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產業展覽, 各式表格 - Coggle Diagram
產業展覽
展期10%
展務執行
業務部負責服務台、門禁、贈品處、諮詢台
企劃部負責網訂處、舞台區
現場廠商佈展疑問排解
進出場、公設定位....等
(排班、場地點交、與館方協調合作、警衛隊、裝潢公司配合)
ex：珍珠版不可遺留
票樣模板、進出場須知
不時關心廠商狀況
如人流或營收裡不理想，提出急救方案
ex：請企劃部協助發IG限時動態or發LINE抽獎宣傳(這部分都是需要協調的，不可直接答應廠商)
觀察人流動向、提袋率...等
C1 展期執行(展期第1-4天)
7:50-9:00
回報正職/工讀
各區域定位並拍照上傳
贈品處 包福袋
分配人潮回報
巡視攤位有無從缺/輸出掉落
進場動線拉設
9:00-10:00
廠商進場/消費者進場
引導動線/宣導活動
舉牌工讀生定位
10:00-18:00
巡視展場(動線流暢度or死角/人流/違規)
各區域運作是否流暢、適時條動人力支援
後台系統穩定度巡查
社群工作(直播/發文/回小編)
館外車流順暢度(停車場飽和度)
凌飛/電工對點公設
統計簽退工讀生
贈品處盤點貨物
18:00-
清場 巡視24H不斷電
C2 退場準備(展期第4天)
前一日
分配退場貨物擺放區域/集中時間
10:00-12:00
通知特裝廠商
通知協力廠商
通知回頭車時間
通知廠商退場事宜
館方協調退場事宜
12:00-18:00
贈品/設備陸續集中
統計廠商生意優劣/有無改進建議
館外排車
大會裝潢拆設順序協調
舞台區設備收拾
舞台區設備收拾
贈品處貨物盤點與造冊
檢視設備是否集中完畢並清點有無短缺
18:00-23:00
退場
＊所有資料銷毀或帶走，切勿留在館內
展前籌備80%
展前120天(含)以上
展覽招商
電話/私訊/mail
看展(敵展)招商
見習了解產業動向
A1專案籌控招商進度(展前120天)
設定選位協調會時間
比對往年廠商家數
設定開放招商時間
事業處資源整合
產業招商控管
通路商/滴雞精/臍帶血/書商/月子餐/攝影
收款進度控管
個案廠商處理
終極目標：達成老闆給的目標攤位
展前60天
A2規劃攤位平面圖
廠商攤位數核對
館體使用面積確認
攤位規劃合理性
動線規劃合理性
公設規劃合理性
產業規劃合理性
面積使用效率
展館硬體設施
流程：
・該檔專案規劃
・產業經理/業務經理初審圖
・協理/副總 審圖
・總經理簽核
(標示使用面積/規劃攤位/公設攤位)
・展館審圖
・秘書備存(結案使用)
A3跨部門協調
與企劃部/宣傳麵、管理部/設備面、會計部/對帳
企劃部
・文宣調查表
・廣告手冊截稿時間
・社群曝光截稿時間
・展期配合活動詳細內容(電子DM)
・協助企劃部聯繫未上架之廠商
展館
・水電申請繳交時間
・進退場動線協調
硬體設施協調
其他注意事項
裝潢
・通知協調會時間
・裝潢相關表格索取
・告知展館裝潢文件繳交時間
・提交平面圖
A4展館審圖
主要審核重點：
・使用面積確認
・走道尺寸合理性
・消防通道通透性
・攤位有無掩蓋電箱蓋
・攤位規劃有無安全/門禁缺失
・公設初步協調
配電/配水時間
・進場/退場動線確認
・館內人潮控管措施
A5選位協調會籌備
確定選位時間/地點、協調會手冊、選位圖
1.預定協調會場地
2.發送選位通知
包含通知廠商、企劃與裝潢公司
3.業務確認參展廠商、攤位數、收款與否
4.協調會手冊製作
需與專案業務檢查
5.協調會手冊與平面圖大小圖印製
大圖需標註上角位
6.排定協調會之廠商動線
7.平面圖沙推排演(Final)
8.製作簽序與抽籤清單
需與各業務確認後之總表核對
9.協調會資料裝袋
裝袋前需重複CHECK
更新：現在不用裝袋了！！！
10.協調會分工
11.提醒企劃部與裝潢公司出席選位說明會
12.進行劃位
A6選位說明會/協調會
依各產業選位方式進行劃位，並提供進場須知與各式表單
