Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
CHƯƠNG 5: ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC - Coggle Diagram
CHƯƠNG 5: ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Khái niệm
Đánh giá thực hiện công việc
Là quá trình đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc so với mục tiêu, tiêu chuẩn đã đặt ra và cung cấp phản hồi cho người lao động
Quản lý thực hiện công việc
Hệ thống quản lý tổng thể liên tục có tính chiến lược nhằm cải thiện sự THCV
Tác dụng
Cải thiện hiệu suất cá nhân và tổ chức
Giúp nhân viên hiểu rõ kỳ vọng, tiêu chuẩn THCV
Tăng cường động lực và năng suất làm việc
Tăng tính gắn kết giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu tổ chức
Hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra các quyết định nhân sự
Thăng tiến, điều chuyển, khen thưởng, trả lương, đào tạo và phát triển
Kỉ luật hoặc chấm dứt hợp đồng
Thu hút, gìn giữ nhân tài
Quy trình đánh giá THCV
Xây dựng Tiêu chuẩn, mục tiêu THCV và tiêu chí đánh giá
Là những kì vọng, yêu cầu cụ thể về kết quả và hành vi mà người lao động cần đạt
Được xây dựng dựa trên mô tả công việc, mục tiêu phòng ban, mục tiêu chiến lược tổ chức
Các Bước
Mục tiêu cụ thể (Specific)
Mục tiêu đo lường được (Measurable)
Mục tiêu có thể đạt được (Achievable)
Mục tiêu phù hợp (Relevant)
Mục tiêu có thời hạn rõ ràng (Time bound)
Đo lường sự THCV
Các tiêu chí đánh giá THCV
1.Kết quả đầu ra
Số lượng
Chất lượng
Thời gian
2.Kỹ năng/Năng lực thực hiện công việc
Mức độ thành thạo
Các kỹ năng mềm
3.Thái độ/Ý thức chấp hành kỷ luật
Làm việc nhóm
Hỗ trợ người khác
Thái độ với khách hàng
Chấp hành kỷ luật
4.Đặc điểm cá nhân
Tác phong
Sự chủ động
Trung thực
Cẩn thận
Yêu cầu:
Chỉ rõ nhiệm vụ nào người lao động phải hoàn thành
Chỉ rõ mức độ người lao động cần đạt tới
Lựa chọn người đánh giá
Bản thân người lao động (Có thể Thiếu tính khách quan)
Quản lý trực tiếp (Đánh giá ẩn danh)
Đồng nghiệp (Có thể xảy ra thiên vị)
Hội đồng đánh giá (3-4 nhà quản lý)
Phản hồi 360 độ
Đánh giá từ cấp dưới (Ở cấp độ quản lý)
Ngoài ra: Phòng nhân sự, đám đông, trò chơi ảo
Chu kỳ đánh giá
Tháng
Quý
Nửa năm
Năm
Khi kết thúc hợp đồng
Các phương pháp đánh giá
1. Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa
Bước 1:
Lựa chọn tiêu chí đánh giá
Cơ sở lựa chọn liên quan, tác động tới hiệu quả tổ chức
Gồm: tiêu thức liên quan trực tiếp và gián tiếp đến công việc
Một số tiêu thức phổ biến: khối lượng công việc, chất lượng công việc
Mức độ: từ 1-5
Bước 2:
Đo lường các tiêu thức
Mỗi tiêu thức có tầm ảnh hưởng khác nhau => cần thiết kế phù hợp
Ưu điểm
Xây dựng đơn giản, sử dụng thuận tiện
Lượng hoá được các tiêu chí
Tiết kiệm thời gian, chi phí
Áp dụng linh hoạt (cho nhiều nhóm lao động)
Nhược điểm
Lỗi thiên vị nếu không mô tả cụ thể từng mức độ trong thang đo
Thiếu phản hồi cụ thể
2. Phương pháp ghi chép trong các sự kiện quan trọng
Người đánh giá phải theo dõi nhân viên được đánh giá liên tục và ghi chép lại tất cả các hành vi quan trọng xuất sắc hoặc yếu tố sai sót => ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của cá nhân tổ chức
Ưu Điểm
Phản ánh hành vi cụ thể, thực tế
Gắn kết chặt chẽ với hiệu suất công việc thực tế
Hỗ trợ phản hồi và huấn luyện
Tăng tính khách quan
Nhược điểm
Tốn thời gian
Dễ bị thiên lệch
Khó định lượng
Cần có kĩ năng quan sát, ghi chép tốt
Áp lực đối với nhân viên
3.Phương pháp thang đo dựa trên hành vi BARS
Tập trung vào tiêu chí đánh giá dựa trên hành vi
Quy trình xây dựng BARS
1.
