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ORDENACIÓN DOCUMENTAL - Coggle Diagram
ORDENACIÓN DOCUMENTAL
QUÉ ES?
Proceso archivístico que consiste en establecer una secuencia lógica (cronológica, alfabética o numérica) de los elementos dentro de cada grupo o serie documental
SISTEMAS DE ORDENACIÓN
SERIES DOCUMENTALES
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Como se conforman: Se agrupan siguiendo el principio de procedencia y orden original, según las funciones y actividades de una sección para cumplir sus objetivos
SUBSERIES DOCUMENTALES
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Como se conforman: Por las necesidades de la sección para separar tipos documentales específicos debido a la complejidad, volumen o especificidad del asunto
EJEMPLOS
OFICINA PRODUCTORA:AGRUPACIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA
SERIES:COMPROBANTES CONTABLES
SUBSERIE:Comprobantes contables de egreso
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OFICINA PRODUCTORA:AGRUPACIÓN DE CONTROL INTERNO
SERIES:ACTAS
SUBSERIE:Actas de comité de coordinación del sistema de Control Interno
REGLAS
- Usar nombres completos y exactos
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- Mantener la jerarquía(Serie > Subserie)
- Respetar la estructura establecida por el AGN
- No usar términos genéricos o ambiguos
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FOLIACIÓN
Acción y efecto de numerar correlativamente las hojas o folios de un expediente o documento de archivo
ASPECTOS RELEVANTES
- Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números
- En la esquina superior derecha
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- No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis
- No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel