Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
CHỦ ĐỀ 4 - Coggle Diagram
CHỦ ĐỀ 4
KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG KHOA HỌC
Khái niệm: Diễn ra hoạt động kinh doanh, sử dụng, soạn thảo và tổ chức hồ sơ
Ý nghĩa:
Tăng hiệu quả nguồn lực
GIảm sai sót
Tăng khả năng kiểm soát >> nền tảng cho kiểm tra & cải tiến
Phân loại và xác định mức độ ưu tiên
Khái niệm: quy tắc, phương pháp giúp sắp xếp, phân chia và thực hiện công việc một cách khoa học, hiệu quả.
Vai trò:
Định hướng và tối ưu hóa nhân lực và tài nguyên
Hỗ trợ lãnh đạo điều hành, quản lý
8 nguyên tắc:
Mục tiêu rõ ràng
Lập kế hoạch
Ưu tiên
Phân công phối hợp
Tiết kiệm, hiệu quả
Khoa học hợp lý
Tập trung, thống nhất
Kiểm tra, đánh giá
Lập kế hoạch và tiến độ công việc
3 cấp độ kế hoạch
Năm: Xác định mục tiêu lớn và định hướng trọng tâm
Tháng: Cụ thể hóa mục tiêu năm thành các công việc trong tháng
Tuần: Chi tiết hóa tác nghiệp đến từng ngày
MQH giữa KH Năm, Tháng, Tuần
Tính kế thừa
Tính liên tục
Tính rõ ràng
Phân công, phối hợp và tổ chức thực hiện
KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
Đối tượng và ND kiểm tra
Đối tượng: con người, công việc và các nguồn lực có liên quan đến quá trình tổ chức, quản lý và vận hành hoạt động văn phòng.
ND kiểm tra:
Số lượng, trình độ chuyên môn, năng lực, thái độ, trách nhiệm và hiệu quả làm việc của nhân viên.
Tiến độ làm việc
Tình trạng, quản lý và bảo quản CSVC, trang thiết bị
Tuân thủ quy định
Phân bổ quản lý nhân lực
Soạn thảo, tiếp nhận , xử lý và ban hành
Nguyên tắc và phương pháp
Có kế hoạch cụ thể.
Thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà quản trị
Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu
Khách quan
Phù hợp với không khí của tổ chức.
Tiết kiệm
Tác động điều chỉnh.
Thực hiện tại những địa điểm trọng yếu.
Tương xứng
Khái niệm: quá trình đo lường, đánh giá kết quả thực tế và so sánh với kế hoạch, tiêu chuẩn đã đề ra. Từ đó phát hiện sai sót, xác định nguyên nhận và đưa ra biện pháp phù hợp
Vai trò:
Đảm bảo mục tiêu của tổ chức
Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và hiệu suất làm việc
Phát hiện sai sót và cải tiến quy trình
Duy trì kỷ cương hành chính
XỬ LÝ SAU KIỂM TRA VÀ TỐI ƯU HIỆU SUẤT
Quy trình xử lý
Ghi nhận KQ
Xác định sai lệnh
Phân tích nguyên nhân
Đề xuất giải pháp
Thực hiện điều chỉnh
Kiểm tra
Biện pháp và cải tiến
Khái niệm: quá trình tiếp nhận kết quả kiểm tra, xác định vấn đề, tìm nguyên nhân và thực hiện các biện pháp điều chỉnh, nhằm khắc phục sai lệch và bảo đảm công việc đạt đúng yêu cầu.
Mục đích:
Khắc phục những sai sót, sai lệch được phát hiện.
Xác định nguyên nhân
Phòng ngừa sai sót lặp lại
Nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng