica disponible a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad corresponde a una Administración Pública, organismo público o entidad de Derecho Público en el ejercicio de sus competencias
Permite realizar actuaciones y trámites con efectos jurídicos
Debe identificar la Administración titular
Incorpora sistemas de identificación, firma y comunicación segura
Su titular responde de la integridad, veracidad y actuación de la información y servicios
Principios de funcionamiento
Art. 38.3
Transparencia y publicidad
Responsabilidad y calidad
Seguridad y disponibilidad
Accesibilidad
Neutralidad en interoperabilidad
Creación y contenido
Arts. 10 y 11 RD 203/2021
Pueden existir sedes electrónicas asociadas con la misma consideración jurídica de la sede principal
La creación y supresión requieren publicidad oficial
En las entidades locales, el acto correspondiente se publica en el BOP
Contenido destacado:
Identificación del titular
Sistemas de identificación y firma admitidos
Normativa del registro electrónico
Fecha y hora oficiales
Calendario de días inhábiles
Acceso a procedimientos y servicios electrónicos
Información sobre incidencias técnicas y ampliaciones de plazo
Portal de internet
Art. 39 Ley 40/2015
Punto de acceso electrónico de titularidad administrativa que permite acceder por internet a la información publicada y, cuando corresponda, a la sede electrónica
Función principal:
Información
Orientación
Acceso a servicios
Puede permitir el acceso a la sede electrónica
No es jurídicamente equivalente a la sede
DIFERENCIAS A MEMORIZAR
Sede electrónica
Art. 38
Actuaciones y trámites con garantías jurídicas
Identificación, firma y seguridad según proceda
Portal de internet
Art. 39
Información y acceso a servicios
Acceso a información y, en su caso, a la sede
Administración electrónica en la Generalitat y su sector público
Ámbito de aplicación
Administración de la Generalitat y entidades de su sector público instrumental, de acuerdo con sus funciones y competencias
Comprende consellerías, organismos públicos, entidades de Derecho Público y demás entidades correspondientes
Normativa autonómica
Decreto 54/2025, de 15 de abril:
Simplificación administrativa y transformación digital
Decreto 30/2025, de 25 de febrero:
Atención a la ciudadanía y oficinas de asistencia en materia de registro
Modelo integrado de atención
La Administración electrónica se coordina con:
Atención presencial, telefónica y digital
Oficinas de asistencia en materia de registro
Sede electrónica y carpeta ciudadana
Registro y notificación electrónica
Expediente y archivo electrónico
Interoperabilidad y protección de datos
La finalidad es garantizar una atencion coordinada y facilitar el ejercicio efectivo de los derechos de la ciudadanía
DERECHO Y DEBER DE RELACIONARSE POR MEDIOS ELECTRÓNICOS
Derechos de las personas
Derechos generales
Art. 13 Ley 39/2015
Comunicarse con las Administraciones a través de un Punto de Acceso General electrónico
Ser asistidas en el uso de medios electrónicos
Utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su comunidad autónoma
Acceder a la información pública, archivos y registros conforme al ordenamiento
Obtener protección de los datos personales, con seguridad y confidencialidad
Derechos de los interesados
Art. 53 Ley 39/2015
Conocer el estado de tramitación del procedimiento
Acceder y obtener copia de los documentos del expediente
Identificar a las autoridades y al personal responsable
Formular alegaciones y aportar documentos
No presentar originales salvo excepción prevista por la normativa
No aportar documentos no exigidos o que ya obren en poder de las Administraciones
Instrumentos que permiten ejercerlos
Carpeta ciudadana:
Consulta y seguimiento de procedimientos
Interoperabilidad:
Intercambio legítimo de información entre Administraciones
Oficinas de asistencia:
Apoyo a las personas que necesitan ayuda con medios electrónicos
Personas obligadas y no obligadas
Art. 14 Ley 39/2015
Regla general
Art. 14.1
Las personas físicas pueden elegir si se relacionan electrónicamente con las Administraciones, salvo que exista una obligación legal o reglamentaria aplicable
Sujetos obligados
Art. 14.2
Personas jurídicas
Entidades sin personalidad jurídica
Profesionales para cuyo ejercicio se exija colegiación obligatoria, respecto de los trámites realizados en ejercicio de su actividad profesional
Representantes de personas obligadas a relacionarse electrónicamente
Empleados públicos, para los trámites realizados por razón de su condición, en la forma que determine reglamentariamente cada Administración
Ampliación de la obligación
Art. 14.3
Reglamentariamente puede imponerse a determinados colectivos de personas físicas cuando quede acreditado que disponen de acceso ymedios electrónicos por razones como:
Capacidad económica
