Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Електронний документ і документообіг - Coggle Diagram
Електронний документ і документообіг
Електронний документ
Інформація зафіксована у вигляді електронних даних.
Може бути створений, переданий, збережений електронними засобами.
Має обов’язкові реквізити (назва, дата, підпис, автор, зміст тощо).
Візуальна форма - на екрані або у паперовому вигляді.
Властивості електронного документа
Зміст текст, графіка, таблиці, мультимедіа.
Контекст – зв’язок документа з авторами, іншими документами.
Структура:
внутрішня (зміст)
зовнішня (формат файлу, носій).
Визначається метаданими, що підтверджують автентичність та цілісність.
Оригінал електронного документа
Містить всі реквізити та електронний підпис.
Копія засвідчується згідно із законом.
Електронний і паперовий варіанти можуть мати однакову юридичну силу.
Ознаки електронного документу
Залежить від програмно-технічного забезпечення.
Може зберігатися у кількох файлах.
Містить посилання, які можуть втрачати актуальність.
Зберігається на носіях, що можуть пошкоджуватися.
Електронний документообіг
Процеси створення, обробки, передавання, отримання, зберігання та знищення документів.
Вимагає перевірки цілісності та підтвердження отримання.
Регулюється законом «Про електронні документи та електронний документообіг».
Принципи електронного документообігу
Однократна реєстрація документа.
Паралельність виконання операцій.
Безперервність руху документів.
Єдина база для збереження.
Швидкий пошук і відсутність дублювання.
Зберігання електронних документів
Перевірка цілісності через електронний підпис.
Дані повинні бути доступними та відновлюваними.
Використання дублювання та архівних установ.
Зберігаються не менше строку паперових аналогів.
Переваги електронного документообігу
Швидкість та зручність.
Зменшення паперової бюрократії.
Онлайн-звітність та прозорість процесів.
Зручна взаємодія між державою, бізнесом і громадянами.
Електронний офіс
Використання програм для роботи з документами, таблицями, графікою.
Зменшує витрати та пришвидшує ухвалення рішень.
Підвищує якість роботи з клієнтами та партнерами.