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Técnicas de comunicación en la tramitación de compras, image, image,…
Técnicas de comunicación en la tramitación de compras
LA COMUNICACIÓN
LOS ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN
MENSAJE
INFORMACIÓN QUE TRANSMITE EL EMISOR
CODIFICACIÓN
SÍMBOLOS QUE EMPLEA EL EMISOR PARA DIFUNDIR EL MENSAJE
DESCODIFICACIÓN
INTERPRETACIÓN QUE HACE EL RECEPTOR DE LOS SÍMBOLOS EMPLEADOS POR EL EMISOR EN LA COMUNICACIÓN
RECEPTOR
PÚBLICO AL QUE LLEGA EL MENSAJE
RETROALIMENTACIÓN O FEEDBACK
RESPUESTA DEL RECEPTOR AL RECIBIR EL MENSAJE
EMISOR
PERSONA QUE FORMULA EL MENSAJE
RUIDO
DISTORSIONES QUE SE PRODUCEN EN LA COMUNICACIÓN
MEDIO
INSTRUMENTO FÍSICO O CANAL A TRAVÉS DEL CUAL FLUYE EL MENSAJE
LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA
DENTRO DE LA EMPRESA PODEMOS CLASIFICAR LA COMUNICACIÓN DE DOS FORMAS. INTERNA Y EXTERNA.
COMUNICACIÓN INTERNA
SE DESARROLLA ENTRE LOS MIEMBROS DE UNA MISMA EMPRESA Y SIRVE PARA:
INFORMAR A SUS INTEGRANTES SOBRE LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA
IMPARTIR ÓRDENES
TRANSMITIR INFORMACIÓN ENTRE DEPARTAMENTOS
INFORMAR A LOS SUPERIORES SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE CADA DEPARTAMENTO
CONTROLAR LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA
COMUNICACIÓN ESTERNA
SE DESARROLLA ENTRE MIEMBROS DE LA EMPRESA Y PERSONAS AJENAS A ELLAS
DAR A CONOCER LA EMPRESA Y LOS PRODUCTOS QUE COMERCIALIZA
COMUNICARSE CON LOS CLIENTES Y LOS PROVEEDORES
TRANSMITIR UNA IMAGEN
VERBAL O ESCRITA
ESCRITA
MEDIANTE DOCUMENTOS ESCRITOS
VERBAL
MEDIANTE PALABRAS
LA COMUNICACIÓN ESCRITA
LA CARTA COMERCIAL
SIRVE COMO HILO DE COMUNICACIÓN ENTRE PROVEEDORES Y CLIENTES. REFLEJA LA IMAGEN DE LA EMPRESA.
LOS TIPOS DE CARTAS COMERCIALES RELACIONADAS CON LAS COMPRAS
CARTAS DE INFORMACIÓN
ENVÍO DE INFORMACIÓN
SE RESPONDE A LAS CUESTIONES QUE PLANTEA EL CLIENTE
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
SE DEBE INDICAR CON DETALLE LA INFORMACIÓN QUE SE QUIERE RECIBIR.
CARTAS DE RECLAMACIÓN
LA RECLAMACIÓN
SE DEBE INDICAR CLARAMENTE CUÁL ES EL ERROR Y QUÉ ES LO QUE SE ESPERA QUE HAGA LA OTRA PARTE
LA RESPUESTA
SI EL CLIENTE TIENE RAZÓN, HAY QUE JUSTIFICAR EN QUÉ ESTÁ EQUIVOCADO Y MOSTRARSE DISPONIBLE PARA CUALQUIER ACLARACIÓN
CARTAS DE PEDIDO
EL PEDIDO
ES UNA SOLICITUD DE ENVÍO DE MERCANCÍA AL PROVEEDOR
LA ACEPTACIÓN DEL PEDIDO
ES LA RESPUESTA QUE ENVÍA LA EMPRESA PROVEEDORA A LA CARTA DE PEDIDO
EL SERVICIO DE CORREOS
ES EL QUE EMPLEAMOS PARA HACER LLEGAR LAS COMUNICACIONES ESCRITAS EN PAPEL
¿QUÉ ES?
ES UNA FORMA DE COMUNICACIÓN VERBAL QUE EMPLEA LA ESCRITURA COMO MEDIO DE TRANSMISIÓN
ESCRITO FORMAL
SE DIRIGE A UNA PERSONA U ORGANIZACIÓN CON LA QUE MANTIENE UNA RELACIÓN PROFESIONAL.
ESCRITO INFORMAL
SE DIRIGE A UNA PERSONA CON LA QUE TENEMOS CONFIANZA.
