Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ TẠI FORWARDER, Bắt buộc phải có ít nhất 1 Seal do chính…

- - - - Bộ phận Sales của FWD tự tìm kiếm khách hàng tại Việt Nam
      - Quyền book tàu thuộc về Shipper Việt Nam → Shipper trao quyền này cho FWD
      - Thường áp dụng Incoterms nhóm C & D
      - Shipper Việt Nam chịu trách nhiệm trả cước tàu chính: Freight Prepaid (Cước trả trước tại đầu xuất)
      - DOCS chủ động liên hệ trực tiếp Shipper để lấy thông tin S/I, tự chọn và làm việc trực tiếp với Hãng tàu để xin giá và book tàu
    - - Consignee) ở nước ngoài giành quyền book tàu. Họ chọn một FWD nước ngoài, FWD nước ngoài chỉ định lại cho FWD Việt Nam (Agent) làm đại lý xử lý đầu xuất
      - Thường áp dụng Incoterms nhóm E & F
      - Freight Collect (Cước trả sau tại cảng đến - Consignee trả)
      - DOCS phải làm việc theo chỉ định, hướng dẫn của Agent nước ngoài gửi về. Không được tự ý chọn hãng tàu
  - - - Là chứng từ do Shipper gửi cho FWD (hoặc FWD gửi cho Hãng tàu) để yêu cầu đặt chỗ, thể hiện nhu cầu thuê không gian trên tàu (chỗ trống) và vỏ container
      - BR chưa có giá trị pháp lý ràng buộc việc giữ chỗ. Nó chỉ là một dạng "đơn đăng ký"
      - Thông tin trên BR thường do khách hàng tự điền các yêu cầu mong muốn như: Cảng đi/đến dự kiến, loại container, ngày dự kiến tàu chạy, tên hàng hóa...
    - - Là chứng từ do Hãng tàu phát hành ngược lại cho FWD (hoặc FWD cấp cho Shipper) sau khi hãng tàu đã kiểm tra hệ thống và xác nhận còn chỗ trên tàu
      - Có giá trị xác thực tối cao. Khi có BC tức là lô hàng đã được cấp một "vị trí cố định" trên chuyến tàu cụ thể và được phép đến depot để lấy vỏ container rỗng về đóng hàng. (Nhiều hãng tàu gộp chung BC với S/O (Shipping Order - Lệnh cấp vỏ cont)
    - - Booking No. (Số Booking)
        
        Mã số định danh duy nhất của hãng tàu cho lô hàng
        
        DOCS dùng số này để khai VGM, SI và tra cứu vị trí container (Cargo Tracking)
        
        Số Booking sau này thường được dùng làm Số vận đơn (B/L No.)
      - Thông tin tuyến đường hành trình
        
        POR (Place of Receipt): Nơi nhận hàng ban đầu (có thể là một kho nội địa, ga tàu hoặc cảng cạn ICD)
        
        POL (Port of Loading): Cảng xếp hàng thực tế lên tàu lớn (Cảng đi)
        
        POD (Port of Discharge): Cảng dỡ hàng xuống từ tàu (Cảng đến)
        
        FND (Final Destination): Điểm đến cuối cùng của lô hàng (nếu có vận tải đa phương thức kéo nội địa sau cảng dỡ)
      - Thông tin tàu và chuyến (Vessel/ Voyage)
        
        Tên con tàu vận chuyển và số chuyến cụ thể của chặng đầu tiên
        
        Mẹo kiểm tra tàu Direct vs Transhipment
        
        Nếu chỉ có 1 tên tàu → Tàu chạy thẳng (Direct)
        
        Nếu xuất hiện 2 tên tàu trở lên kèm dòng chữ Port of Transhipment → Tàu chuyển tải (Transhipment). Tàu chặng 1 là tàu nhỏ gom hàng (Feeder), tàu chặng 2 là tàu mẹ (Mother Vessel)
      - Thông tin về Container (Container Type & Qty)
        
        Số lượng và loại container được cấp
        
        Ví dụ: 1x20'DC (1 cont 20 feet thường), 2x40'HC (2 cont 40 feet cao), RE (Cont lạnh), OT (Cont mở nóc)...
      - Các mốc thời gian quan trọng
        
        SI Cut-off: Thời gian cuối cùng nộp hướng dẫn gửi hàng → cơ sở đầu vào để phát hành vận đơn
        
        VGM Cut-off: Thời gian cuối cùng phải khai báo cân nặng container lên hệ thống hãng tàu (NO VGM = NO LOAD)
        
