Sekretär peab eeltöö jaoks tegema teatud asjad: ruumi ettevalmistus, ruumi valik, ruumi broneerimine, transport, meened, toitlustus, majutus, meelelahutus, eelarve, tehnika, tundma kohta, kus koosolek toimub (suunamise pärast ja kas mahub ära), parkimine.