Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Електронний документ і документообіг - Coggle Diagram
Електронний документ і документообіг
Ознаки електронного документа
Інформація зберігається у вигляді електронних даних.
Наявність реквізитів: назва, дата, автор, зміст, ідентифікатр файлу, електронний підпис.
Можна встановити автора та підтвердити, що документ не змінювали.
Дані не повинні бути пошкоджені або змінені без слідів.
Документ можна відкрити, переглянути, надіслати за допомогою програмного забезпечення.
Можливість електронного підписання (КЕП/ЕЦП).
Документ можна копіювати, шукати в ньому текст, обробляти програмами.
Електронний документ
Основні ознаки
Структурованіст Цілісність Доступність Автентичність
Реквізити електронного документа
Назва - Дата створення- Автор - Зміст - Електронний підпис
Формати
PDF DOCX XLSX PNG JPG
Визначення
Інформація, зафіксована у цифровій формі
Електронний цифровий підпис
Призначення
Ідентифікація автора. Захист від змін. Юридична сила документа.
Компоненти
Закритий ключ - Відкритий ключ - Сертифікат ключа
Де застосовується
Подання звітності. Електроннісервіси держави. Ділове листування. Підписання контрактів.
Електроний документообіг
Визначення
Створення, репедавання,обробка,зберігання електронних документів у цифровій системі
Етапи
Створення - реєстрація - опрацювання - затвердження/підписання - надсилання/отримання - архівування
Переваги
Швидкість - економія ресурсів - зручний пошук - безпека та контроль доступу
Недоліки
Залежність від техніки - потреба у захисті даних - ризики кіберзагроз
Системи електронного документообігу
Приклади
M.E.Doc; Vchasno; DocsVision; Електронні кабінети державних служю.
Функції
Автоматичний розподіл документів. Контроль строків. Зберігання та пошук. Версійність
Особливості електронного документа
Існує як файл або запис у базі даних.
Можливе швидке пересилання між користувачами.
Може містити ріхні типи даних: текст, таблиці, графіку, відео, аудіо, гіперпосилання.
Потребує захисту: шифрування , паролі, контроль доступу, резервне копіювання.
Може автоматично оброблятися системами ЕДО: маршрутизація, реєстрація, контроль виконанна.
Залежність від техніки та програм.
Може мати юридичну силу.