Xác định các tiêu chí đánh giá chủ yếu
2.
Phân tích công việc để thu thập các hành vi mô tả mức độ hiệu quả khác nhau
3.
Chọn lọc và mô tả hành vi đặc trưng cho mức độ
4.
Gắn hành vi này với thang điểm định lượng
Ưu điểm
Dễ hiểu, dễ sử dụng
Tính chính xác cao
Gắn với thực tế công việc
Tăng tính minh bạch khi phản hồi
Thúc đẩy phát triển năng lực cải thiện hành vi
Nhược điểm
Tốn thời gian, nguồn lực để xây dựng
Không linh hoạt cho các vị trí thay đổi nhanh
Dễ lỗi thời
Có thể bỏ sót hành vi tốt/xấu
4. Phương pháp văn bản tường thuật
Là phương pháp đánh giá trong đó người quản lý viết 1 bản mô tả mang tính nhận xét cá nhân về sự thực hiện công việc của nhân viên trong 1 giai đoạn nhất định
Ưu điểm
Phù hợp với các vị trí có nội dung công việc đa dạng, khó định lượng
Linh hoạt
Khuyến khích cá nhân hoá đánh giá
Nhược điểm
Thiếu tính chuẩn hoá
Khó so sánh giữa các nhân viên
Tốn thời gian
Phụ thuộc vào kỹ năng viết và quan sát của người đánh giá
5. Phương pháp quản lý bằng mục tiêu
Phương pháp quản lý bằng mục tiêu là phương pháp đánh giá dựa trên các mục tiêu chung mà nhà quản trị công nhân viên đề ra
Nhân viên và người lãnh đạo trực tiếp: xây dựng các mục tiêu thực hiện công việc cho thời kì tương lai dựa trên cơ sở các mục tiêu nhà lãnh đạo sẽ đánh giá năng lực nhân viên qua từng thời kì
Phương pháp này nhấn mạnh nhiều vào các kết quả THCV mà nhân viên cần đạt, không nhấn mạnh trách nhiệm cá nhân.
Cách tiến hành: 4 bước
1.
Thiết lập mục tiêu: 6 tháng hoặc 1 năm
2.
Kế hoạch hành động: khi xác định được mục tiêu -> cụ thể hoá mục tiêu bằng hành động
3.
Theo dõi tiến độ: Ghi nhận, theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu để có những điều chỉnh, thay đổi ứng phó kịp thời
4.
Đánh giá hiệu suất: xem xét kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra ban đầu -> nắm bắt chất lượng và hiệu suất công việc của nhân viên đang ở mức nào
Ưu điểm
Tăng tính khách quan
Tạo động lực cho nhân viên
Thúc đẩy hiệu suất tổ chức
Dễ đánh giá, đo lường
Cải thiện giao tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên
Nhược điểm
Không phù hợp với công việc không thể lượng hoá
Quá tập trung vào chỉ tiêu
6.Phương pháp xếp hạng
So sánh tương đối giữa các nhân viên trong các phòng ban/ nhóm, không có tiêu chí đánh giá cụ thể
Ưu điểm
Đơn giản, dễ thực hiện
Phù hợp khi số lượng nhân viên ít
Phân biệt hiệu suất làm việc của nhân viên
Nhược điểm
Dễ mang tính chủ quan thiên vị
Không cung cấp thông tin phản hồi cụ thể
Khó áp dụng khi số lượng nhân viên lớn, công việc đa dạng phức tạp
7. Phương pháp Phân phối theo tỷ lệ bắt buộc
Người đánh giá phân loại nhân viên vào các nhóm có sự THCV ở mức khác nhau theo tỷ lệ bắt buộc định trước
Ngăn chặn dễ dãi/quá nghiêm khắc
Buộc người quản lý phải phân biệt mức độ làm việc hiệu quả làm việc của nhân viên
Ưu điểm
Tránh thiên vị, xu hướng trung bình và dễ dãi trong đánh giá
Tạo động lực cho nhân viên phấn đấu
Phân loại nhân viên rõ ràng
Nhược điểm
Có thể phản ánh không đúng thực tế thực hiện công việc, gây bất mãn
Tạo sự cạnh tranh không lành mạnh, mất đoàn kết nội bộ
Không phù hợp với nhóm nhỏ
