Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
електронний документ і документобіг - Coggle Diagram
електронний документ і документобіг
визначення
Документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних
Включає обов’язкові реквізити
Може бути відтворений у зрозумілій для людини формі (на екрані або папері)
Ознаки та властивості електронного документа
Зміст — текстові, графічні, табличні, мультимедійні дані
Контекст — зв’язки з особами, іншими документами, подіями
Структура:
Внутрішня (логічна побудова змісту)
Зовнішня (формат файлу, носій)
Автентичність — відповідність заявленому автору
Достовірність — повне та точне відображення фактів
Цілісність — неможливість непомітної зміни після створення
Метадані — дані про документ (автор, дата, версія тощо)
Не прив’язаний жорстко до носія (може копіюватися)
Обов’язкові реквізити
Назва документа
Дата створення
Автор (підписувач)
Електронний підпис (ЕЦП / КЕП)
Інші залежно від типу (реєстраційний номер тощо)
Електронний документообіг (ЕДО)
Процес створення, обробки, відправлення, отримання, зберігання та знищення електронних документів
Основні етапи:
Створення → Підписання → Відправлення → Отримання → Реєстрація → Виконання → Зберігання → Архівування
Системи ЕДО (Вчасно, M.E.Doc, Diia, тощо)
Види: внутрішній, зовнішній, міжвідомчий
Правовий статус (Україна)
Регулюється Законом «Про електронні документи та електронний документообіг»
Закон «Про електронні довірчі послуги»
Електронний документ має таку ж юридичну силу, як паперовий (при наявності КЕП)
Оригіналом вважається документ з ЕЦП автора
Переваги
Швидкість обміну
Зменшення витрат на папір і друк
Зручність пошуку та архівації
Автоматизація процесів
Екологічність
Недоліки / Ризики
Залежність від техніки та електрики
Ризики кібербезпеки
Потреба в цифровій грамотності
Питання довгострокового зберігання та читабельності форматів