        CY Cut-off/ Port Cut-off (Hạn chót hạ bãi): Thời gian cuối cùng phải hoàn thành việc đóng hàng, hạ container có hàng về bãi cảng quy định và thông quan hải quan xuất khẩu. Quá giờ này cảng sẽ đóng sổ, cont bị rớt tàu
        
        Cargo Ready Date (CRD): Ngày hàng sẵn sàng để vận chuyển
        
        ETD (Estimated Time of Departure): Ngày tàu dự kiến rời cảng đi
        
        ETA (Estimated Time of Arrival): Ngày tàu dự kiến đến cảng đích
      - Thông tin về hàng hoá
        
        Tên hàng (Commodity): Mô tả chung (không cần chi tiết tuyệt đối, nhưng đúng ngành hàng)
        
        Mã HS Code: Dùng để xác định thuế suất và loại hàng
        
        Số kiện + Loại kiện (Package): Carton, Pallet, Bao…
        
        Trọng lượng hàng (Gross Weight - G.W): Đơn vị kg hoặc tấn
        
        Số khối (Measurement - CBM): Dùng để tính cước vận chuyển và xếp container
        
        Loại hàng: Hàng thường (General Cargo), hàng nguy hiểm (DG), hàng lạnh (Reefer), hàng quá khổ (OOG)…
      - Thông tin về freetime
        
        Free DEM (tại cảng) + DET (tại kho ngoài cảng)
        
        Storage Free (lưu cont tại bãi)
        
        Hết Free → phát sinh DEM/ DET/ STO
        
        DEM & DET Combine → Hãng tàu đã gộp chung tổng số ngày miễn phí của cả DEM và DET lại cho khách linh hoạt sử dụng
    - - FWD phải thông báo Cut-off cho Shipper sớm hơn thời hạn của hãng tàu 1-2 ngày → Shipper có thời gian chuẩn bị + xử lý sai sót; FWD có thời gian review lại
      - ETD/ETA có thể thay đổi → thường xuyên kiểm tra (khi hãng tàu thông báo delay → báo ngay cho Shipper)
      - Không được "SWAP" cont giữa 2 booking → Hãng tàu nghiêm cấm → phát sinh phí phạt
  - - - Là hướng dẫn gửi hàng của Shipper → FWD → Hãng tàu
      - Dùng để phát hành vận đơn (B/L)
      - Hình thức: khai trên web hãng tàu (phổ biến) hoặc gửi qua email
    - - SHIPPER → Tên, Địa chỉ, Điện thoại, ATTN (người liên hệ)/ Email, Mã số thuế
      - CONSIGNEE → Tên, Địa chỉ, Điện thoại, Email, Mã số thuế
        
        Hàng Freehand → Để tên chủ hàng thật ở nước đến
        
        Hàng Nominated → Để tên ĐẠI LÝ (AGENT) của FWD ở nước đến
      - Notify Party: bên nhận thông báo → Name, Address, Email → hoặc có thể ghi "SAME AS CONSIGNEE"" nếu các thông tin giống với Người nhận
      - Place of Issue: nơi cấp phát chứng từ
      - Tàu vận chuyển → Feeder vessel (Tàu gom hàng), Mother vessel (Tàu mẹ)
      - Số Cont (4 chữ 7 số); Số Seal (Chì khóa bảo mật, dùng 1 lần)
      - DESCRIPTION: Chi tiết về hàng hoá
        
        Tên hàng + mã HS Code
        
        G.W (Tổng trọng lượng): Bắt buộc đúng số thực, KHÔNG làm tròn
        
        CBM (Số khối): Có thể tương đối
        
        Shipping Marks: ký mã hiệu → Hàng LCL (BẮT BUỘC show để phân biệt); Hàng FCL (Không cần show, hoặc có thể ghi NO MARKS/ NM/ N/M)
        
        PAYMENT/ FREIGHT TERMS (Phương thức trả cước)
        
        Freight Prepaid: Cước trả trước tại đầu xuất → Shipper trả (Hàng Freehand)
        
        Freight Collect: Cước trả sau tại đầu nhập → Consignee trả (Hàng Nominated)
        
        Trả tại nước thứ 3 (Phát sinh thêm phí)
    - - Có S/I mới phát hành được B/L → Không có S/I = không có vận đơn
      - Phải nộp trước SI Cut-off theo quy định trên Booking → Nếu Shipper chưa gửi thông tin kịp, FWD phải chủ động gửi mail cho hãng tàu xin gia hạn thêm thời gian (Extension) để tránh bị phạt tiền hoặc rớt tàu
      - FWD phải đặt deadline cho Shipper sớm hơn deadline của hãng tàu để FWD kịp kiểm tra lỗi và submit lên hệ thống
      - Mỗi hãng tàu có giao diện web và yêu cầu khác nhau → Phải đọc kỹ hướng dẫn trên web hãng tàu
      - Thông tin phải chính xác → Vì sẽ ảnh hưởng đến B/L sau này
  - - - Là Xác nhận khối lượng toàn bộ container
      - Bao gồm: Hàng hóa + Vật chèn lót + Chằng buộc + Vỏ container (TARE)
      - BẮT BUỘC theo quy định IMO/SOLAS (từ 2016)
    - - Phương pháp 1: Cân toàn bộ container
        
        Đưa container đến trạm cân tại cảng/ bãi
        
        Tốn phí
        
        Mất thời gian chờ đợi
        
        Thường áp dụng cho: hàng nông sản, khoáng sản, hàng rời, LCL hoặc DN không có cân kiểm định
      - Phương pháp 2: Cân từng phần + cộng TARE (PHỔ BIẾN NHẤT)
        
        Công thức: Lấy Net Weight (tổng trọng lượng hàng hoá) + pallet/vật chèn lót + TARE (vỏ cont)
        
        Tiết kiệm chi phí → không tốn phí cân tại cảng
        
        Tiết kiệm thời gian → xe chạy thẳng ra cảng, không chờ cân
        
        Shipper chịu trách nhiệm về độ chính xác
    - - Vị trí: Cổng cảng, khu công nghiệp hoặc gần cảng biển
      - Yêu cầu: Phải được kiểm định bởi Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng
      - Nếu cân tại nhà máy: cân phải có chứng nhận kiểm định hợp lệ
    - - NET/ PAYLOAD + TARE = VGM (có sẵn trên cửa cont)
      - Giới hạn an toàn (in trên cửa cont): VGM ≤ MAX GROSS = TARE + NET
      - Không làm tròn số → ghi chính xác khối lượng theo kg/ tấn
      - Trên cont có thể có nhiều loại seal (seal kho, seal hải quan...), nhưng bắt buộc phải có ít nhất 1 seal do chính HÃNG TÀU cung cấp để niêm phong đầu xuất
    - - NO VGM = NO LOAD → Không có VGM = container KHÔNG được xếp lên tàu
      - DEADLINE VGM CUT-OFF → Phải khai báo đúng hạn → nếu trễ → DOCS phải chủ động xin Extension từ hãng tàu
      - Shipper phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của VGM → Nếu nghi ngờ VGM → cảng có quyền yêu cầu cân lại
  - - - Là vận đơn đường biển
      - Bằng chứng nhận hàng (của hãng tàu)
      - Chứng từ sở hữu hàng hóa (có thể chuyển nhượng)
      - Bằng chứng hợp đồng vận chuyển
      - Được phát hành sau khi tàu chạy (nhưng phải hoàn tất nghĩa vụ thanh toán)
    - - B/L No. (Số vận đơn)
        
        Thường nằm ở góc trên cùng bên phải
        
        Đối với MBL, số vận đơn thường trùng với số Booking
        
        Dùng số này để khai báo hải quan, truyền Manifest và tra cứu vị trí lô hàng (Cargo Tracking)
      - Chủ thể tham gia
        
        SHIPPER (Người gửi hàng): Tên, địa chỉ, MST, điện thoại, Email, của người xuất khẩu.
        
        CONSIGNEE (Người nhận hàng)
        
        Hàng Freehand: Ghi tên chủ hàng thật (người nhập khẩu) ở nước đến
        
        Hàng Nominated (Chỉ định): Ghi tên công ty Đại lý (Agent) của FWD ở nước đến → Bảo mật thông tin, giấu khách thật
        
        NOTIFY PARTY (Bên nhận thông báo hàng đến): Ghi chi tiết thông tin liên hệ của bên nhận hàng hoặc ghi "SAME AS CONSIGNEE"
      - Thông tin hành trình
        
        Place of Receipt (POR): Nơi nhận hàng ban đầu
        
        Port of Loading (POL): Cảng xếp hàng (Cảng đi)
        
        Port of Discharge (POD): Cảng dỡ hàng (Cảng đến)
        
        Place of Delivery/ Final Destination (FND): Nơi giao hàng cuối cùng
        
        Vessel/ Voyage (Tên tàu/ Số chuyến)
        
        Feeder Vessel: Tàu nhỏ gom hàng chặng đầu (nếu là tàu chuyển tải)
        
        Mother Vessel: Tàu mẹ chạy chặng quốc tế dài
      - Thông tin container
        
        Container No. (Số hiệu Container): Gồm 4 chữ cái đầu và 7 số
        
        Seal No. (Số Chì): Chì niêm phong container
      - Thông tin hàng hoá
        
        Description of Goods: Mô tả tên hàng hóa + mã HS Code
        
        Gross Weight (G.W - Tổng trọng lượng): Trọng lượng hàng + bao bì/pallet. Bắt buộc ghi số thực, tuyệt đối không làm tròn
        
        Measurement (CBM - Thể tích): Số khối của lô hàng (Có thể lấy số tương đối)
        
        Shipping Marks (Ký mã hiệu kiện hàng)
        
        Hàng lẻ LCL: BẮT BUỘC phải có mã kí hiệu cụ thể để kho CFS phân biệt hàng của các chủ hàng khác nhau đóng chung 1 cont
        
        Hàng nguyên FCL: Có thể không ghi hoặc ghi "NO MARKS" (N/M)
      - Cước phí
        
        Freight Term (Điều kiện thanh toán cước)
        
        Freight Prepaid (Cước trả trước): Thường ứng với hàng Freehand (nhóm C, D), Shipper trả tiền tại đầu xuất trước khi lấy Bill
        
        Freight Collect (Cước trả sau): Thường ứng với hàng Nominated (nhóm E, F), Consignee trả tiền tại đầu nhập trước khi lấy hàng
        
        Freight Payable at: Nơi thu cước tàu (Ví dụ: Payable at Ho Chi Minh hoặc Payable at Final Destination)
        
        Place and Date of Issue: Nơi và Ngày phát hành vận đơn. Ngày phát hành vận đơn thường khớp với ngày tàu chạy thực tế (Shipped on board date)
    - - MB/L (MASTER BILL OF LADING)
        
        Do HÃNG TÀU (Carrier) phát hành cho công ty FWD
        
        Nhận diện: SHIPPING/ SHIPPING LINE/ CONTAINER LINE
        
        Chỉ có 1 bộ MBL duy nhất cho 1 lô hàng
        
        SHIPPER → Công ty FWD đầu xuất (Giúp bảo mật, tránh lộ thông tin khách thật cho đối thủ/hãng tàu)
        
        CONSIGNEE → Đại lý (Agent) của FWD ở nước đến
      - HB/L (HOUSE BILL OF LADING)
        
        Do Công ty FWD phát hành cho SHIPPER (chủ hàng thật)
        
        Nhận diện: LOGISTICS/ FORWARDER/ FREIGHT FORWARDING/ FREIGHT/ SUPPLY CHAIN
        
        Có thể có NHIỀU HBL chung trong 1 container (Trường hợp hàng gom lẻ - Consol)
        
        Shipper → Người xuất khẩu thực tế (Khách hàng của FWD)
        
        Consignee → Người nhập khẩu thực tế (Người mua hàng)
      - Lưu ý đối với MBL và HBL
        
        Thông tin trên MBL và HBP phải KHỚP với nhau, đặc biệt là thông tin về hàng hoá
        
        Nếu sửa thông tin ở HBL thì bắt buộc phải sửa ở MBL (Docs thường quên lỗi này)
        
        Nếu submit trễ → Bị tính phí phạt chỉnh sửa vận đơn (AMENDMENT FEE) của hãng tàu
        
        Không cần chờ có MBL mới làm HBL → cái nào có đủ thông tin thì làm trước → linh động
    - - STRAIGHT B/L (Vận đơn đích danh)
        
        Đặc điểm: Ghi đích danh tên, địa chỉ, số điện thoại cụ thể của 1 công ty nhận hàng
        
        Chỉ duy nhất công ty đó (phải đối chiếu khớp Giấy phép kinh doanh) mới được lấy hàng
        
        KHÔNG có tính chuyển nhượng (NON-NEGOTIABLE)
      - Vận đơn theo lệnh
        
        TO ORDER
        
        Hàng hóa sẽ được giao theo lệnh/quyết định của SHIPPER
        
        Ô Consignee chỉ ghi chữ "TO ORDER" hoặc "TO ORDER OF SHIPPER"
        
        Nghiệp vụ bắt buộc: Phải thực hiện thủ tục KÝ HẬU (Endorsement) ở mặt sau Bill
        
        Shipper phải ký tên, đóng dấu mộc tươi và ghi rõ tên công ty được nhượng quyền
        
        Nếu mặt sau trống hoặc ký hậu sai thông tin → Hãng tàu/FWD tuyệt đối TỪ CHỐI giao hàng
        
        TO ORDER OF...
        
        Là vận đơn theo lệnh của một bên thứ ba
        
        TO ORDER OF [NAME OF BANK] (Theo lệnh Ngân hàng)
        
        Dùng bắt buộc trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C)
        
        Ngân hàng giữ quyền sở hữu hàng để bảo đảm tiền vay, khi nào người mua thanh toán đủ tiền thì Ngân hàng mới ký hậu chuyển quyền lấy hàng
        
        TO ORDER OF [NAME OF COMPANY] (Theo lệnh của một Công ty cụ thể)
        
        Giao hàng theo lệnh và sự ký hậu của công ty được chỉ định đó
    - - ORIGINAL B/L (VẬN ĐƠN GỐC)
        
        Được in ra trực tiếp bằng phôi giấy cứng có vân bảo mật, có đóng dấu và chữ ký tươi của hãng tàu hoặc FWD.
        
        1 bộ gồm 3 bản gốc (Original) và nhiều bản sao (Copy) → Cả 3 bản gốc có giá trị pháp lý như nhau
        
        Khi hàng đến cảng đích, Consignee chỉ cần xuất trình 1 bản gốc duy nhất để đổi lệnh giao hàng (D/O) → Khi 1 bản đã nộp thì 2 bản gốc còn lại lập tức bị vô hiệu
        
        Rủi ro Ký lùi Bill (Backdate B/L)
        
        Shipper ép FWD/Hãng tàu ghi ngày phát hành (ngày tàu chạy) sớm hơn thực tế để kịp hạn nộp L/C ngân hàng → cực kỳ nguy hiểm
        
        Nếu xảy ra đắm tàu/tổn thất trong những ngày chênh lệch, bảo hiểm từ chối đền, FWD bị khép vào tội Gian lận chứng từ hình sự và chịu 100% thiệt hại.
        
        Nếu làm mất bộ Bill gốc
        
        Hãng tàu yêu cầu khách phải Ký quỹ ngân hàng từ 150% - 200% giá trị của toàn bộ lô hàng
        
        Dòng tiền này sẽ bị phong tỏa trong vòng 3 năm để phòng ngừa rủi ro có bên thứ ba cầm bill gốc đến đòi hàng
        
        Có thể chuyển nhượng Bill gốc nếu giao theo lệnh
      - SEAWAY BILL (Giấy gửi hàng đường biển)
        
        Là hình thức giải phóng hàng bằng điện tử lập tức ngay khi tàu chạy
        
        Dạng điện tử, không có bản gốc giấy, không cần quy trình thu hồi để làm Surrendered → Tiết kiệm tối đa chi phí in ấn và thời gian chuyển phát nhanh
        
        Chỉ dùng khi hai bên mua bán có sự tin tưởng tuyệt đối (đã thanh toán 100% tiền hàng trước khi tàu chạy) hoặc giữa các công ty mẹ - con
        
        Là vận đơn đích danh, hoàn toàn không chuyển nhượng được (Non-negotiable)
        
        Lưu ý với Seaway bill
        
        FWD chỉ làm được Seaway Bill cho khách (HBL) nếu hãng tàu đồng ý cho chạy chế độ Seaway Bill trên MBL
        
        Vận đơn theo lệnh (To Order) tuyệt đối không được làm Seaway Bill
      - SURRENDERED B/L/ TELEX RELEASE (Điện giải phóng hàng)
        
        Áp dụng
        
        Khi đi tuyến đường ngắn (Trung Quốc, Đông Nam Á...)
        
        Tàu chạy nhanh (2-3 ngày) > Thời gian SHIPPER gửi CPN bộ Bill giấy sang nước ngoài (3-4 ngày)
        
        Tàu đến trước, Bill đến sau → Hàng bị ngâm ở cảng, phạt tiền lưu bãi nặng
        
        Quy trình song song (2 bước))
        
        Bước 1: SURRENDER (Hành động THU HỒI bill gốc tại nước xuất)
        
        Shipper mang TRẢ LẠI toàn bộ bộ Bill gốc giấy đã lấy cho FWD (sau đó FWD cũng đem trả lại Hãng tàu)
        
        FWD (hoặc Hãng tàu) đóng dấu chữ "SURRENDERED" lên hệ thống để vô hiệu hóa bộ Bill giấy này
        
        Bước 2: TELEX RELEASE (Hành động ĐÁNH ĐIỆN sang nước nhập)
        
        FWD (hoặc Hãng tàu) bấm nút gửi lệnh điện tử nội bộ sang Chi nhánh/Đại lý ở cảng đến
        
        Nội dung lệnh: "Đầu xuất đã thu hồi Bill giấy rồi, đầu nhập cho phép giải phóng hàng"
        
        Consignee (Người mua) nước ngoài ra lấy hàng mà KHÔNG CẦN xuất trình bill gốc bằng giấy nữa
        
        Kết quả
        
        Bộ Bill giấy gốc đã bị thu hồi → Hoàn toàn HẾT GIÁ TRỊ lưu hành
        
        Bản Bill khách cầm tay (File PDF): Chỉ còn là BẢN COPY có đóng dấu "Surrendered"
        
        Dùng để làm thủ tục Hải quan, Kế toán
        
        KHÔNG có tính chuyển nhượng (Non-negotiable)
        
        Được giải phóng ngay lập tức; không sợ phát sinh chi phí ngâm kho bãi
        
        So với ORIGINAL B/L (BILL GỐC)
        
        ORIGINAL B/L: Muốn nhận hàng = Bắt buộc phải cầm tờ Bill giấy gốc cứng sang tận nơi nộp
        
        TELEX RELEASE: Muốn nhận hàng = Chỉ cần xác nhận điện tử từ hệ thống + Giấy giới thiệu
    - - Nếu các lô hàng khác cảng đi (khác POL) → Tuyệt đối KHÔNG được gộp chung vào 1 vận đơn
      - MBL và HBL do 2 pháp nhân độc lập (Hãng tàu & FWD) làm → Cái nào đủ thông tin thì làm trước, linh hoạt không cần chờ nhau
      - Tuyệt đối KHÔNG tồn tại song song 2 bộ vận đơn có giá trị sở hữu (Original) cho cùng 1 lô hàng
      - KHÔNG để chung bill với hàng
      - Không để Shipper thật trên MB/L: Tránh lộ data khách hàng cho hãng tàu/ ĐTCT
      - Chỉ phát hành sau khi tàu chạy (Loaded on board) + Khách hàng phải HOÀN TẤT THANH TOÁN trước
- - - - Chứng từ vận tải: MB/L + HB/L (Dạng scan file PDF) → số cont, số seal, tên tàu, ngày tàu cập dự kiến (ETA) để chuẩn bị làm Manifest
      - Chứng từ thương mại: Invoice + Packing List → thông tin hàng hoá để khai báo với Hải quan Việt Nam
      - Chứng từ tài chính: Debit Note (Đại lý đòi tiền FWD VN hoặc Credit Note chia lợi nhuận) → để kế toán của FWD biết lô này công ty mình đang được ăn chia lợi nhuận hay phải trả tiền cho đại lý nước ngoài
    - - Bộ hồ sơ chứng từ do Đại lý (Agent) nước ngoài gửi cho FWD Việt Nam
      - Ngay sau khi tàu chạy tại đầu xuất (để đầu Việt Nam chuẩn bị trước khi tàu đến)
    - - Đối chiếu thông tin: Khớp 100% giữa HBL và MBL (Tên tàu, số chuyến, số cont/seal, trọng lượng G.W, thể tích CBM, mô tả hàng)
      - Nếu phát hiện sai lệch thông tin, phải báo Đại lý nước ngoài sửa NGAY lập tức trước khi tàu đến → Amendment fee
      - Kiểm tra tình trạng HBL để khống chế hàng:
        
        Nếu là HBL Original: Nhắc khách hàng mang nộp Bill gốc giấy đến văn phòng FWD mới giao hàng
        
        Nếu là HBL Telex/Seaway: Giao hàng bằng điện tử, không thu bill giấy
      - Kiểm tra kỹ, tuyệt đối không để lộ giá cước gốc trên MBL cho khách hàng VN xem
    - - Nhận pre-alert càng sớm càng tốt để chủ động thời gian
      - Chuẩn bị thông tin lịch tàu cập từ hãng tàu gửi để phục vụ chặng khai Manifest
  - - - Là bản khai báo chi tiết thông tin của toàn bộ lô hàng lên Cổng Một cửa Quốc gia (NSW) trước khi tàu cập
      - Là bước “ĐỊNH DANH” bắt buộc để chứng minh tính hợp pháp của lô hàng
      - Nếu KHÔNG KHAI → Consignee không thể mở tờ khai Hải quan, không thể lấy hàng
      - Trách nhiệm
        
        Hãng tàu khai Master Bill (MBL)
        
        FWD khai House Bill (HBL)
    - - Vận tải: Mã hồ sơ, Tên tàu, Số chuyến, Số Cont, Số Seal, Cảng POL/POD
      - Chủ hàng: Shipper/ Consignee/ Notify Party
      - Hàng hóa: Số HBL/MBL, Tên hàng, HS Code, G.W, CBM, Remark
    - - Tuyến gần (Đông Á, ĐNA): Trước khi tàu cập ít nhất 12 tiếng
      - Tuyến xa (Âu, Mỹ): Trước khi tàu cập từ 1 đến 2 ngày (48 tiếng)
    - - Bước 1: Đăng nhập
        
        Truy cập chính xác địa chỉ: https://vnsw.gov.vn
        
        Cắm USB Token Chữ ký số công ty → Điền thông tin ô Tài khoản để đăng nhập hệ thống
      - Bước 2: Vào phân hệ Quản lý
        
        Trên thanh Menu, click chọn Tab: Bộ Giao thông Vận tải → Cục Hàng hải → Quản lý hồ sơ cấp phép
        
        Hệ thống sẽ hiện ra danh sách các con tàu sắp/đã cập cảng Việt Nam (Quản lý hồ sơ tàu biển xuất nhập quá cảnh)
      - Bước 3: Chọn chế độ Khai điện tử
        
        Dựa vào thông tin lịch tàu cập từ hãng tàu gửi → tìm đúng dòng có chứa Mã hồ sơ/ Tên tàu/ Số chuyến của lô hàng mình
        
        Rê chuột đến dòng đó → Click chuột phải → Chọn dòng "Khai điện tử"
      - Bước 4: Tải file/ Import HBL
        
        Giao diện "Xem hồ sơ tàu biển" mở ra → Click chọn Tab Vận đơn gom hàng (Đây là Tab dành riêng cho Forwarder để khai HBL)
        
        Bấm Choose File để chọn file Excel Template đã điền sẵn dữ liệu → Bấm nút Import để đẩy file lên hệ thống
      - Bước 5: Kiểm tra trạng thái thành công
        
        Sau khi hệ thống load xong dữ liệu từ file Excel → nhìn vào dòng thông báo màu vàng của hệ thống
        
        Khi nào xuất hiện dòng chữ "Cập nhật hồ sơ thành công" → nghĩa là đã hoàn thành việc khai báo eManifest thành công mà không bị lỗi hệ thống
    - - Lỗi thường gặp khi khai
        
        Sai cú pháp mã Cảng (Port Code)
        
        Sai định dạng số Container (thiếu chữ, thừa số)
        
        Định dạng ngày tháng phải là DD/MM/YYYY
        
        Chú ý 3 địa điểm: Final Destination, Mã cảng dỡ hàng, Place of Delivery
      - Truyền tờ khai MNF trễ sẽ không thể định danh hàng → Hải quan tự động khóa sổ trước khi tàu cập → Đình trệ thông quan
      - Sửa MNF trễ (sau tàu cập) → đóng phí phạt + Làm công văn giải trình giấy + Đợi Hải quan duyệt → phát sinh tiền DEM/DET
      - Đổi số cont/ số seal (Hàng consol - LCL trung chuyển)
        
        Hàng lẻ bị rút ra đóng lại vào vỏ cont mới tại Hub trung chuyển (Singapore, Malaysia...) trước khi về VN
        
        DOCS bắt buộc đối chiếu số Cont/ Seal trên A/N của hãng tàu/đại lý gom hàng lớn để khai Manifest theo số mới thực tế → Tuyệt đối KHÔNG dùng số cũ trên HBL ban đầu
      - Kiểm tra phân quyền và
        thời hạn khai báo eManifest
      - Cần chuẩn bị trước bản khai
  - - - Chứng từ thông báo hàng đếncho người nhận biết hàng hóa sắp cập cảng đích (Chỉ dùng cho hàng nhập)
      - Hãng tàu phát hành cho FWD → FWD tiếp nhận, xử lý → Phát hành lại cho Consignee thật
    - - A/N của MBL (Hãng tàu gửi FWD)
        
        Gồm Số MBL, tên tàu/chuyến, ETA, cảng cập thực tế và phí Local Charges của FWD
        
        Chứa "Doc Code" (Mã hồ sơ phân quyền tiếp nhận MNF) nằm ở mục Special Note phục vụ khâu khai Manifest
      - A/N của HBL (FWD gửi Consignee)
        
