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DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA - Coggle Diagram
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
DPR 445/2000 TESTO UNICO SULLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
contiene disposizioni regolamentari e legislative stratificate nel corso degli anni, con l'obiettivo di raggiungere una semplificazione delle disposizioni e degli adempimenti riguardanti la documentazione amministrativa
art. 1 fornisce la definizione di documento amministrativo
Il documento amministrativo è qualsiasi supporto (cartaceo, digitale, audio, video, ecc.) che contiene informazioni relative all'attività della Pubblica Amministrazione.
es.
delibere;
determine;
verbali;
pareri;
certificati;
e-mail istituzionali;
fascicoli elettronici;
registrazioni audio o video detenute dalla PA.
differenza con atto
il supporto materiale o informatico che contiene l'atto o altre informazioni amministrative.
DOCUMENTO
ES. il foglio cartaceo o il file PDF che contiene quella decisione
manifestazione di volontà, giudizio o conoscenza della PA.
ATTO
ES. la decisione di concedere una licenza
DISICPLINA
strumenti tradizionali (cartacei)
la transizione dei documenti cartacei a quelli elettronici
nuovo regime fondato su strumenti informatici e telematici
CERTIFICATO
documento rilasciato da una pa che attesta l'esistenza di fatti, stati, qualità personali o situazioni risultanti da pubblici registri, elenchi o archivi di cui essa ha la disponibilità.
non crea una situazione giuridica nuova, ma si limita a dichiarare e attestare ufficialmente qualcosa che già esiste negli archivi della Pubblica Amministrazione
es.
certificato di nascita;
certificato di residenza;
certificato di stato di famiglia;
certificato di cittadinanza;
certificato di laurea rilasciato da un'università.
rientrano nella categoria degli atti amministrativi , non in quella dei provvedimenti
TIPOLOGIE
certificati propri
quanto l'attività di certazione è svolta precedentemente e autonomamente
Es. il Comune rilascia un certificato di residenza perché possiede direttamente i registri anagrafici dai quali risulta la residenza del cittadino.
certificati impropri
sono documenti con cui la pa attesta fatti o circostanze che non risultano direttamente dai propri registri, ma che conosce attraverso altri documenti, dichiarazioni o accertamenti
ws. un certificato medico, di idoneità, di buona esecuzione dei lavoro, certificazioni rilasciate a seguito di verifiche tecniche
VALIDITà
ILLIMITATA
quando sono relativi a stati, qualità personali, fatti non soggetti a modificazioni
es. certificato nascita, morte, titolo studio
LIMITATA
quando sono relativi a stati, qualità personali, fatti soggetti a modificazioni
hanno validità di 6 mesi
es. certificati cittadinanza, stato di famiglia, residenza, ecc
AUTOCERTIFICAZIONI
non sono redatte dalla pa, ma da soggetti provati che le sottoscrivono assumendosi la responsabilità del loro contenuto
devono essere sottoscritte e presentate insieme ad una fotocopia del documento di identità, oppure in presenza di un dipendente pubblico
la Pa deve accettare le autocertificazioni senza richiedere certificazioni, solo in un secondo momento può effettuare controlli sula veridicità a posteriori
hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono
CONTROLLI SULLE AUTOCERTIFICAZIONI
rispondono alla necessità di bilanciare certezza e semplificazione
obbligo della pa ad effettuare controlli a campione
qualora risultasse la non veridicità l'interessato decadrà dagli eventuali benefici emanati sulla base dell'autocertificazione falsa, ma sarà anche denunciato all'autorità giudiziaria incorrendo in pesanti sanzioni penali
TIPOLOGIE
propri
dichiarazione sostitutiva di certificazione
documento sottoscritto dall'interessato in sostituzione di certificati
es. luogo e data di nascita, titolo di studio, ecc
impropri
dichiarazioni sostitutiva di atto di notorietà
documento sottoscritto dall'interessato per dichiarare stati, qualità personali e fatti di sua diretta conoscenza
es. essere erede di una persona deceduta, aver smarrito un documento, abitare stabilmente presso un indirizzo, ecc...
COPIE AUTENTICHE DI ATTI E DOCUMENTI
consiste nell'attestazione di conformità dell'originale riportata in calce e sottoscritta dal pubblico ufficiale autorizzato
può essere prodotta solo previa esibizione dell'originale
LEGALIZZAZIONE DI UN DOCUMENTO
consiste nell'apposizione di un timbro sull'originale dell'atto che attesta ufficialmente la qualifica del pubblico ufficiale che ha firmato l'atto e l'autenticità della sua firma
requisito essenziale per far valere un documento estero
attribuisce validità per la legge italiana
su atti formati in un paese esterno deve essere fatta dal rappresentante diplomatico o consolare italiano di quel paese
se un atto italiano deve essere usato all'estero la legalizzazione deve essere fatta dal Procuratore della Rep. presso il Tribunale o il Prefetto e la firma è legalizzata dal Consolato straniero in Italia
può venire meno in casi eccezionali
per i documenti in lingua straniera, questi devono essere tradotti in italiano e