Capacidad técnica
Dedicación profesional
Otros motivos previstos en la ley
Presentación presencial por un sujeto obligado
Si un sujeto obligado presenta presencialmente una solicitud:
La Administración debe requerir la subsanación mediante presentación electrónica
La fecha válida de presentación será la de la subsanación electrónica
Esta circunstancia puede afectar al cumplimiento de los plazos y a la admisión de solicitudes
Identificación y firma electrónica
Arts. 9, 10 y 11 Ley 39/2015
Identificación electrónica
Art. 9
Permite comprobar quién realiza una actuación
La Administración debe verificar la identidad mediante el nombre y apellidos o la denominación o razón social y el documento identificativo correspondiente
Sistemas admitidos por el
art. 9.2:
Certificados electrónicos cualificados de firma electrónica
Certificados electrónicos cualificados de sello electrónico
Otros sistemas válidos admitidos por las Administraciones que cumplan los requisitos legales
Debe garantizarse el uso de alguno de los sistemas basados en certificados cualificados previstos en las dos primeras categorías
Firma electrónica
Art. 10
Permite acreditar la autenticidad de la expresión de voluntad o consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento
Sistemas previstos:
Firma electrónica cualificada y avanzada basada en certificados cualificados
Sistemas de sello electrónico admitidos legalmente
Otros sistemas válidos conforme a los requisitos normativos
Pueden admitirse sistemas de identificación como firma cuando así lo disponga expresamente la normativa aplicable y permitan acreditar voluntad y consentimiento
Obligatoriedad de firma
Art. 11
Regla general:
Basta con la identificación previa
Firma obligatoria en cinco actuaciones:
Formular solicitudes
Presentar declaraciones responsables o comunicaciones
Interponer recursos
Desistir de acciones
Renunciar a derechos
La mera consulta o acceso no exige automáticamente firma
Diferencia fundamental:
Identificación = quién actúa
Firma = voluntad o consentimiento
Asistencia en el uso de medios electrónicos
Art. 12, Ley 39/2015
Obligaciones de las Administraciones
Garantizar canales y sistemas de relación electrónica
Prestar asistencia cuando la soliciten interesados no obligados por el
art. 14.2 y 14.3
Facilitar especialmente identificaión, firma, presentación por registro y obtención de copias auténticas
Funcionario público habilitado
Puede efectuar identificación o firma electrónica de un interesado que carzca de medios electrónicos
Requisitos:
El interesado debe identificarse ante el funcionario
Debe prestar consentimiento expreso
Debe quedar constancia del consentimiento
El funcionario debe estar habilitado para realizar esa actuación
Registro de funcionarios habilitados
Debe mantenerse actualizado
Ha de ser interoperable e interconectado con los registros correspondientes
REGISTROS Y NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS
Registro electrónico y presentación de documentos
Art. 16, Ley 39/2015
Concepto
Instrumento que permite dejar constancia de la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones
Funciones
Registrar entrada y salida de documentos
Determinar fecha y hora de presentación
Generar el correspondiente asiento registral
Acreditar el cumplimiento de plazos
Dejar constancia de la documentación presentada
Recibo acreditativo
Debe permitir identificar:
El escrito o solicitud presentado
La fecha y hora
El registro correspondiente
La documentación adjunta
Lugares de presentación
Art. 16.4
Registro electrónico de la Administración u organismo destinatario
Registros electrónicos de los restantes sujetos previstos en el
art. 2.1
Oficinas de Correos, en la forma reglamentariamente establecida
Representaciones diplomáticas u oficinas consulares españolas en el extranjero
Oficinas de asistencia en materia de registro
Otros lugares establecidos por las disposiciones vigentes
Oficinas de asistencia
Cuando procede presentar documentación en papel:
Digitalizan los documentos
Los incorporan al circuito electrónico
Devuleven los originales, salvo supuestos en que proceda su custodia
Relación con la representación
Registro electrónico de apoderamientos
Comparecencia
apud acta
, electrónica o presencial
Constancia y trazabilidad de las actuaciones representativas
Fecha y hora oficial, calendario y cómputo de plazos
Arts. 30, 31 y 32 Ley 39/2015
Disponibilidad del registro
Art. 31.2.a)
El registro electrónico permite presentar documentos:
Los 365 días del año
Durante las 24h del día
Se rige por la fecha y hora oficial de su sede electrónica de acceso
Presentación en días inhábiles
Art. 31.2.b)
A efectos del cumplimiento de plazos fijados en días hábiles:
La presentación en día inhábil se entiende realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente.
