Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Електронний документ та документообіг - Coggle Diagram
Електронний документ та документообіг
Властивості: зміст, контекст та структура.
Зміст - текстові та графічні частини, що складають документ.
Структура: внутрішня структура — це структура змістовної частини документа; зовнішня структура — це структура середовища, в якому існує електронний документ.
Контекст - інформація про звʼязки задокументованої інформації з фізичними або юридичними особами та іншими документами.
Принципи електронного документообігу:
Однократна реєстрація документа.
Паралельне виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання.
Безперервність руху документа.
Єдина база документарної інформації для централізованого зберігання документів, що виключає дублювання документів.
Ефективно організована система пошуку документа.
Вимоги щодо зберігання електронних документів:
Інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання.
Має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний.
У разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Характерні ознаки електронного документа:
Електронний документ є програмно-технічнозалежним продуктом.
Електронний документ має широкий спектр інформаційного відображення: текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні.
Зміст електронного документа може бути фрагментованим.
Електронний документ може мати посилання, які не контролюються авторами.
Електронний документ зберігають на фізичних носіях інформації, що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації.
Приклади систем документообігу:
M.E.Doc: комплексна програма для бухгалтерського обліку, звітності та електронного документообігу, яка також дозволяє обмінюватися документами з контрагентами через сервіси, такі як СОТА.
FlyDoc: система для обміну електронними документами між користувачами різних сервісів, а також з контрагентами через пошту чи месенджери.
DocuWare: хмарне рішення для цифрового архівування та управління документами.
Microsoft SharePoint: корпоративний портал з функціоналом управління контентом та електронного документообігу.
Almexoft: платформа для управління бізнес-процесами та документообігом.
M-Files: система з підтримкою штучного інтелекту для автоматизації документообігу.