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Gestione delle collezioni - Coggle Diagram
Gestione delle collezioni
1. Analisi esterna e interna
2. Analisi raccolte esistenti
conduce all’elaborazione del
profilo documentario
, ossia un'istantanea delle collezioni che permette di individuarne le caratteristiche, i punti di forza e di debolezza e programmarne lo sviluppo e la gestione.
Nell'analisi, si valutano aspetti come: ampiezza della collezione, tasso di crescita e di scarto, livello di utilizzo e profondità dei vari settori. Ex. L’
indice di circolazione
confronta il numero di prestiti con la consistenza della raccolta per argomento, misurandone l’efficacia.
Importante: un alto numero di prestiti non sempre indica qualità o reale utilizzo (molti libri vengono presi ma non letti).
Fenomeno della coda lunga
: pochi titoli concentrano la maggior parte dei prestiti, mentre molti altri sono poco o per nulla richiesti. Per questo è necessario bilanciare acquisti di titoli mainstream e di nicchia.
L’interpretazione dei dati dipende dal tipo di biblioteca e si distinguono 2 paradigmi:
Just in case
(tipico delle biblioteche centrali/universitarie): collezioni ampie e complete per soddisfare bisogni presenti e futuri;
Just in time
(tipico delle biblioteche civiche/pubbliche): collezioni mirate ai bisogni immediati degli utenti.
Gli
approcci per la valutazione
delle collezioni possono essere quantitativi o qualitativi, e centrati sulle raccolte o sugli utenti. Ne derivano 5 metodologie principali:
Statistiche d’uso
(quantitative, centrate sugli utenti). Include prestiti, ILL e DD. L’indice di circolazione misura quanto un settore viene utilizzato.
Limite: non considera i documenti esclusi dal prestito e i bisogni degli utenti.
List checking
(misto) Si confronta la collezione con liste di titoli ritenuti fondamentali per un settore (bibliografie, opere di riferimento). Vantaggio: combina dato quantitativo (quanti titoli posseduti) con una valutazione qualitativa. Limite: valuta solo una parte della raccolta e ignora i bisogni degli utenti.
Osservazione a scaffale
: analizza lo stato di conservazione, l’accessibilità e l’aspetto dei documenti.
Il
Conspectus
è uno strumento qualitativo (con elementi quantitativi) per valutare e mappare il livello di approfondimento delle collezioni di una biblioteca.
Parte dalla CCD e a ciascun settore indica su delle griglie un livello di forza della collezione. Inizialmente era 6: da 0 al massimo approfondimento 5
Stefano Parise
propone una versione semplificata a 3 livelli: prima informazione, divulgazione, approfondimento.
Considera:
Consistenza;
Attualità (età media dei documenti)
Profondità (quanto è specialistico)
Rilevanza rispetto ai bisogni degli utenti
Offerta editoriale disponibile sul mercato
Benchmarking
quantitativo (centrato sulle raccolte):
Interno
: analizza i vari settori della propria collezione per individuare punti deboli, revisioni o scarti necessari.
Esterno
: confronta la propria collezione con quella di biblioteche simili considerate modelli di riferimento.
Primo passaggio, la
segmentazione
-->
Classificazione Decimale Dewey
: individuare gruppi omogenei di materiali su cui impostare le attività di sviluppo e gestione. Troppo difficile = suddivisione in aria disciplinare (
dipartimentalizzazione
)
4. Selezione e acquisizione
Per la selezione si valutano il
valore intrinseco
(contenuto e autorevolezza di autore/editore); il
valore biblioteconomico
(coerenza con la missione e le collezioni della biblioteca).
È importante evitare
bias
e forme di censura.
Le biblio possono acquisire nuovi documenti attraverso
acquisto
,
deposito legale
,
dono
o
scambio
.
Metodi di selezione per gli acquisti:
Firm order
: il bibliotecario seleziona i titolo.
Standing order
: il fornitore invia automaticamente tutti i titoli.
Approval plan
: è il fornitore a selezionare i documenti sulla base di un profilo definito dalla biblioteca. Nella variante
slip plan
invia solo le segnalazioni bibliografiche.
Con la diffusione del digitale, le biblioteche hanno iniziato a offrire e-book, audiolibri e altre risorse elettroniche. A differenza dei libri cartacei, si acquistano le
licenze d’uso
, con importanti implicazioni economiche e giuridiche nei rapporti con gli editori.
Principali modelli di acquisizione digitale:
Evidence-Based Acquisition
: la biblioteca paga una quota iniziale per accedere a un ampio catalogo, poi sceglie quali titoli acquistare definitivamente.
Patron Driven Acquisition
(PDA): l’acquisto o il noleggio è attivato dalle richieste degli utenti. Può essere mediata (con approvazione del bibliotecario) o non mediata. È un modello just in time.
Big Deal
: pacchetti pluriennali di riviste o e-book. Oggi criticato per i costi alti e la scarsa flessibilità.
L’
Open Access
nasce per risolvere il “paradosso scientifico”: le istituzioni pubbliche finanziano la ricerca, ma devono poi riacquistare i risultati dagli editori privati.
Via Verde
: gli autori depositano i loro lavori in archivi istituzionali o disciplinari (es. IRIS).
Via Oro
: pubblicazione diretta su riviste open access. Spesso prevede il pagamento da parte dell’autore
Iter del libro e catalogazione
6. Promozione delle collezioni
Insieme delle attività volte a far conoscere e valorizzare il patrimonio documentario.
Oggi un ruolo importante è svolto dai social network, che permettono alle biblioteche di raggiungere un pubblico più ampio. Questa evoluzione ha favorito il passaggio
da
outside-in
: la biblioteca seleziona e acquisisce documenti prodotti all’esterno, che vengono poi resi disponibili agli utenti.
a
inside-out
: la biblioteca diventa anche produttrice di contenuti e conoscenza
Revisione e scarto
Revisione
: analizzare periodicamente il patrimonio documentario per decidere quale destino assegnargli.
Il
protocollo di revisione e scarto
comprende:
parte generale
, che definisce il contesto della biblioteca, i metodi di valutazione e i criteri generali di revisione e scarto;
parte specifica
contiene le griglie e i criteri di valutazione per ciascun segmento della collezione, che possono variare in base alla tipologia di materiale.
Con il
Metodo CREW
, si prendono in considerazione 3 elementi:
l’età del documento;
il tasso di utilizzo dei documenti;
le condizioni materiali e i contenuti dei documenti.
3. Definizione politica documentaria
permette di chiarire l’
identità della biblioteca
, il
contesto in cui opera
, la
situazione di partenza e gli obiettivi futuri
.
Centrale è la
carta delle collezioni
, che definisce le linee guida per una gestione coerente e consapevole delle collezioni, e ha una funzione interna che esterna, come strumento analogo alla carta dei servizi.
Nel libro
Lo sviluppo delle collezioni nelle biblioteche pubbliche
la carta si suddivide in 4 sezioni:
Introduzione
: definizione, finalità e destinatari della carta.
Parte descrittivo-valutativa
: analisi della comunità, dei bisogni, della biblioteca (mission, vision, strategie, spazi e utenti) e del profilo documentario.
Parte programmatica
: criteri per selezione e acquisto, gestione dei doni, organizzazione, promozione e valorizzazione, pratiche ti revisione e scarto
Conclusioni