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GLI STRUMENTI DELL'UFFICIO STAMPA p.1 - Coggle Diagram
GLI STRUMENTI DELL'UFFICIO STAMPA p.1
IL CONTESTO STRATEGICO E LE DINAMICHE DEI MEDIA
La mediazione culturale: L'ufficio stampa non fa pubblicità; agisce come una fonte attendibile per il giornalista.
Le logiche redazionali (Newsmaking): I giornalisti lavorano sotto deadline (scadenze) serrate e con organici ridotti. Strumenti imprecisi o difficili da usare vengono scartati immediatamente.
Condivisione d'intenti: Prima di agire, l'ufficio stampa deve allinearsi con i vertici dell'organizzazione per mappare i core values (valori aziendali) e gli obiettivi politici, commerciali o d'immagine del messaggio.
IL COMUNICATO STAMPA: ANATOMIA TECNICA E REGOLE DI SCRITTURA
Natura del testo: Informativo, oggettivo, in terza persona (evitare aggettivi iperbolici come "fantastico", "imperdibile", che distruggono la credibilità).
Regola della Piramide Rovesciata: Le informazioni più importanti vanno in cima (Incipit/Lead), i dettagli nel corpo del testo, le informazioni secondarie in fondo. Se il giornalista taglia il testo per ragioni di spazio (partendo dal basso), la notizia deve comunque salvarsi.
Struttura Micro-Analitica
Intestazione/Logotipo: Logo dell'organizzazione o dell'ufficio stampa per identificare subito la fonte.
Data e Luogo di emissione: Es. "Roma, 3 Giugno 2026". Fondamentale per contestualizzare la freschezza della notizia.
Titolo (Headline): Massimo 10-12 parole. Deve contenere il Soggetto e l'Azione principale (la notizia vera e propria). Deve incuriosire senza essere un clickbait.
Sottotitolo (Catenaccio): Espande il titolo, aggiungendo dettagli cruciali (es. una data, un dato numerico, il nome di un partner istituzionale).
Il Lead (Incipit - Le 5 W):
Who (Chi): Il soggetto promotore o protagonista.
What (Cosa): L'evento, la scoperta, il progetto, la dichiarazione.
Where (Dove): Il luogo fisico o la piattaforma digitale.
When (Quando): Data e ora esatta (e durata se rilevante).
Why (Perché): La motivazione profonda, l'impatto sociale, economico o culturale.
(+ How - Come): Le modalità di svolgimento o di fruizione.
Corpo del Testo (Body copy):
Uso dei Virgolettati (Quotes): Dichiarazioni del Presidente, del Regista o del CEO. Devono aggiungere opinioni, visioni strategiche o emozioni, mai ripetere dati freddi già scritti nel testo.
Keywords e SEO PR: Inserire parole chiave pertinenti nei primi paragrafi per facilitare l'indicizzazione qualora il comunicato venga ripubblicato online tal quale.
Diviso in brevi paragrafi (massimo 3-4 righe ciascuno) separati da spazi bianchi per favorire la lettura a schermo.
Il Boilerplate (Chi siamo): Un breve paragrafo standardizzato (4-5 righe) posizionato alla fine, che descrive la storia e la missione dell'azienda o ente che emette il comunicato.
Contatti Stampa (Media Relations Office): Nome, cognome, ruolo, numero di cellulare (reperibile H24) ed e-mail diretta (evitare e-mail generiche come
info@...
).
CONFERENZA STAMPA: PIANIFICAZIONE TATTICA E CRISI
I Criteri di Notiziabilità: Si convoca solo per notizie di Rilevanza Nazionale/Locale assoluta, crisi aziendali (Crisis Management), lanci di prodotti rivoluzionari o grandi eventi culturali. Se la notizia si può riassumere in un comunicato, la conferenza non va fatta.
Cronoprogramma e Scelte Strategiche
Il Timing perfetto: I giorni migliori sono Martedì, Mercoledì e Giovedì. Evitare il Lunedì (riunioni di redazione) e il Venerdì (redazioni ridotte per il weekend).
L'Orario ideale: Tra le 10:30 e le 11:30. Permette ai giornalisti dei quotidiani di coprire l'evento e scrivere l'articolo per la sera, e ai telegiornali di montare il servizio per i tg pomeridiani/serali.
La Location: Deve essere centrale, facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici, dotata di parcheggio per le troupe televisive (furgoni regia) e con una connessione Wi-Fi ad alta velocità dedicata alla stampa.
Aspetti Tecnici e Logistici
La Sala Stampa: Deve prevedere un tavolo relatori con microfoni singoli, un impianto di amplificazione audio con centralina/splitter audio (fondamentale per permettere a radio e TV di spinottare i registratori e prendere l'audio pulito).
Il Photocall / Backdrop: Il pannello posizionato dietro i relatori coperto dai loghi dell'evento o degli sponsor. Deve essere opaco (antiriflesso) per non disturbare i flash dei fotografi e le telecamere.
La Gestione del Q&A (Domande e Risposte): Il moderatore deve saper gestire i tempi, dare la parola a rotazione alle diverse testate e bloccare sul nascere polemiche sterili o interventi troppo lunghi dei giornalisti.
CARTELLA STAMPA (PRESSKIT): DIGITALIZZAZIONE E ARCHIVIAZIONE
La svolta ecologica e logistica: Il presskit cartaceo è obsoleto. Oggi si usa esclusivamente il Digital Presskit (DPK).
Struttura e Naming dei File (Architettura dell'Informazione)
La cartella Cloud (Drive, Dropbox) deve essere organizzata in sotto-cartelle numerate per guidare l'occhio:
01_Comunicato_Stampa_NomeProgetto.pdf (anche in formato .docx modificabile, per permettere il copia-incolla rapido).
02_Scheda_Tecnica_e_Sintesi.pdf (dati numerici, tabelle, cronologia).
03_Biografie_Relatori_e_Protagonisti.pdf (brevi profili professionali di max 1500 battute).
04_Foto_Ufficiali_Alta_Risoluzione (Immagini in formato .jpg, 300 DPI per la stampa cartacea, complete di credits del fotografo nel nome del file, es: Foto01_NomeAttore_Credits_MarioRossi.jpg).
05_Video_e_Contenuti_Multimediali (Trailer, clip di 1 minuto o "B-roll"/immagini di copertura per i TG in formato .mp4 o .mov a 1080p o 4K).
06_Loghi_Istituzionali (In formato vettoriale .ai/.eps o .png con sfondo trasparente).