Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
CHƯƠNG 3: QUẢN LÝ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG -…
CHƯƠNG 3: QUẢN LÝ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG
I. BẢN CHẤT VÀ VAI TRÒ
Bản chất
Là hoạt động diễn ra liên tục trong suốt quá trình người lao động thực hiện nhiệm vụ
Mục đích: Kịp thời nắm bắt thông tin để khích lệ, động viên hoặc hướng dẫn, góp ý sửa lỗi
Vị trí: Là giai đoạn 2 của quy trình quản lý thực hiện công việc (sau thiết lập mục tiêu và trước đánh giá)
Vai trò
Cung cấp thông tin: Ghi nhận bằng chứng về sự nỗ lực và kết quả thực tế (số lượng, chất lượng) làm căn cứ cho việc đánh giá cuối kỳ
Thúc đẩy hiệu suất: Giải quyết kịp thời vướng mắc, tạo động lực qua khích lệ và uốn nắn các sai sót quy trình
II. QUY TRÌNH VÀ CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG
Quy trình thực hiện của nhân viên
Nhận nhiệm vụ, thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch thực hiện
Thực hiện nhiệm vụ, phản hồi thông tin và nỗ lực cải thiện
Tự đánh giá lại quá trình thực hiện
Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện:
Người lao động
Năng lực: Nhận thức công việc, kiến thức chuyên môn, kỹ năng thực hiện (biết làm hay không, thành thạo mức nào)
Động lực: Thái độ nỗ lực, niềm tin vào thành tích và giá trị cảm nhận về chính sách nhân sự (muốn nỗ lực hay không)
Tổ chức
Điều kiện vật chất & Tổ chức lao động: Tình trạng máy móc, môi trường làm việc (ánh sáng, nhiệt độ), sự công bằng trong phân công
Văn hóa & Phong cách quản lý: Sự phù hợp trong cách đối xử của lãnh đạo trực tiếp với nhân viên
Hệ thống chính sách nhân sự: Các quy định đãi ngộ, thăng tiến, khen thưởng/kỷ luật có tính kích thích hay gây chai lỳ động lực
III. CÁC PHƯƠNG THỨC QUẢN TRỊ NGƯỜI LAO ĐỘNG
Quản lý bằng mệnh lệnh (MBC)
Dựa trên quan hệ quyền lực, thông tin một chiều từ trên xuống; nhanh nhưng áp đặt, dễ gây bị động
Ưu điểm: Phương thức quản lý này giúp cho quá trình triển khai công việc nhanh hơn, nhất quán hơn; thể hiện rõ vai trò của người quản lý và đối tượng chịu sự quản lý.
Nhược điểm: Phương thức quản lý này mang tính áp đặt, quan liêu, tạo ra sự bị động cho người lao động, không thể hiện sự coi trọng đối tượng chịu sự quản lý
Quản lý hành chính/quy trình (MBP)
Ưu điểm: Phương thức quản lý hành chính nằm ở khía cạnh lưu trữ và cụ thể hóa thông tin; giảm gánh nặng trong truyền đạt thông tin của nhà quản trị
Nhược điểm: Nếu chỉ áp dụng đơn độc phương thức quản lý này thì mối quan hệ giữa con người với con người, mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới ít được cải thiện
Quản lý bằng lợi ích (MBB)
Quản lý dựa trên quy luật tác động chi phối hành vi của lợi ích kỳ vọng
Ưu điểm: Tính thúc đẩy hoặc lôi kéo của lợi ích tạm ứng hay lợi ích trông đợi sẽ khiến cho người lao động chủ động nỗ lực hơn trong thực hiện công việc.
Phương thức quản lý này còn có thể khiến cho người lao động luôn có tâm lý đánh đổi, chỉ làm những gì có lợi cho mình, có thể ít quan tâm đến nhiệm vụ cộng đồng.
Quản lý bằng mục tiêu (MBO)
Ưu điểm: Tăng cường sự tham gia của người lao động chủ động trong thiết lập mục tiêu, tăng cường gắn kết mục tiêu của cá nhân với tổ chức.