LA COMUNICACIÓN ORAL
¿QUÉ ES?
ES UNA FORMA DE COMUNICACIÓN VERBAL QUE TIENE LUGAR CUANDO UTILIZAMOS LA VOZ COMO PRINCIPAL HERRAMIENTA
ASPECTOS PARA QUE NUESTRO DISCURSO SEA COMPRENDIDO
ESTRUCTURAR EL DISCURSO
EL MENSAJE DEBE SEGUIR UN ORDEN COHERENTE DE IDEAS
LENGUAJE CLARO
EMPLEAR UN LENGUAJE PRECISO Y SENCILLO, EVITANDO FRASES HECHAS.
ADAPTARNOS AL INTERLOCUTOR
NO DEBEMOS DE EMPLEAR PALABRAS QUE LA OTRA PERSONA NO VAYA A ENTENDER
BREVEDAD
HAY QUE TRATAR DE OMITIR INFORMACIÓN INECESARIA
RESUMEN
RESUMIR LAS IDEAS PRINCIPALES CON EL FIN DE ASEGURARNOS DE QUE EL INTERLOCUTOR LAS HA CAPTADO
LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN ORAL
DEFINIR ESCUCHA ACTIVA
EL ESFUERZO QUE TIENE QUE REALIZAR EL RECEPTOR PARA ENTENDER QUÉ QUIERE DECIR EL EMISOR.
DEFINIR ASERTIVIDAD
LA CAPACIDAD DE EXPRESAR OPINIONES Y PUNTOS DE VISTA DE MANERA AMABLE
DEFINIT EMPATÍA
TENER LA CAPACIDAD DE PONERSE EN EL LUGAR DEL OTRO
LA COMUNICACIÓN NO VERBAL
HACE REFERENCIA A TODO AQUELLO QUE COMUNICAMOS CON GESTOS, SIN EMPLEAR PALABRAS
EL USO DE LAS MANOS
LA MANOS EN LA CARA
TAPARSE LA BOCA, TOCARSE LA NARIZ O FROTARSE LOS OJOS CON GESTOS QUE UTILIZAN HABITUALMENTE LAS PERSONAS QUE ESTÁN MINTIENDO
BRAZOS CUZADOS
EXPRESA UNA ACTITUD DEFENSIVA O NEGATIVA Y DENOTA PENSAMIENTOS NEGATIVOS Y POCA ATENCIÓN A LO QUE SE DICE. NO ABSTANTE, TAMBIÉN SE RELACIONA CON SEGURIDAD, APLOMO Y LIDERAZGO.
FROTARSE LA NUCA CON LA PALMA DE LA MANO
SI LA MIRADA ES EVASIVA, INDICA MENTIRA. TAMBIÉN PUEDE EXPRESAR ENOJO O FRUSTRACIÓN ANTE UN ERROR COMETIDO
MANOS ENTRELAZADAS
PARECE EXPRESAR BIENESTAR,PERO, EN REALIDAD, ES UN GESTO DE FRUSTRACIÓN U HOSTILIDAD QUE SE EMPLEA PARA DISIMULAR UNA ACTITUD NEGATIVA
RASCARSE EL CUELLO O EL LÓBULO DE LA OREJA
ESTE GESTO INDICA DUDA O INCERTIDUMBRE. ES TÍPICO DE PERSONAS QUE PIENSAN QUE NO ESTÁN DE ACUERDO CON LO QUE DICE SU INTERLOCUTOR.
APOYAR LA CABEZA EN LA MANO
DENOTA ABURRIMIENTO. EL GRADO DE ABURRIMIENTO ES MÁS GRANDE CUANTO MAYOR ES LA FUERZA CON QUE EL BRAZO Y LA MANO ESTÁN SOSTENIENDO LA CABEZA.
LA PALMA DE LA MANO
SI LA PALMA APUNTA HACIA ARRIBA, TRANSMITE SUMISIÓN. SI APUNTA HACIA ABAJO, INDICA AUTORIDAD Y QUE SE ESTÁ DANDO UNA ORDEN.
LA COMUNICACIÓN TELEMÁTICA
ES AQUELLA QUE PERMITE EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ENTRE DOS O MÁS PERSONAS EMPLEANDO COMO HERRAMIENTA LA TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
SÍNCRONAS
LOS INTERLOCUTORES COINCIDEN EN EL TIEMPO.
