Ametikohtumise korraldaja peab varakult teatama vastuvõtuametnikule külalise saabumisest (kellaaeg, külalise nimi, vajalikud juhised);
Suuremas asutuses registreeri külaline, jaga nimesilt, külaliskaart ja/või magnetkaart, mis avab büroohoones turvauksed;
Võimalusel tervita külalist isiklikult , kui see ei ole võimalik, siis tervitab sekretär, kes juhatab ka külalise sisse;
Külalise sisenedes tõustakse püsti, tervitatakse ja naeratatakse (kasuta perekonnanime);
Saabujale vaadatakse silma ning selgitatakse külastuse eesmärki;
Külaline juhata ettevalmistatud ruumi või palu oodata, kuni saabub vajalik isik. Paku istet;
Külalist ei ole viisakas jätta üksi kohtumisruumi (paku vajadusel tutvuda ettevõtte materjalidega, lugeda ajalehte);
Paku kohvi, teed või karastusjooki;