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Técnicas de comunicación en la tramitación de compras - Coggle Diagram
Técnicas de comunicación en la tramitación de compras
1. Comunicación
Elementos de la comunicación: Nombrar cada uno y explicarlo
Decodificacion
interpretacion del mensaje por el receptor
Receptor
publico al que llega el mensaje
Medio
como transmite el mensaje
Codificacion
como transmite el mensaje
Mensaje
informacion que se transmite
Ruido
interferencias que puedan haber al transmitir un mensaje
Feedback
respuesta del receptor al recibir el mensaje
Emisor
quien emite el mensaje
Comunicación interna: qué es y ejemplos de para qué sirve
se desarrolla entre los miembros de una misma empresa
Transmitir informacion entre departamentos
Informar a los superiores sobre el funcionamiento de cada departamento
Impartir ordenes
Controlar las actividades dentro de la empresa
Informar a sus integrantes sobre los objetivos de la empresa
Puede ser Verbal o Escrita
Verbal
Mediante palabras
Escrita
Mediante documentos escritos
Comunicación externa: dónde se desarrolla y qué tiene como finalidad
Se desarrolla entre miembros de la empresa y personas ajenas a ella
se comunica con los clientes y con los proveedores
transmite una imagen
Da a conocer la empresa y los productos que comercializa
2. La comunicación escrita
Escrito formal
La carta comercial: para qué se utiliza
estalece una comunicacion entre clientes y proveedores.
se dirige a una persona con la que tenemos relacion profesional
Tipos de cartas comerciales
Cartas de pedido
el pedido
solicitud de envio de la mercancia al proveedor
aceptacion del pedido
respuesta que envia la empresa proveedora a la carta de pedido
Cartas de reclamación
reclamacion
solicita que se rectifique alguna actuacion que no se considera correcta
respuesta
si el cliente tiene razon, hay que pedir disculpas por el error y subsanarlo.
Cartas de información
Solicitud de la informacion
se indica con detalle la informacion que se quiera recibir
Envio de informacion
responde las cuestiones que plantea el cliente
Escrito informal
se dirige a una persona con la que tenemos confianza.
El servicio de correos
hace llegar las comunicaciones escritas en papel
burofax
acuse de recibo
Certificado administrativo
giro postal
Correo certificado
Telegrama
Qué es
es una forma de comunicacion verbal que emplea la escritura como medio de transmision
3. La comunicación oral
Aspectos para que nuestro discurso sea comprendido
Estructurar el discurso
Brevedad
Adaptarnos al interlocutor
Resumen
Lenguaje claro
La importancia de la comunicación oral:
Definir asertividad
expresa opiniones sin incomodar a los demas
Definir empatía
capacidad de ponerse en el lugar del otro
Definir escucha activa
entiende lo que dice el emisor
Qué es
una comunicacion que se desarrolla a traves de la voz
4. La comunicacion no verbal
¿Qué es?
Hace referencia a todo aquello que comunicamos con gestos, sin emplear palabras
El uso de las manos
Manos entrelazadas
Rascarse el cuello o el lóbulo de la oreja
Frotarse la nuca con la palma de la mano
Apoyar la cabeza en la mano
Brazos cruzados
La palma de la mano
Las manos en la cara
5. La comunicación telemática
Comunicación telemática asíncrona
los interlocutores no coinciden en el tiempo (ej: emails, foros, listas de distribucion, etc)
Tipos de comunicación telemática. Explicar brevemente cada tipo (correo electrónico, chat, mensajería instantánea, etc.)
Chat
permite enviar mensajes en tiempo real
Mensajería instantánea
es un chat privado en el que los conactos que se establecen son habillitados por los propios usuarios
Correo electrónico
permite el intercambio de mensajes incluyendo textos, imagenes, archivos adjuntos, etc.
Foros
puntos de encuentro en Internet en los que un grupo de personas comparten informacion, opiniones, dudas, etc.
Redes sociales
plataformas de comunicacion online formadas por grupos de personas conectadas por uno o varios tipos de relaciones y que comparten información
Video-conferencias
sistema de comunicacion en linea que permite a los interlocutores hablarse a la vez que se ven a traves de la pantalla. Abarata los costes de las empresas y permite un trato cercano con la empresa
Comunicación telemática síncrona
los interlocutores coinciden en el tiempo (ej: chats, videoconferencias, etc)
El correo electrónico personal: identificar las partes y brevemente explicar cada una
Cuerpo
contiene el contenido principal del correo electronico
Datos de la empresa emisora
en el correo electronico, los datos de la empresa se indican al final
Saludo
deben emplearse formulas cordiales
Para
se indica la direccion del destinatario
Asunto
indicacion breve del motivo del correo electrónico
CC
se utiliza para hacer una copia del correo a otro destinatario
CCO
se envia una copia a otro destinatario sin que el principal receptor sepa que ha sido enviado la copia
Despedida
frase corta que sirve para cerrar el escrito
Nombre y cargo
sirve como firma del correo
Qué es
aquella que permite el intercambio de informacion entre dos o mas personas empleando como herramienta la tecnologia informatica
La comunicación telemática en la gestión de compras
E-procurement
es un sistema de gestion a traves de Internet que permite llevar a cabo los procesos relacionados con proveedores. Permite al vendedor llegar a un acuerdo con un cliente para que el proveedor envie el pedido cuando el stock del cliente llegue a determinado nivel.
Beneficio cliente
menores costes de aprovisionamiento
aumenta el control sobre los pedidos
Mayor rapidez en las compras
Beneficio proveedor
se reduce el tiempo de procesamiento de los pedidos
mayor control de las necesidades de produccion
menos costes de transaccion
El sistema EDI
permite el intercambio de documentos comerciales y administrativos entre clientes y proveedores en un formato estandarizado.
Inconveniente
requiere que tanto proveedores como clientes cuenten con este sistema
puede producir monotonia y perdida de identidad en las relaciones comerciales
elevado coste de implantacion
Ventajas
permite destinar menos recursos humanos a tareas administrativas
estandariza la documentacion administrativa
Inmediatez en el envio de documentos
E-sourcing
Es una plataforma de comercio electronico que emplea internet como canal de comunicacion, lo que permite la gestion de ofertas y la negociacion con proveedores, ademas de la realizacion y gestion de subastas de compra