Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Bürooassitendi meelespea ametikohtumiste ja koosolekute korraldamisel -…
Bürooassitendi meelespea ametikohtumiste ja koosolekute korraldamisel
Ametikohtumiste liigid
vestlused 2. läbirääkimised 3. nõupidamised 4. koosolekud 5. konverentsid 6. kongressid
Kohtumisruumi stiilid
Teatristiil
- esimene rida ei tohi olla kaugemal kui 4m ja lähemal kui 2m, iga inimese kohta tuleb arvestada 0,75 ruutmeetrit põrandapinda. Teatri tüüpi paigutus sobib igasuguse osavõtjate arvu puhul.
Klassiruumistiil
- paigutus on sama mis teatristiili puhul, kuid inimese kohta tuleb arvestada 1,5 ruutmeetrit. Klassi tüüpi paigutus sobib igasuguse osavõtjate arvu puhul.
Konverentsilaud
- Selline paigutus soodustab arutelu, sobib kuni 20 inimese puhul.
U - kujuline laud
- Soodustab arutelu, kuni 30 inimest.
Ettevalmistus
Osavõtjad ja nende arv
Toimumise aeg ja koht
Päevakord ja koosoleku pikkus
Ettekandjad ja sõnavõtjad
Kodukord ja protokollimine/protokollija
Tehnilised vahendid ja nende töötavuse kontroll
Eelarvega arvestamine
Parkimine
Korralduslik ettevalmistus
Kohtumise aja ja koha leidmine
Osalejate määratlemine
Kutsete, päevakorra ja töökorra laiali saatmine
Ruumi ettevalmistus - nt: tehnika kontroll
Nimesiltide valmistamine
Osalejate majutuse, transpordi ja toitlustuse korraldamine
Tehnika hankimine kui vaja
Sisuline ettevalmistus
Eesmärgi määratlemine
Ülesannete jaotamine
Arutlusteemade ettevalmistamine ja päevakorra koostamine
Vajalike esitlusmaterjalide ettevalmistamine
Põhiliste ettepanekute ja seisukohtade kokkuleppimine
Võimalike järeleandmiste ja sobivate lahenduste ette nägemine
Otsuste või lepingu projektide ettevalmistamine
Sekretär on algusest lõpuni seotud
Atribuutika ja abivahendid
Laud - mille kuju ja suurus sõltuvad kohtumise liigist, laudlina ei ole vajalik, rahvusvahelistel läbirääkimistel asetatakse lauale ka osalevate riikide (firmade) lipud.
Laual peavad olema kirjutusvahendid, märkmepaber, muud vajalikud lisamaterjalid ning karastusjoogid.
Koosolekule vajalikud dokumendid asetada kaante vahele.
Tehnikast valitakse ainult niisugused seadmed, mida kindlasti kasutatakse.
Külaliste vastuvõtja etikett
Ametikohtumise korraldaja peab varakult teatama vastuvõtuametnikule (juht, sekretär) külalise saabumisest. Tuleb anda vajalikud juhised külalise vastuvõtuks s.h nimi ja täpne saabumise kellaaeg.
Suuremates asutustes külaline registreeritakse ning varustatakse nimesildi, külaliskaardi ja/või magnetkaardiga, mis võimaldab külalisel büroohoones liikuda.
Võimalusel tuleks oma külalist ise tervitada.
Külalise saabudes tõustakse püsti ja tervitatakse naeratades.
Külalisele vaadatakse silma ja selgitatakse külastuse eesmärki.
Külalisele pakutakse istet.
Külalise eest tuleb hoolt kanda - ei tohi üksi jätta, pakkuda teed või kohvi.
Järeltööd
Koosoleku ruumi enda järelt korrastamine
Protokolli põhjalik koostamine ja väljavõtete laiali saatmine
Individuaalne järeltöö võtmeisikutega - tähtsad külalised
Mida tuleks järgmine kord paremini teha? - enda töö analüüs
Koosolekul vastuvõetud otsuste elluviimine
Arveldus - toitlustus, majutus, transport, ruumi rent jne
Tegevused natukene enne kohtumist
Panna nimesildid lauale
Veendub, et koosoleku ruum on puhas ja korras
Tehnika paika sättimine/kontrollimine
Külalised viisakalt vastu võtta
Klaasid ja vesi lauale sättida