Excepción:
Que una norma permita expresamente recibir documentos en día inhábil
Los documentos mantienen el orden de su hora efectiva de presentación
Ejemplo:
un documento presentado el sábado a las 18h precede al presentado el domingo a las 10h, aunque ambos tengan los efectos de presentación señalados para el lunes hábil
Inicio de plazos para la Administración
Art. 31.2.c)
Se determina por la fecha y hora de presentación en el registro electrónico de cada Administración u organismo
Debe comunicarse al interesado la fecha y hora efectiva de inicio del cómputo
Calendario de idías inhábiles
Art. 31.3
Se determina según el ámbito territorial de competencias del titular del registro
Se aplica el calendario previsto en el
art. 30.7
Es el único calendario aplicable al cómputo en registros electrónicos
No se aplica la regla del
art. 30.6
sobre diferencias entre los calendarios del lugar de residencia del interesado y la sede del órgano
Reglas generales
Art. 30
Horas:
Horas hábiles, de hora en hora y minuto en minuto.
Máx. 24h
Días:
Hábiles, salvo disposición legal o europea en contrario
Meses o años:
Según el cómputo del
art. 30.4
Último día inhábil:
Se prorroga al primer día hábil siguiente
Incidencias técnicas
Art. 32
Art. 32.4
:
Una incidencia técnica que impida el funcionamiento ordinario permite acordar ampliaciones de plazos no vencidos
Deben publicarse en la sede la incidencia y la ampliación concreta
Art. 32.5
:
Cabe ampliación general cuando un ciberdelincuente afecte gravemente a los servicios y sistemas de tramitación
Importante:
una incidencia técnica no amplía automáticamente todos los plazos
Documento administrativo electrónico
Concepto
Información archivada en soporte electrónico, según un formato determinado, susceptible de identificación y tratamiento diferenciad y emitida válidamente en una actuación administrativa
Requisitos y garantías
Identificación del documento y de su origen
Autenticidad e integridad
Conservación y recuperación
Elementos de firma o autenticación correspondientes
Metadatos que permitan identificarlo y contextualizarlo
Metadatos
Permiten:
Individualizar el documento
Relacionarlo con un expediente
Identificar su estado
Facilitar su conservación e interoperabilidad
Código de verificación (CSV)
Permite comprobar la autenticidad de determinados documentos mediante la sede electrónica correspondiente.
