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DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA, Un documento amministrativo è ogni…

- - - - in questa fase avvengono le operazioni che servono per organizzarli in maniera chiara e ottimale
        
        protocollazione
        
        classificazione
- - - - operazione che va effettuata parallelamente alla protocollazione
    - - gestione
      - reperimento
      - conservazione
- - - - ogni giorno viene prodotto il REGISTRO DI PROTOCOLLO GIORNALIERO
        
        a fine giornata va trasmesso al
        SISTEMA DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
        
        il registro si chiude il 31 dicembre barrando le pagine rimaste bianche in caso di registro cartaceo che saranno firmate da
        
        sindaco
        
        segretario
        
        protocollista
        
        vanno inseriti
        
        ELEMENTI ESSENZIALI
        
        numero di protocollazione
        
        composto da varie cifre a partire dal 1° documento il 1° gennaio (progressivo e univoco)
        
        per i doc informatici il sistema genera un codice a barre che si applica al doc
        
        esiste protocollo RISERVATO per doc che devono arrivare direttamente ai vertici senza essere visti da altri dipendenti (es. doc con segreto d'ufficio)
        
        mittente
        
        breve sunto contenuto documento (oggetto?)
        
        data di protocollazione
        
        numero di classificazione
        
        ELEMENTI NON ESSENZIALI
        
        numero allegati
        
        ufficio di competenza
        
        il numero della categoria o titolo
        
        il numero della sezione e (nel caso di corrispondenze) il numero progressivo del doc di riferimento precedente e quello della risposta successiva
  - - - protocollazione
      - classificazione
      - gestione dei flussi documentali in entrata e uscita, cartacei e informatici dell'ente
- - - - chi può produrlo (PUBBLICO UFFICIALE)
        
        pubblico ufficiale che ha emesso l'atto
        
        pubblico ufficiale presso cui l'atto è conservato
        
        notaio
        
        segretario comunale
        
        altro funzionario incaricato dal Sindaco
  - - - certificazioni amministrative relative a fatti, stati e qualità risultanti da registri conservati presso PA
        
        data e luogo di nascita
        
        residenza
        
        cittadinanza
        
        godimento diritti politici e civili
        
        stato civile
        
        stato di famiglia
        
        esistenza in vita
        
        nascita figlio
        
        decesso coniuge, ascendente e discendente
        
        iscrizione in albi o registri detenuti in PA
        
        appartenenza a ordini professionali
        
        titolo di studio ed esami sostenuti
        
        qualifica professionale
        
        situazione reddituale
        
        codice fiscale
        
        qualità di pensionato o studente
        
        iscrizione presso associazioni
        
        adempimento obblighi militari
        
        non avere condanne penali
        
        non essere sottoposto a procedimenti penali
  - - - limiti
        
        il fatto dichiarato deve essere accaduto o esistente
        
        la conoscenza del fatto deve essere diretta del dichiarante
        
        non può essere relativa a una dichiarazione di giudizio o di impegno o di volontà di carattere negoziale tra privati
      - documentazione va corredata con documento d'identità o sottoscritta in presenza di un dipendente addetto per essere valida