Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
9.1. Chu trình kế toán và các kiểm soát liên quan - Coggle Diagram
9.1. Chu trình kế toán và các kiểm soát liên quan
Nguyên tắc nền tảng của KSNB
Tiêu phí chi phí - lợi ích
: Khi triển khai bất kỳ kiểm soát nào, mối quan hệ giữa chi phí thực hiện và lợi ích thu được đóng vai trò trọng yếu. Mọi biện pháp được tổ chức áp dụng để quản lý rủi ro và bảo vệ khỏi sai sót hoặc gian lận cần đảm bảo giá trị tương xứng với chi phí đã bỏ ra.
Phân tách trách nhiệm
Định nghĩa:
là chiến lược quản lý rủi ro được áp dụng nhằm giảm thiểu rủi ro gian lận và sai sót. Phương pháp này liên quan đến việc phân chia các nhiệm vụ và trách nhiệm cho nhiều cá nhân khác nhau, nhằm đảm bảo rằng không có một cá nhân nào nắm toàn bộ quyền kiểm soát đối với toàn bộ quá trình của một giao dịch, từ khâu khởi tạo cho đến khi hoàn tất.
Đối với mỗi giao dịch, các chức năng sau đây nên được thực hiện bởi các cá nhân khác nhau, tại các bộ phận riêng biệt trong tổ chức:
Phê duyệt giao dịch;
Ghi nhận giao dịch;
Quản lý tài sản liên quan đến giao dịch.
Hệ thống KSNB được thiết kế nhằm phát hiện gian lận do cá nhân thực hiện, nhưng không có khả năng ngăn chặn gian lận do hành vi thông đồng hoặc BĐH cố tình vượt quyền kiểm soát.
Kiểm soát trong 5 chu trình kế toán cơ bản
Chu trình bán hàng - Phải thu - Thu tiền
BP bán hàng lập đơn đặt hàng bán dựa trên các đơn đặt hàng từ KH
BP tín dụng (có thể báo cáo cho KTT)
phê duyệt tín dụng
và
đề xuất việc xóa nợ
các khoản tín dụng không thu hồi được
...
BP Giao hàng
lập chứng từ giao hàng và thực hiện việc giao hàng
căn cứ trên các đơn đặt hàng bán đã được phê duyệt
.
...
Phòng Thư tiếp nhận thư từ và lập ghi chép về các khoản thu tiền mặt.
...
Bộ phận Tiếp nhận hàng hóa
lập báo cáo tiếp nhận hàng hóa và xử lý tất cả các lô hàng hóa nhận được, bao gồm
cả hàng bán bị trả lại.
Chu trình Thu tiền mặt
BP Phòng Thư
mở thư của KH với sự có mặt của
2 NV
:
Ngay khi nhận, các séc của KH được
đóng dấu
"Chỉ nộp vào Tài khoản XXX".
Lập Bảng kê nhận tiền cho toàn bộ séc nhận được trong ngày và chuyển bảng kê cùng các séc sang BO Thu tiền.
BP Thu tiền lập Phiếu nộp tiền và séc vào Ngân hàng
. Ngân hàng xác nhận Phiếu nộp tiền đã nhận đủ số tiền.
Phòng Thư
gửi:
Các
Giấy báo nợ
đến
BP Phải thu để cập nhật số dư TK KH
.
Gửi
Bảng kê nhận tiền
cho
BP Sổ cái tổng hợp để đối chiếu
.
BP Phải thu
định kỳ
gửi Bảng đối chiếu tài khoản đến KH
, liệt kê tất cả giao dịch bán hàng và thanh toán.
Chu trình Mua hàng - Phải trả - Chi tiền
BP Kiểm soát tồn kho phê duyệt việc mua hàng hóa
và thực hiện chức năng kiểm soát trách nhiệm.
BP Mua hàng lập các đơn đặt hàng
đối với các hàng hóa cần mua
theo nhu cầu đã được phê duyệt
.
BP Tiếp nhận
tiếp nhận hàng hóa theo các đơn mua đã được phê duyệt,
kiểm đếm
, kiểm tra chất lượng hàng hóa và lập Biên bản tiếp nhận hàng hóa.
...
Chu trình Thanh toán/Chi tiền
BP Mua hàng
nhận HĐ từ NCC
. HĐ này được
đối chiếu với đơn đặt hàng
và được phê duyệt để thanh toán. Đơn đặt hàng được đánh dấu hoàn tất nếu đã đầy đủ, và HĐ đã phê duyệt được
chuyển cho BP Công nợ phải trả.
BP Công nợ
đối chiếu HĐ đã phê duyệt
với Phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, và biên bản nhận hàng để lập phiếu thanh toán...
Đến ngày đến hạn,
phiếu thanh toán và chứng từ được chuyển cho BP Chi tiền
để lập, ký và gửi séc thanh toán. Các khoản chi lớn có thể yêu cầu 2 chữ ký để tăng cường kiểm soát.
Trong hệ thống thủ công,
phiếu thanh toán và chứng từ đính kèm được đóng dấu "Đã thanh toán" hoặc "Paid"
, và séc được gửi cho NCC.
Chu trình Trả lương
BP Nhân sự cung cấp danh sách NS đã được phê duyệt
, bao gồm mức lương, các khoản khấu trừ và miễn giảm theo quy định.
BP Lương - chức năng thuộc kế toán
, có trách nhiệm
lập bảng lương
dựa trên thông tin phê duyệt từ BP NS và dữ liệu thời gian làm việc hợp lệ được cung cấp từ BP Chấm công.
BP Chấm công - chức năng thuộc kế toán
, đảm trách việc giám sát
ghi nhận giờ làm
của người lao động thông qua thẻ chấm công (sử dụng
máy chấm công
), tiếp nhận và
đối chiếu thời gian sản xuất
từ BP Sản xuất.
BP Công nợ phải trả lập phiếu thanh toán
dựa trên bảng lương đã được lập bởi BP Lương.
BP Chi tiền ký và chuyển khoản
từ tài khoản chuyên biệt dành riêng cho chi trả lương, lập từng séc lương của người lao động và thực hiện phân phối séc.
...