Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
PLANNING BUSINESS MESSAGES - Coggle Diagram
PLANNING BUSINESS MESSAGES
Three-Step Writing Process
Planning
– Merencanakan pesan dengan menentukan tujuan, memahami audiens, mengumpulkan informasi, memilih media komunikasi, dan menyusun isi pesan.
Writing
– Menulis pesan dengan menyesuaikan gaya bahasa, pilihan kata, kalimat, dan paragraf agar sesuai dengan kebutuhan audiens.
Completing
– Menyempurnakan pesan melalui revisi, pemeriksaan tata bahasa dan ejaan (proofreading), mengatur tampilan pesan, lalu mendistribusikannya kepada penerima.
Choosing the Appropriate Communication Medium
Richness
: Kemampuan media menyampaikan informasi melalui kata-kata, gambar, suara, serta memberikan kesempatan untuk memperoleh umpan balik.
Formality
: Tingkat formalitas media yang digunakan, misalnya surat resmi lebih formal dibandingkan pesan singkat.
Media and Channel Limitations
: Keterbatasan setiap media, misalnya pesan singkat kurang cocok untuk menjelaskan masalah yang kompleks.
Urgency
: Seberapa cepat pesan perlu diterima dan ditanggapi.
Cost
: Biaya yang diperlukan dalam menggunakan media komunikasi.
Audience Preferences
: Kebiasaan dan preferensi audiens terhadap media tertentu.
Security and Privacy
: Keamanan serta kerahasiaan informasi yang disampaikan, terutama jika berisi data sensitif.
Analyzing the Communication Situation
Defining Purpose
: Menentukan tujuan pesan, apakah untuk memberikan informasi (inform), membujuk (persuade), atau bekerja sama (collaborate). Tujuan khusus juga perlu ditetapkan agar jelas apa yang diharapkan dari audiens setelah menerima pesan.
Developing an Audience Profile
: Mengenali siapa penerima pesan, jumlah audiens, pengetahuan mereka terhadap topik, latar belakang, kebutuhan, harapan, serta kemungkinan respons mereka.
Gathering Information
Accurate
: Informasi harus benar, dapat dipercaya, dan sudah diperiksa agar tidak menimbulkan kesalahan.
Ethical
: Informasi harus disampaikan secara jujur dan tidak menyesatkan audiens, termasuk tidak menghilangkan informasi penting.
Pertinent
: Informasi harus sesuai dengan topik dan kebutuhan audiens, sehingga tidak memasukkan hal-hal yang tidak diperlukan.
Organizing the Message
Defining the Main Idea
: Menentukan gagasan utama atau inti pesan, termasuk apa yang ingin disampaikan dan apa yang diharapkan dari audiens.
Selecting the Direct or Indirect Approach
: Memilih pendekatan penyampaian pesan. Direct approach menyampaikan inti pesan di awal, sedangkan indirect approach menyampaikan alasan atau penjelasan terlebih dahulu sebelum inti pesan.
Assembling Major Supporting Points
: Menyusun poin-poin utama yang mendukung dan menjelaskan gagasan utama.
Gathering Examples and Evidenc
e : Mengumpulkan contoh, fakta, data, dan bukti untuk memperkuat pesan.
Outlining the Content
: Membuat kerangka atau susunan isi agar pesan tersampaikan secara logis, runtut, dan sistematis.