8.Phương pháp so sánh cặp
Mỗi nhân viên so sánh trực tiếp với từng nhân viên khác nhau theo cặp
Các bước thực hiện
Liệt kê tất cả nhân viên cần đánh giá
Tạo bảng liệt kê tất cả các cặp có thể có
Trong mỗi cặp, cho điểm từng cá nhân trên cơ sở so sánh
Tính tổng điểm mỗi người -> xếp hạng
Ưu điểm
Dễ thực hiện
Phân biệt được THCV
Nhược điểm
Không phù hợp khi có số lượng nhân viên lớn
Chỉ cung cấp thứ hạng tương đối, không đo lường cụ thể sử THCV
Dễ thiên vị
Không cung cấp thông tin phản hồi cụ thể
9.Hệ thống kiểm soát thực hiện công việc điện tử (EPM)
Cho phép các nhà quản lý ghi chú, theo dõi quá trình THCV của nhân viên cấp dưới ->tích hợp với kết quả đánh giá của nhân viên
Phần mềm có thể tạo ra văn bản mô tả để hỗ trợ quá trình đánh giá -> nhân viên tự đánh giá bản thân
Sử dụng công nghệ mạng máy tính để giúp nhà quản lý truy cập vào máy tính và điện thoại của nhân viên ->theo dõi tốc độ làm việc, độ chính xác và thời gian nhân viên làm việc trực tuyến
Lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp
Khả năng tiếp cận
Dễ sử dụng
Sự chấp thuận của nhân viên
Chính xác
Phỏng vấn đánh giá và sử dụng kết quả đánh giá
Phỏng vấn đánh giá cuộc trao đổi trực tiếp giữa người quản lý và nhân viên sau khi quá trình đánh giá THCV được thực hiện
Mục tiêu
Phản hồi về sự thực hiện công việc
Thảo luận điểm mạnh/yếu
Định hướng phát triển và thiết lập mục tiêu cho kỳ tiếp theo
Nội dung cuộc phỏng vấn đánh giá
Chuẩn bị
Mở đầu cuộc phỏng vấn
Thực hiện phỏng vấn đánh giá
Trao đổi kết quả đánh giá
Thảo luận và biện pháp khắc phục hạn chế, thiết lập mục tiêu, kế hoạch phát triển
Kết thúc và xác nhận
Các bước thực hiện
Chuẩn bị
Lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp và thông báo cho nhân viên
Xem xét kết quả đánh giá trước
Xác định hành vi cần nhấn mạnh
Dự tính trình tự và cách tiếp cận
Thực hiện phỏng vấn
Lựa chọn cách tiếp cận phù hợp
Nhận xét, thuyết phục
Nhận xét, lắng nghe
Giải quyết vấn đề
Giải thích rõ ràng mục đích của phỏng vấn đánh giá là để hoàn thiện nhiệm THCV
Khen-Chê-Khen
Lưu ý
Chuẩn bị kĩ lưỡng trước khi phỏng vấn
Duy trì thái độ giao tiếp tích cực và chuyên nghiệp
Tạo không khí trao đổi cởi mở, hai chiều
Phản hồi rõ ràng, cụ thể, khách quan
Tập trung phản hồi về THCV
Ghi nhận bằng văn bản và bảo mật thông tin
Các lỗi sai trong đánh giá THCV
Thiên vị thành kiến
Xu hướng trung bình
(sợ mất lòng, ai cũng giống nhau)
Tiêu chuẩn không rõ ràng
Ảnh hưởng hào quang
( đặc điểm quá nổi bật)
Ảnh hưởng của sự kiện gần nhất
Thái cực
(quá dễ dãi/quá khắt khe)
Cách tránh các lỗi sai
Nhận biết những vấn đề nảy sinh
Sử dụng công cụ, phương pháp đánh giá phù hợp
Đào tạo người đánh giá
Đồng thuận về kế hoạch đánh giá
Công tâm, công bằng
Các yếu tố của quản lý THCV
Chia sẻ mục tiêu chiến lược
(mục tiêu của doanh nghiệp, do quản lý cấp cao đề ra)
Kết nối mục tiêu ở các cấp
Kiểm soát sự THCV liên tục
Phản hồi liên tục
Hỗ trợ kèm cặp và phát triển
Công nhận-đãi ngộ tài chính
Vai trò các bên liên quan Quản lý và đánh giá THCV
Nhân viên
Cán bộ quản lý trực tiếp
Bộ phận nhân sự
(Xây dựng, thiết kế biểu mẫu đánh giá)
Cán bộ quản lý cấp cao