Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
10.2 Quản lý gian lận và kiểm soát - Coggle Diagram
10.2 Quản lý gian lận và kiểm soát
Chương trình quản lý gian lận
Các cầu phần của chương trình quản lý gian lận hiệu quả bao gồm:
• Chính sách đạo đức của doanh nghiệp
• Nâng cao nhận thức về gian lận
• Đánh giá rủi ro gian lận
• Rà soát liên tục
• Hoạt động phòng ngừa và phát hiện
• Điều tra
Nhận thức về gian lận
Vượt quyền kiểm soát
Vượt quyền kiểm soát là việc BĐH cố tình vô hiệu hoá hoặc lách các kiểm soát nội bộ vì mục đích không chính đáng, như trục lợi cá nhân hoặc làm đẹp BCTC
Ví dụ điển hình vượt quyền kiểm soát
· Phê duyệt bán hàng cho khách hàng không đáp ứng chính sách tín dụng để gia tăng doanh thu;
· Yêu cầu kế toán trưởng không chốt sổ cuối kỳ để điều chỉnh ai lệch thời điểm ghi nhận doanh thu hoặc chi
· Điều chỉnh bút toán đã được cấp bộ phận phê duyệt trước khi ghi sổ để làm giảm chi phí kỳ hiện tại;
· Thay đổi các ước tính kế toán mà không tuân theo quy trình chuẩn;
Gia hạn thời gian thanh toán cho nhà cung cấp mà không được phép theo chính sách nội bộ
Đánh giá rủi ro vượt quyền kiểm soát là một phần của quá trình đánh giá rủi ro gian lận. CQTCN/UBKT có trách nhiệm giám sát quá trình này
Ví dụ một số kiểm soát cùng với mục tiêu kiểm soát của các quy trình
· Mua hàng
· Gian lận máy tính
· Phân tách trách nhiệm
Khái niệm
Nhận thức về gian lận là sự hiểu biết về bản chất, nguyên nhân và đặc điểm của hành vi gian lận. Nhận thức này được xây dựng thông qua các đợt đánh giá rủi ro gian lận định kỳ, các chương trình
Chương trình đào tạo cần được thiết kế phù hợp với các rửi ro gian lận đặc thù của từng tổ chức. Nội dung đào tạo thường bao gồm: hệ giá trị doanh nghiệp, quy tắc đạo đức ứng xử, các loại hình gian lận phổ biến, và vai trò - trách nhiệm của người lao động trong việc báo cáo các hành vi vi phạm đạo đức
Kiểm soát gian lận
Kiểm soát là phương thức cốt lõi trong quản lý gian lận và bảo đảm rằng các cấu phần của chương trình quản lý gian lận, được thiết lập và vận hành hiệu quả
Khung kiểm soát nội bộ COSO
Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố như: Bộ quy tắc ứng xử, chính sách đạo đức hoặc chính sách chống gian lận nhằm thiết lập "thông điệp từ trên xuống" (tone at the top) phù hợp; Quy trình tuyển dụng và đề bạt nhân sự; Giám sát của cấp quản trị cao nhất
Đánh giá rủi ro gian lận, bao gồm:
• Xác định và xêp hạng các yếu tố rủi ro gian lận
• Đánh giá mức độ phù hợp của các kiểm soát hiện tại đối với các phương thức gian lận và nhận diện các lỗ hổng kiểm soát
• Kiểm tra hiệu quả vận hành của các kiểm soát phòng ngừa và phát hiện gian lận
• Lập tài liệu và báo cáo kết quả đánh giá rủi ro gian lận
Hoạt động kiểm soát: các chính sách và thủ tục trong các quy trình nghiệp vụ, bao gồm hạn mức thẩm quyền, giám sát và phân tách nhiệm vụ
Thông tin và truyền thông: liên quan đến gian lận thúc đẩy chương trình quản lý rủi ro gian lận và thể hiện rõ quan điểm của tổ chức về rủi ro. Các phương tiện bao gồm đào tạo nâng cao nhận thức gian lận và việc xác nhận tuân thủ các chính sách nội bộ của tổ chức từ người lao động
Giám sát: hoạt động đánh giá các kiểm soát chống gian lận thông qua đánh giá độc lập về chương trình quản lý rủi ro gian lận và cách thức triển khai chương trình
Kiểm soát phòng ngừa
· Bảo vệ tài sản giúp tổ chức ngăn chặn việc sử dụng hoặc thanh lý /bán tài sản trái phép, ví dụ: trộm cắp tài sản hoặc tài sản trí tuệ.