CHATS
VIDEOCONFERENCIAS
ASÍNCRONAS
LOS INTERLOCUTORES NO COINCIDEN EN EL TIEMPO
EMAILS
FOROS
LISTAS DE DISTRIBUCIÓN
LOS TIPOS DE COMUNICACIÓN TELEMÁTICA
CHAT
SERVICIO QUE PERMITE ENVIAR MENSAJES EN TIEMPO REAL
MENSAJERÍA INSTANTÁNEA
CHAT PRIVADO EN EL QUE LOS CONTACTOS SON HABILITADOS POR LOS PROPIOS USUARIOS
FOROS
PUNTOS DE ENCUENTRO EN INTERNET EN LOS QUE UN GRUPO DE PERSONAS COMPARTE INFORMACIÓN, OPINIONES O DUDAS
VIDEOCONFERENCIAS
SISTEMA DE COMUNICACIÓN EN LÍNEA QUE PERMITE A LOS INTERLOCUTORES HABLARSE A LA VEZ QUE SE VEN A TRAVÉS DE LA PANTALLA.
REDES SOCIALES
PLATAFORMAS DE COMUNICACIÓN ONLINE FORMADAS POR GRUPOS DE PERSONAS CONECTADAS POR UNO O VARIOS TIPOS DE RELACIONES
CORREO ELECTRÓNICO
SERVICIO QUE PERMITE EL INTERCAMBIO DE MENSAJES CON TEXTOS, IMÁGENES, ARCHIVOS ADJUNTOS, ECT.
EL CORREO ELECTRÓNICO PROFESIONAL
ASUNTO
INDICACIÓN BREVE DEL MOTIVO DEL CORREO ELECTRÓNICO
PARA
SE INDICA LA DIRECCIÓN DEL DESTINATARIO
CC Y CCO
CC: SE UTILIZA PARA ENVIAR UNA COPIA DEL CORREO A OTRO DESTINATARIO.
CCO: SE ENVÍA UNA COPIA A OTRO DESTINATARIO SIN QUE EL PRINCIPAL RECEPTOR SEPA QUE SE HA ENVIADO LA COPIA
SALUDO
DEBEN EMPLEARSE FÓRMULAS CORDIALES
CUERPO
CONTIENE EL CONTENIDO PRINIPAL DEL CORREO ELECTRÓNICO
DESPEDIDA
FRASE CORTA QUE SIRVE PARA CERRAR EL ESCRITO
NOMBRE Y CARGO
SIRVE COMO FIRMA DEL CORREO
DATOS DE LA EMPRESA EMISORA
EN EL CORREO ELECTRÓNICO, LOS DATOS DE LA EMPRESA SE INDICAN AL FINAL
LA COMUNICACIÓN TELEMÁTICA EN LA GESTIÓN DE COMPRAS
E-SOURCING
ES LA PLATAFORMA DE COMERCIO ELECTRÓNICO QUE EMPLEA INTERNET COMO CANAL DE COMUNICACIÓN, QUE PERMITE LA GESTIÓN DE OFERTAS Y LA NEGOCIACIÓN CON PROVEEDORES.
E-PROCUREMENT
ENTRA EN JUEGO UNA VEZ FIRMADO EL CONTRATO CON EL PROVEEDOR
SE PUEDE ACCEDER DESDE CUALQUIER LUGAR
PERMITE EL FLUJO DE INFORMACIÓN EN TIEMPO REAL
SOLO PUEDE ACCEDER EL PERSONAL PREVIAMENTE AUTORIZADO, TANTO DE LA EMPRESA CLIENTE COMO DEL PROVEEDOR
BENEFICIOS PARA LOS CLIENTES
MAYOR RÁPIDEZ DE COMPRAS
MAYOR INFORMACIÓN SOBRE LAS COMPRAS
AUMENTA EL CONTROL SOBRE LOS PEDIDOS
BENEFICIOS PARA LOS PROVEEDORES
MENORES COSTES DE TRANSACCIÓN
SE REDUCE EL TIEMPO DE PROCESAMIENTO DE LOS PEDIDOS
EXACTITUD EN LA TRAMITACIÓN DE PEDIDOS
EL SISTEMA EDI
PERMITE EL INTERCAMBIO DE DOCUMENTOS COMERCIALES Y ADMINISTRATIVOS ENTRE CLIENTES Y PROVEEDORES EN UN FORMATO ESTANDARIZADO
VENTAJAS
INMEDIATEZ EN EL ENVÍO DE DOCUMENTOS
SE ELIMINA EL USO DE PAPEL
FAVORECE EL JUST IN TIME
INCONVENIENTES
ELEVADO COSTE DE IMPLANTACIÓN
SISTEMA MÁS COMPLEJO QUE EL TRADICIONAL
REQUIERE TANTO PROVEEDORES COMO CLIENTES CUENTEN CON ESTE SISTEMA
