Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Електронний документ і документообіг - Coggle Diagram
Електронний документ і
документообіг
Зберігання електронного документа
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері
Інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання
Має бути забезпечена можливість відновлення електронного доеумента у такому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний
При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії
Має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання
Ознаки електронного документа
Зміст елетронного документа може бути фрагментованим (бази даних), тобто, фізично документ може зберігатися у декількох файлах.
Має широкий спектр інформаційного відображення: текстові, графічні, елетронні таблиці, бази даних, мультимедійні
Обов'язковим реквізитом є обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.
Електронний документ зберігають на фізичних носіях інформації
Електронний документ може
мати посилання
Електронний документ є програмно-
технічнозалежним продуктом
Основні принципи електронного документообігу
Безперервність руху документа
Однократна реєстрація документа
Паралельне виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання
Єдина база документарної інформації для централізованого зберігання документів, що вилючає дублювання документів
Ефективно організована система пошуку документа
Відправлення та передавання елетронного документа
Здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ
Одержання електронного документа
Електронний документ вважається одержаним адресатом із часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа
У разі надходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом
Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження
Цілісність
Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису