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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS, Contabilidad y…
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS
1.- Detección de Necesidades y Solicitud (El Origen)
Requisición de compra: El departamento de producción o almacén detecta que falta material y emite una solicitud.
Orden de compra: El departamento de compras autoriza y solicita formalmente el material al proveedor.
Soporte Documental: Requisición de compra, Orden de Compra, Factura del proveedor.
Análisis de Stock: El Responsable de Almacén General revisa los saldos en el inventario para reponer existencias.
Formulario "Pedido de Materiales": Se inicia formalmente la solicitud de compra para reposición.
Autorización Técnica: Se gestionan las certificaciones necesarias (ej. Certificación POA, Presupuestaria, PAC).
Participantes clave: Responsable de Almacén y Jefe Nacional o Departamental Administrativo Financiero.
2.- Proceso de Contratación y Adquisición
Registro Contable Inicial (Asiento de Compra):
Se debita
(carga) a la cuenta de Inventario de Materiales y Suministros (Activo).
Se debita (carga) el IVA Crédito Fiscal (si aplica).
Se acredita (abona) a Cuentas por Pagar / Proveedores (Pasivo) o Banco (Activo).
Licitación o Compra: La Unidad Nacional o de Compras elabora el DBC (Documento Base de Contratación) y ejecuta la compra siguiendo las normas vigentes (D.S. 0181 NB-SABS).
Emisión de Documentos: Se formaliza a través de la Orden de Compra y/o Contrato formal con el proveedor.
5.- Distribución y Consumo (Salida)
Vale de Salida / Requisición de Materiales: El área de producción solicita formalmente los materiales al almacén para empezar a trabajar.
Clasificación del Material:
Materiales Directos: Van directo al producto (ej. la madera para una mesa).
Materiales Indirectos / Suministros: Son necesarios pero no cuantificables fácilmente (ej. el pegamento o los clavos).
6.- Registro Contable del Consumo (El Destino)
Asiento de Consumo: El inventario disminuye porque ya se usó.
Se debita (carga) a Inventario de Trabajo en Proceso / Costos de Producción (por los materiales directos).
Se debita (carga) a Costos Indirectos de Fabricación (CIF) (por los suministros o materiales indirectos).
Se acredita (abona) a Inventario de Materiales y Suministros (para darle salida del almacén).
7.- Control y Valuación (Herramientas)
Kárdex: Tarjeta de control de inventarios (entradas, salidas y saldos).
Métodos de Valuación: PEPS (Primeras en entrar, primeras en salir) o Promedio Ponderado (para saber a qué costo registrar la salida).
3.- Recepción física e Inspección (Almacén)
Verificación de Mercancía: El Responsable de Almacén recibe el material del proveedor y confronta físicamente las características, volumen, lote, vencimiento y calidad contra la Orden de Compra.
Comisión de Recepción: Se encarga de validar que todo esté correcto antes de su ingreso formal.
4.-Registro de Ingreso y Circuitos Contables (¡La parte Contable!)
Formulario de Ingreso a Almacenes: Una vez validado, el Responsable de Almacén procesa el ingreso oficial en el Sistema de Almacenes.
Kárdex de Existencias: El Responsable de Kárdex registra informáticamente los insumos.
Remisión a Contabilidad: Toda la documentación de respaldo (Formulario de Ingreso, Factura, Orden de Compra) se envía a la División de Contabilidad / Unidad Financiera Contable para solicitar la cancelación al proveedor.
Asiento Contable de Entrada (Concepto Técnico):
Se debita (Carga): Inventario de Materiales / Insumos Médicos (Activo que aumenta).
Se acredita (Abona): Cuentas por Pagar / Proveedores o Banco (Pasivo que aumenta o Activo que disminuye).
Contabilidad y Circuito de Materiales y Suministros.