· Kiêm soát truy cập hệ thông thông qua mật khẩu và bảng phân quyền thiết bị nhằm ngăn ngừa hành vi truy cập trái phép hoặc thao túng dữ liệu và phần mềm.
· Hệ thống hộp khóa thu tiền (lockbox system) giúp đảm bảo tiền mặt không bị đánh cắp bởi nhân viên bưu điện hoặc nhân viên xử lý phòng thư (mail room) (phòng nhận các khoản thanh toán tiền của khách hàng).
· Chính sách và quy trình như kiểm tra lý lịch nhằm phòng tránh tuyển dụng nhân sự có lý lịch không rõ ràng hoặc đáng nghi ngờ.
· Phân tách nhiệm vụ trong việc phát hành bảng lương với phê duyệt thời gian làm việc.
· Giám sát liên tục, cung cấp hướng dẫn hằng ngày cho nhân viên, giải quyết vấn đề, rà soát công việc và hỗ trợ đào tạo.
· Thiết lập hạn mức thẩm quyền, giúp đảm bảo những giao dịch vượt hạn mức tiền tệ đã định sẽ được xem xét kịp thời.
Các kiểm soát giao dịch bao gồm: đối chiếu, xác minh, phê duyệt và chấp thuận
Trách nhiệm đối với kiểm soát
Ban điều hành
BĐH chịu trách nhiệm chính trong việc thiết lập và duy trì các kiểm soát nhằm phòng ngừa và phát hiện gian lận
KTVNB đánh giá mức độ đầy đủ, hiệu lực và hiệu quả của kiểm soát trong việc ứng phó vơ
· không chịu trách nhiệm thiết kế hoặc triển khai các kiểm soát phòng ngừa gian lận. Tuy nhiên, kiểm toán viên có trách nhiệm nâng cao nhận thức về gian lận và đánh giá quy trình quản lý rủi ro gian lận của tổ chức.
· Trong vai trò tư vấn, kiểm toán viên nội bộ có thể hỗ trợ Ban Điều hành trong việc xác định và đánh giá rủi ro, cũng như xác định mức độ phù hợp của môi trường kiểm soát. Do đó, kiểm toán viên cần xem xét xem các hệ thống và phương thức truyền thông nội bộ - chẳng hạn như đường dây nóng tố giác gian lận - có cung cấp cho Ban Điều hành thông tin cần thiết về: (1) hiệu lực của hệ thống kiểm soát và (2) sự xuất hiện của các giao dịch bất thường hoặc gian lận hay không.
Kiểm toán viên nội bộ, với vị thế đặc biệt trong tổ chức, có thể kiến nghị cải tiến môi trường kiêm soát. Ví dụ, kiểm toán viên nên theo dõi việc công bố định kỳ nội dung liệu bộ Quy tắc đạo đức nghề nghiệp có áp dụng cho tất cả cán bộ quản lý cấp cao hay không
Yếu tố ảnh hưởng cách thức tổ chức quản lý rủi ro gian lận
- Lĩnh vực, ngành nghề, và địa điểm hoạt động
- Quy mô, cơ cấu tổ chức và mục tiêu chiến lược
- Hệ thống quản trị công ty, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ
- Văn hóa doanh nghiệp, "thông điệp từ trên xuống" và hệ giá trị cốt lõi
- Hệ thống thông tin quản lý và mức độ ứng dụng công nghệ
Môi trường vận hành bao gồm giám sát của cơ quan quản lý nhà nước và khung pháp lý hiện hành