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Administración y control de documentos, Neisy Sánchez Castillo - Coggle…
Administración y
control de documentos
Tipos de archivos
Archivo de gestión
:pencil2::Documentos de uso frecuente
:pencil2::Se utilizan en actividades diarias
:pencil2:: Son utilizan en oficinas
Archivo Central
:pencil2::Es aquella documentación que no se utiliza constantemente, este tiene un uso administrativo o legal
:pencil2::Es utilizado por un tiempo definido
Archivo Historico
:pencil2:Son aquellos que como la palabra lo dice, guarda documentación con un valor ya sea historico, cultura o legal permanente.
:pencil2:Este tipo de archivo no es eliminado por su valor
Archivo Digital
:male-technologist:Uso más innovador
:male-technologist: SIstema de almacenamiento electronico
:male-technologist:Utiliza base de datos o servidore
Fuciones de la administración de documentos
Recepción de documentos
Registro
Clasificación
La documentación recibida se clasifica según fecha, organización o cliente, tipo de documentación
Archivo
Consulta de documentación
Conservación
Eliminación
Identificar documentación que no tiene valor tanto legal como administraativo
La documentación debe estar en buen estado, todo aquellos que sean digitales o físicas
Según la clasificación y el archivo de este, permite ubicar de manera eficiente
Según el tipo de archivo, este se almacena en carpetas según la clasificación, ya sea física o digital
Se identifica por un número de identificación del documento, permitiendo llevar un control y seguimiento
Entrada de documentos a la organización
Puede ser recibido por medio de correo físico o electrónico
Clases de documetos en la gestión documental
Legales
Valor Jurídico
-Contratos
-Actas
-Escrituras
Administrativos
Gestión interna organizacional
-Memorandos
-Informes
-Circulares
Contables
Relación con finanzas y contablilidad
-Facturas
-Recibos
-Estados financieros
Técnicos
Contiene información especializada.
-Manuales
-Planos
-Informes técnicos
:historHistóricos
Valor permanente o patrimonial
-Documentos instituciones
-Registros históricos
Neisy Sánchez Castillo