        Chuyển đổi thông tin từ MBL sang, thay số MBL thành số HBL, cập nhật thông tin khách thật
      - Yêu cầu ghi rõ loại HBL cần xuất trình tại văn phòng FWD để đổi lệnh (Original, Telex hay Seaway)
      - Chi phí đầu nhập (LCC): Liệt kê các phí bắt buộc phải trả (D/O fee, THC, Cleaning, Handling fee, CIC...)
    - - Check kỹ A/N của hãng tàu để lấy số Cont/Seal mới (nếu qua hub) phục vụ đối chiếu Manifest
      - Lên hệ thống FWD tạo A/N của HBL → Gửi ngay cho Consignee thật để họ chuẩn bị tiền và mở tờ khai Hải quan
      - Đôn đốc, kiểm tra dòng tiền chuyển khoản LCC của khách → Nguyên tắc: Thu đủ tiền mới thả lệnh D/O
      - Nếu tàu đổi lịch/delay → Phải cập nhật ETA mới → Phát hành lại A/N mới → Cảnh báo khách check lại hạn DEM tại cảng
    - - Consignee phải thanh toán 100% phí LCC đầu nhập trước khi đến lấy lệnh giao hàng
      - KHÔNG ĐƯỢC mặc định hàng về TP.HCM là cảng Cát Lái → Phải nhìn kỹ cảng dỡ thực tế trên A/N để nhắc khách khai Hải quan đúng mã cảng, khai sai là không lấy được hàng
  - - - Là Lệnh giao hàng do Hãng tàu hoặc FWD phát hành nhằm ra lệnh cho cảng/kho cho phép người cầm lệnh được quyền lấy hàng
      - Chứng từ BẮT BUỘC phải có, là "chìa khóa" cuối cùng để kéo container/kiện hàng ra khỏi cảng
    - - Thông tin vận chuyện
        
        Tên tàu/ Số chuyến (Vessel/ Voyage)
        
        Cảng xếp hàng (POL)/ Cảng dỡ hàng (POD)
        
        Số Vận đơn (Số B/L) và Ngày phát hành
        
        Dự kiến ngày tàu cập (ETA)
      - Thông tin định danh hàng hoá
        
        Số Container & Số Seal - Đối với hàng nguyên cont (FCL)
        
        Số lượng kiện, Trọng lượng (G.W), Thể tích (CBM)
        
        Tên hàng hóa hiển thị (Description of Goods)
      - Thông tin pháp nhân và địa điểm nhận hàng
        
        Người nhận hàng (Consignee): Tên công ty/người được quyền lấy hàng
        
        Nơi nhận hàng (Place of Delivery): Chỉ rõ kho/bãi nào tại cảng (Ví dụ: Kho CFS bãi Cát Lái, hay Cảng SPITC...)
      - Thời hạn hiệu lực của Lệnh
        
        Hạn lệnh (Valid until/ Expiry date): Ngày hết hạn của lệnh D/O. Nếu quá hạn này khách chưa ra cảng kéo hàng, D/O sẽ bị vô hiệu hóa → Phải mang lên hãng tàu đóng thêm tiền để gia hạn lệnh (Extension fee)
    - - Master D/O (MD/O): Hãng tàu phát hành cho FWD sau khi FWD thanh toán đủ tiền phí đầu nhập cho Hãng tàu
      - House D/O (HD/O): FWD tự phát hành và giao cho Consignee thật (Sau khi Consignee nộp Bill gốc/hoặc thả Telex + đóng đủ phí cho FWD)
      - Quy tắc tại cảng: Hệ thống cảng chỉ nhả hàng khi có ĐỦ VÀ KHỚP thông tin của cả bộ lệnh MD/O và HD/O
    - - Theo dõi nhận lệnh điện tử EDO (Electronic D/O) hoặc lên văn phòng hãng tàu lấy MD/O giấy
      - Chỉ giao HD/O cho khách khi khách thỏa mãn 2 điều kiện (Đóng đủ tiền phí + Nộp đúng loại Bill yêu cầu)
      - Đối với hàng FCL
        
        Yêu cầu khách ký cam kết ngày trả vỏ rỗng về bãi
        
        Thu tiền cược cont của khách (nếu hãng tàu bắt cược) để FWD đi đóng thế cho hãng tàu
    - - Hiện nay đa số các hãng tàu lớn đều dùng EDO (lệnh giao hàng điện tử), giải phóng lệnh bằng mã Code rất nhanh qua email/hệ thống
      - Sau khi kéo hàng về kho trả vỏ rỗng sạch sẽ về bãi → Phải gom Biên bản giao nhận vỏ (EIR) + Phiếu thu cược để làm thủ tục lấy lại tiền cược từ hãng tàu (Tránh bị ngâm vốn)