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Arquivologia, Classificação de documentos em gênero, Arquivo x biblioteca,…
Arquivologia
Classificação de documentos em gênero
Textual ou escrito
documentos manuscritos, datilografados ou impressos, como contratos e outros documentos que contenham texto.
Micrográfico
cópias obtidas por microfilmagem (microfilme, microficha).
Iconográfico
imagens estáticas em suporte sintético ou papel emulsionado ou não (fotografias, negativos, diapositivos/slides, desenhos, gravuras, cartazes).
Informático/digital
documentos gravados em meio digital.
Sonoro/fonográfico
documentos em que a informação está registrada em forma de som (áudio).
Filmográfico/audiovisual
documentos com imagens em movimento (filmes, vídeos); “audiovisual” remete a esse gênero, não a imagens fixas.
Cartográfico
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia em formatos variáveis, com imagem reduzida de área maior (mapas, plantas, perfis).
Arquivo x biblioteca
Finalidade principal
Arquivo
finalidade básica é funcional e administrativa; serve às atividades diárias da instituição ou da pessoa.
Biblioteca
finalidade básica é cultural, técnica, científica ou didática; promove estudo, pesquisa e atividades culturais.
Forma de ingresso
Arquivo
documentos produzidos ou recebidos no exercício das atividades da instituição ou pessoa (resultado das funções).
Biblioteca
documentos adquiridos intencionalmente por compra, doação, permuta ou outras formas de aquisição deliberada.
Exemplares dos documentos
Arquivo
documentos em exemplar único ou em poucas cópias, apenas o necessário para a gestão administrativa.
Biblioteca
documentos em vários exemplares, visando ampla difusão e acesso por muitos usuários.
Tipo de material guardado
Arquivo
documentos textuais e outros suportes ligados às atividades do órgão; foco não é material tridimensional.
Biblioteca
documentos informacionais (livros, periódicos etc.), também sem foco em objetos tridimensionais.
Museu
guarda objetos físicos/material tridimensional de valor cultural (peças, objetos, bens patrimoniais).
Forma de acumulação
Arquivo
acumulação orgânica; documentos ligados à origem e às funções do produtor (vínculo natural com a entidade).
Biblioteca
acumulação por coleção; reunião técnica/temática de obras sem vínculo orgânico com quem as consulta.
Classificação dos documentos
Arquivo
plano de classificação específico para cada instituição, adaptado às suas atividades e estrutura.
Biblioteca
classificação padronizada mundialmente (ex.: CDU), com códigos universais por assunto.
ARQUIVO
Arquivo como conjunto de documentos
Função
provar atividades, decisões, transações, direitos e obrigações ao longo do tempo.
Pode ser de
pessoas, famílias, órgãos públicos, entidades privadas, independente da natureza ou suporte.
Conjunto de documentos produzidos/recebidos por pessoa física ou jurídica no exercício de suas atividades.
DOCUMENTO e SUPORTE
Suporte
material onde a informação é registrada (condição essencial para existir documento).
Documento
toda informação registrada, independente do suporte.
Função do arquivo
Objetivo central
tornar disponíveis as informações do acervo para rápida recuperação.
Importância
possibilita decisões seguras, atendimento ágil, acesso (com exceção dos sigilosos).
Função básica
guardar e organizar os documentos.
Exemplos de suportes
Modernos
CD, DVD, fita magnética, mídias digitais, película fotográfica, pendrive.
Observação-chave
documentos de arquivo não se limitam ao papel; meio digital também é arquivo.
Tradicionais
pedra (Hamurabi), papiro, pergaminho, papel.
Finalidades do arquivo
Primária (administrativa)
servir de apoio à administração; fins jurídicos, funcionais e administrativos.
Secundária (histórica)
servir de base para a história, preservando aspectos da instituição e da sociedade.
Classificação
Estágios de evolução
Intermediário
documentos já resolvidos, mas ainda sujeitos a questionamentos administrativos, fiscais ou jurídicos.
Permanente
documentos já prescritos administrativamente, fiscal e juridicamente, guardados pelo valor histórico.
Corrente
documentos novos, em tramitação ou uso frequente, ainda sendo resolvidos.
Entidade mantenedora
Públicos
arquivos de órgãos e entidades da administração pública.
Privados
arquivos de entidades privadas, que podem ser: institucionais (sem fins lucrativos), comerciais (com fins lucrativos) ou pessoais (ligados a pessoa física).
Extensão de atuação
Setoriais
instalados junto aos órgãos/setores operacionais, exercendo função de arquivo corrente desses setores.
Central ou geral
concentra em um único local os documentos correntes provenientes de várias áreas da instituição.
Natureza dos documentos
Especiais
guardam documentos de formas físicas diferenciadas (fotos, filmes, discos, CDs, fitas, microfilmes etc.) que exigem tratamento específico de guarda e conservação.
Especializados
guardam documentos relativos a uma área específica do conhecimento (ex.: arquivo de engenharia, arquivo médico, arquivo de arquitetura).
Espécie e tipologia
Espécie documental
Foco da espécie
modelo, estrutura, forma do documento (cláusulas, campos, identificação das partes, assinaturas, etc.).
Exemplos clássicos de espécies
memorando, relatório, certidão, contrato, ata, ofício, telegrama, alvará, diploma, boletim, carta, estatuto, portaria, aviso, resolução, regimento.
Conceito-chave
aspecto/configuração formal do documento, de acordo com a disposição e natureza das informações contidas nele.
Tipo ou tipologia documental
Fórmula importante para decorar
tipo/tipologia = espécie + atividade ou função.
Ideia prática
“nome completo” do documento, pois agrega a espécie mais a finalidade específica (atividade administrativa ou função).
Conceito-chave
configuração que uma espécie documental assume de acordo com a atividade ou função que a gerou.