Un archivo digital no constituye automáticamente un documento administrativo electrónico válido
Expediente administrativo electrónico
Concepto
Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla
Contenido
Solicitudes y alegaciones
Informes y documentos
Pruebas y trámites
Resoluciones
Constancias registrales
Requisito fundamental: índice electrónico autenticado
Garantiza la integridad del expediente
Permite identificar los documentos que lo componen
Facilita su consulta y remisión
Aporta garantías en caso de acceso, control o impugnación
No basta con acumular documentos electrónicos: deben formar un conjunto ordenado, íntegro i verificable
Notificaciones electrónicas
Arts. 40-43 Ley 39/2015 - RD 203/2021
Régimen general
Las notificaciones se practican preferentemente por medios electrónicos
Son electrónicas obligatoriamente cuando el interesado esté obligado a recibirlas por esa vía
Formas de práctica
Comparecencia en sede electrónica
Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHÚ)
Otros sistemas procedentes conforme a la normativa
Comparecencia electrónica
Acceso al contenido íntegro de la notificación por el interesado o su representante, debidamente identificados
El sistema debe dejar constancia de:
Puesta a disposición
Acceso al contenido
Momento en que se entiende practicada
Rechazo por falta de acceso
Art. 43.2
Cuando la notificación electrónica sea obligatoria o haya sido expresamente elegida:
Transcurridos
10 días naturales
desde su puesta a disposición sin acceder al contenido, se entiende rechazada
Excepción:
Imposibilidad técnica o material de acceso acreditada
El rechazo produce los efectos legales correspondientes y permite continuar el procedimiento
Aviso electrónico
Se envía al correo electrónico o dispositivo señalado
Tiene carácter auxiliar
No constituye la notificación
Su falta no invalida una notificación correctamente practicada
Distinción fundamental
Aviso electrónico
no es igual a
notificación electrónica
PUBLICACIONES ELECTRÓNICAS Y TABLONES EDICTALES
Publicación de actos administrativos
Arts. 40 y 45 Ley 39/2015
Supuestos generales de publicación
Art. 45.1
Los actos administrativos deben publicarse cuando:
Lo establezcan las normas reguladoras del procedimiento
Existan razones de interés público apreciadas por el órgano competente
Publicación con efectos de notificación
Se produce en los supuestos previstos legalmente:
Pluralidad indeterminada de personas
Actos destinados a una pluralidad indeterminada
Actos cuya notificación individual resulte insuficiente para garantizar el conocimiento por todos los interesados
En este último supuesto, la publicación es adicional a la notificación individual
Procedimientos selectivos y de concurrencia competitiva
La publicación surte efectos de notificación
La convocatoria debe indicar el medio para las publicaciones sucesivas
Las publicaciones en lugares distintos carecen de validez
Contenido
Art. 45.2 y remisión al art. 40.2
Texto íntegro del acto
Indicación de si pone fin a la vía administrativa
Recursos procedentes
Órgano ante el que interponerlos
Plazos de interposición
También resulta aplicable la previsión del
art. 40.3
Cuando varios actos tengan elementos comunes, estos pueden publicarse conjuntamente, identificando los extremos individuales
Medio de publicación
Art. 45.3
Diario oficial correspondiente a la Administración de procedencia
Deben respetarse las especialidades de las publicaciones sucesivas de procedimientos selectivos
Publicación electrónica de normas y disposiciones
**Art. 131 Ley 39/2015 - RD 181/2008
Publicidad normativa
Art. 131
Deben publicarse en el diario oficial correspondiente para entrar en vigor y producir efectos jurídicos:
Normas con rango de ley
Reglamentos
Disposiciones administrativas
Las Administraciones pueden establecer medios cmoplementarios de publicidad, sin sustituir los oficialmente exigidos
Edición electrónica de diarios oficiales
PUede producir los mismos efectos que la edición impresa, con las condiciones y garantías correspondeintes
La publicación electrónica del BOE tiene carácter oficial y auténtico
BOE electrónico
RD 181/2008
Arts. 2 y 3:
edición electrónica y carácter oficial y auténtico
Arts. 10-13:
publicación, acceso y garantías
Acceso universal y gratuito
Garania de autenticidad e integridad
Diferencia importante
Una publicación en una web institucional no equivale automáticamente a la publicación en un diario oficial
Tablones edicatles y Tablon Edictal Único
Art. 44 y disposición adicional 3ª Ley 39/2015 - Art. 8.7 RD 181/2008)
Concepto y finalidad
Instrumentos utilizadosp ara dar publicidad a determinados anuncios y actos administrativos, especialmente cuando no ha sido posible practicar una notificación individual
Notificación infructuosa
Art. 44
La notificación se realiza mediante anuncio publicado en el BOE cuando:
Los interesados sean desconocidos
Se ignore el lugar donde practicar la notificación
Intentada la notificación, no haya sido posible practicarla
Medios facultativos y complementarios
Con carácter previo, pueden utilizarse:
Boletín oficial autonómico
Boletín Oficial de la Provincia
Tablón de edictos del ayto. del último domicilio del interesado
Oficinas consulares, cuando proceda
Otras formas complementarias de difusión
Ninguno sustituye la publicación obligatoria en el BOE cuando resulta aplicable el artículo 44
Tablón Edictal Único
Sistema de publicación de anuncios de notificación a través del BOE
La disposición adicional tercera prevé remisión y gestión telemática automatizada
Debe identificarse el órgano remitente
La publicación no conlleva contraprestación económica para quien la solicita
Los anuncios se inseertan en el Suplemento de notificaciones del BOE (
art. 8.7 RD 181/2008
)
Aplicación municipal
Cuando un ayto. deba acudir a la notificación infructuosa del
art. 44
:
Publicación obligatoria en el BOE
Tablón municipal y BOP: instrumentos complementarios
Notificaciones infructuosas y protección de derechos
Publicación en tablones
Art. 45.4
Cuando una norma exija publicar actos o comunicaciones en tablones de anuncios o edictos:
La publicación se entiende cumplida mediante el diario oficial correspondiente
Debe respetarse lo dispuesto en el
art. 44
para las notificaciones infructuosas
Protección de derechos
Art. 46
Si la publicación de un acto o su notificación mediante anuncios puede lesionar derechos o intereses legítimos:
Debe publicarse únicamente una indicación somera del contenido
Debe indicarse dónde pueden comparecer los interesados
Se establecerá el plazo de comparecencia
Los interesados podrán conocer el contenido íntegro
Debe quedar constancia de dicho conocimiento
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO
Concepto y finalidad
Concepto
Sistema de conservación de documentos y expedientes electrónicos qeu garantiza su mantenimiento y recuperación a lo largo del tiempo
Finalidades
Conservar documentos y expedientes
Garantizar autenticidad e integridad
Permitir consulta y recuperación posterior
Mantener confidencialidad y disponibilidad
Asegurar el cumplimiento de las normas de conservación y protección documental
Aspectos fundamentales
Gestión de documentos y metadatos
Preservación de firmas y evidencias electrónicas
Control de accesos
Migraciones tecnológicas
Eliminación segura cuando proceda
Coordinación con las normas de transparencia y protección de datos
No debe confundirse con un simple sistema de almacenamiento informático
Funcionamiento del archivo electrónico único
Art. 17 Ley 39/2015 - Art. 55RD 203/2021
Obligación
Art. 17.1 Ley 39/2015
Cada Administración Pública debe mantener un archivo electrónico único para los documentos electrónicos correspondientes a procedimientos finalizados, conforme a la normativa aplicable
Definición
Art. 55.1 RD 203/2021
Conjunto de sistemas y servicios destinados a:
Gestionar documentos y expedientes electrónicos
Custodiarlos
Recuperarlos
Gestionar otras agrupaciones documentales o de información tras finalizar los procedimientos o actuaciones
Características
Cada Administración debe mantener su archivo electrónico único
No significa que todas las Administraciones compartan un único archivo
No exige necesariamente un único repositorio o almacén físico
Conservación a largo plazo y eliminación documental
Conservación y migración tecnológica
Art. 46 Ley 40/2015 - Art. 54 RD 203/2021
La documentación debe mantenerse accesible aunque cambien los sistemas y formatos informáticos
Posibilidad de trasladar documentos y datos a otros formatos y soportes
Planificación de medidas de preservación digital
Migración tecnológica cuando resulte necesaria
Mantenimiento de autenticidad, integridad, disponibilidad y acceso
Plazos de conservación
Art. 54.2 RD 203/2021
Cada Administración regula los periodos mínimos de conservación conforme a su normativa específica
Deben respetarse las reglas sobre archivos y patrimonio documental
Documentos afectados por procedimientos judiciales
Cuando la Administración conozca procedimientos judiciales que afecten o puedan afectar a documentos electrónicos:
Deben conservarse a disposición de los órganos jurisdiccionales
Se mantienen hasta tener constancia de la terminación definitiva de dichos procedimientos
Eliminación documental
Art. 17.2 Ley 39/2015
La eliminación de documentos electrónicos requiere autorización conforme a la normativa aplicable
Deben respetarse los periodos de conservación
La finalización de un procedimiento no permite por sí sola destruir su documentación