Nhược điểm: Ít đề cập đến quá trình thực hiện công việc của người lao động, sự theo dõi, động viên và trợ giúp của người quản lý đối với người lao động trong tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc khi thực hiện công việc...
Quản lý dựa trên năng lực (CBM)
Ưu điểm: Bộc lộ rõ qua quan điểm coi trọng yếu tố năng lực - tài nguyên con người.
Nhược điểm: Gặp những khó khăn trong quá trình chi tiết hóa, lượng hóa các loại năng lực nhân lực của tổ chức.
IV. KỸ NĂNG MỀM TRONG QUẢN LÝ TÌNH HÌNH
Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là một quá trình chuyển tải kiến thức, kỹ năng, thái độ, định hướng, những câu hỏi và giải thích.
Sử dụng cả ngôn ngữ (35%) và phi ngôn ngữ (65%)
Lắng nghe tích cực
Khuyến khích: Đặt mình vào vị trí nhân viên để thấu hiểu
Dẫn dắt: Hỏi "tại sao", "làm cách nào" để khai thác thông tin đúng mục tiêu
Phân tích: Tách sự việc ra khỏi cảm xúc để tìm lý do thực sự
Hướng dẫn công việc (Huấn luyện) - Mô hình GROW
G (Goal): Thiết lập mục tiêu mong muốn
R (Reality): Phân tích thực trạng, khó khăn và thuận lợi
O (Options): Đề xuất các phương án, hành động lựa chọn
W (Wrap up): Truyền ý chí, thực hiện cam kết và khơi dậy quyết tâm
Khích lệ động viên (Khen ngợi)
Khích lệ là sự tác động đến tinh thần, làm cho con người hăng
hái, mạnh mẽ thêm lên.
Phải đúng lúc, cụ thể, chân trọng; không khen nửa vời hoặc lồng ghép chê trách
Giải quyết vấn đề
Xác định vấn đề
Tìm nguyên nhân (dùng 5 Whys, Sơ đồ xương cá, Mindmap, Pareto)
Tìm giải pháp
Thực hiện
Đánh giá rút kinh nghiệm
Hướng dẫn sửa lỗi:
Quyết đoán nhưng tôn trọng lòng tự trọng; dùng nguyên tắc khen - chê kết hợp, tập trung vào giải pháp tương lai
Giải quyết xung đột
Tư duy mâu thuẫn là nền tảng phát triển; hướng tới cơ chế "Cùng thắng" (Win-Win) và tập trung vào vấn đề thay vì tính các
V. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THÔNG TIN (Thu thập bằng chứng)
Ghi chép - Lưu trữ (Sự kiện quan trọng):
Ghi nhật ký các hành vi xuất sắc hoặc sai lầm nghiêm trọng; cung cấp bằng chứng cụ thể cho phỏng vấn đánh giá
Thang đo quan sát hành vi (BOS)
Sử dụng thang đồ họa để theo dõi tần suất lặp lại (ví dụ từ 1-5) của các hành vi cụ thể
Danh mục kiểm tra (Checklist)
Tích vào các hành vi thực tế đã được liệt kê sẵn; dễ sử dụng nhưng dễ mắc lỗi chủ quan nếu không ghi thời điểm
Thống kê - Nghiệm thu:
Kiểm tra khối lượng, chất lượng sản phẩm (thủ công hoặc tự động qua mã vạch); định lượng và minh bạch nhưng dễ gây tâm lý chạy theo số lượng
Chấm công
Ghi chép thời gian làm việc (vân tay, thẻ từ, khuôn mặt); cung cấp bằng chứng kỷ luật nhưng có thể làm giảm tinh thần tự quản
Ứng dụng mô hình KANBAN
Sử dụng bảng thông tin hoặc phần mềm để theo dõi tiến độ công việc qua các trạng thái: Cần làm - Đang làm - Đang nghiệm thu - Đã xong