Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
CHƯƠNG 8 : GIAO TIẾP KỸ THUẬT - Coggle Diagram
CHƯƠNG 8 : GIAO TIẾP KỸ THUẬT
TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP KỸ THUẬT
Định nghĩa
Lĩnh vực rộng lớn, dùng công nghệ để giao tiếp chuyên môn/kỹ thuật.
Cung cấp chỉ dẫn cách làm việc gì đó.
Hai phương diện của GTKT
Quá trình chia sẻ thông tin tại nơi làm việc.
Tập hợp các ứng dụng/tài liệu được viết ra
Kỹ năng cần thiết cho sinh viên và kỹ sư
Giao tiếp văn bản & lời nói.
Trình bày suy nghĩ, phân tích, giải pháp, kết quả thực nghiệm.
Truyền đạt ý tưởng thiết kế (bản vẽ/mô hình).
Viết báo cáo kỹ thuật.
Biên soạn tài liệu kỹ thuật
Bước 1: Lập kế hoạch (Quan trọng nhất - chiếm 1/3 thời gian)
Phân tích độc giả & mục đích.
Tìm kiếm thông tin & Xây dựng đề cương.
Lập tiến độ & dự toán.
Bước 2: Phác thảo tài liệu
Dựa trên đề cương sơ bộ.
Sử dụng mẫu có sẵn (nhanh nhưng cần cẩn thận để không khô khan).
Bước 3: Kiểm tra lại
Xem xét tính khả thi.
Kiểm tra sự thay đổi về quan niệm người đọc, mục đích, chủ đề.
Điều chỉnh bản phác thảo nếu cần
Bước 4: Biên tập tài liệu
Chỉnh sửa ngữ pháp, chính tả, cách dùng từ/số.
Thường do tác giả tự làm hoặc nhờ trợ giúp.
Bước 5: Soát lỗi
Đảm bảo tính chính xác (việc nhàm chán nhưng quan trọng).
Lưu ý nội dung nhạy cảm.
Phân tích đối tượng giao tiếp và mục đích, tổ chức thông tin
Phân tích đối tượng & Mục đích:
Công cụ: Phiếu hồ sơ đối tượng (Họ tên, chuyên môn, thái độ, lý do đọc...).
Phân loại nhóm đối tượng: Chủ yếu, Thứ yếu, Nhóm thứ 3.
Đặc điểm cần tìm hiểu: Kiến thức nền tảng, kinh nghiệm, văn hóa, sở thích.
Xác định mục đích: Đối tượng muốn biết gì? Tác giả muốn đối tượng làm gì?.
Tổ chức thông tin:
Nguyên tắc: Dựa trên phân tích đối tượng, dùng mẫu quy định, làm nổi bật thông tin.
Cấu trúc sắp xếp: Thời gian, Không gian, Tổng quát -> Cụ thể, Quan trọng -> Ít quan trọng, So sánh, Nguyên nhân - Kết quả, Vấn đề - Giải pháp.
Viết kĩ thuật
Viết Thư
Quy tắc: Rõ ràng, đi thẳng vấn đề, chính xác số liệu, lịch sự, thận trọng.
Lưu ý: Lập dàn ý trước, giọng văn tự nhiên, từ ngữ đơn giản.
Viết Email
Hình thức: Tiêu đề bao quát, địa chỉ dễ nhớ.
Nội dung: Ngắn gọn, không lỗi chính tả, ngắt dòng rõ ràng.
File đính kèm: Tên rõ ràng (nên không dấu), kiểm tra kỹ trước khi gửi.
Thái độ: Trả lời nhanh (<24h), có chữ ký cá nhân, dùng CC/BCC hợp lý.
Tránh: Dùng từ "khẩn cấp" bừa bãi.
Viết Báo cáo kỹ thuật
Mục đích: Báo cáo kết quả nghiên cứu/thiết kế cho quản lý, khách hàng.
Yêu cầu: Rõ ràng, chính xác, ngắn gọn.
Cấu trúc chuẩn: Trang đầu đề -> Tóm tắt -> Giới thiệu -> Phương pháp -> Kết quả -> Thảo luận -> Kết luận -> Tài liệu tham khảo -> Phụ lục.
Giao tiếp bằng lời nói (thuyết trình) và giao tiếp bằng đồ hoạ kỹ thuật
Giao tiếp bằng lời nói (Thuyết trình)
Đối tượng: Khách hàng, đồng nghiệp, chuyên gia.
Các dạng: Trang trọng (Hội nghị, có slide) & Thân mật (Ngắn gọn, không chuẩn bị trước).
Quy trình 3 giai đoạn
Chuẩn bị (5 bước): Phân tích, tổ chức, đồ họa, chọn cách diễn đạt, tập thử.
Trình bày: Điềm tĩnh, giọng nói ấn tượng, ngôn ngữ cơ thể.
Trả lời câu hỏi.
Giao tiếp bằng đồ họa kỹ thuật:
Ngôn ngữ giao tiếp giữa kỹ sư với nhau hoặc với công nhân.
Liên quan đến môn Hình họa - Vẽ kỹ thuật.