協調會前
廠商報到
發放協調會資料
安排入座
通知聯繫未到廠商
協調會期間
主持人引言
企劃部講解
裝潢公司講解
展覽作業時間說明
展覽注意事項
平面圖規劃講解
選位需知宣告
備注：
依照選位方式進行
＊避免太多廠商上台選位，唱名者需控管其數量
＊避免廠商發問過多問題，若有問題請選位後其業務處理
＊為求選位順位流程，選位引導者需加快引導猶豫不決之廠商
＊選定攤位後需複誦其攤位號與廠商名
協調會後
選至角位之廠商清單
追蹤角位費收款狀況
三面開廠商需填寫切結書
保持通透
展前30天
A7統籌協調會後作業
電箱水電申請、倉庫租借...等等，這部分需與裝潢公司對接
KEY IN平面圖
(進場版、對外LOGO版)
情報誌檢查
提交平面圖給大會裝潢
與設計確認平面圖交件時間
補攤位
平面圖檢查
催繳水電資料
角位費
未選位廠商排定
廣告手冊
寶寶/媽媽手冊禮
往年檢討事項查閱
A8館方協調會議/展館資料繳交
施工安全承諾書(電工＆裝潢)
重車申請表
交通疏導計畫
館內緊急應變措施計畫
懸升氣球申請書
館內人力配置計劃
電箱配置圖
電箱清單
進排水申請單
廠商平面配置圖
展前14天
A9第一次進場會議(展前14天)
展場(含進退場)館體作業表核對
展場進退場動線注意事項
展覽期間人潮疏導計畫
防疫配套措施
館內外公設確認
警衛人力配置
水電作業確認
辦公室申請
交通計劃確認
確認教場與地毯標線時間
A10各部門協調確認(展前10天)
各區活動布達與確認
票券確認
正職/工讀人力確認
設備/文具申請確認
各區提出協調事項
物流配置
回頭車
北倉贈品
紅龍
哺乳室
電腦
電子設備
地墊
推車
台北車
票券
有時效性之物品
高單價之物品
貨運
贈品
輸出物
採購物
高雄公司
電腦
推車
摸彩券
文具
收銀機
其他
凌飛
可重複使用之輸出物
A11各部門協調確認
贈品處
贈品總表
活動流程確認
後台測試
福袋券
機動後台網址
主要協調部門：
業務部+企劃部
舞台區
活動流程確認
贈品數量確認
主要協調部門：
業務部+企劃部
進場
活動企劃用品
回頭車時間
協力廠商
各區公設搭建
設備數量
主要協調部門：
業務部+企劃部+管理部
A13展前總檢查(展前7天)
回頭車抵達時間
地毯標線時間
裝潢公司進場時間
各區贈品抵達時間
拜拜(旺旺+鳳梨)
最後設備清點
公設搭設時間配置
協力廠商搭設時間
展前未付款統整(總經理簽核)
A14協力廠商聯繫(展前7天)
A15進場(展前3天)
攜帶物品
廠商/裝潢商總表x4
進場平面圖(標示特裝)x4
設備需求表x4
公設表+輸出表x2
贈品總表x3
地毯配置圖
捲尺、麥克筆、地毯膠、背膠、美工刀
進場會議手冊
摳機
展覽進場時間軸
B1交場(展前3天)
清點場地
抄水/電錶
點交辦公室
停車券與停車證
地毯標線
地毯檢查
B2進場第一天(上)
展前2天
8:00-9:00
回報進場人員與責任分工
巡查裝潢車輛是否順利進場
巡視地毯
警衛、展館、凌飛、地毯知會注意事項
與凌飛協調公設搭設時間與輸出確認
9:00-12:00
通知未到達之廠商
聯繫協力廠商搭設
館外旗+帆布抵達
館外公設搭設
大會辦公室整理
B3進場第一天(下)
展前1天
12:00-15:00
舞台區定位
回頭車點貨
平面圖+海報抵達
飲水機抵達
桌椅抵達
15:00-17:00
贈品處倉庫完成
中央大廳公設完成
設備贈品分配
紅龍分配
桌椅分配
回報從缺贈品/設備數量
B4進場第二天(上)
展前1天
8:00-9:00
回報進場人員與責任分工
巡查裝潢車輛是否順利進場
檢查攤位招牌
9:00-12:00
各區公設完成搭建
核對輸出物
贈品處盤點貨物
回報從缺贈品數量
贈品處設備架設
監視器架設
B5進場第二天(下)
展前1天
12:00-15:00
各區公設輸出燈具完成定位
舞台區音響設備
贈品處/網訂系統架設與測試
14:00工作證
工讀生訓練
15:00-17:00
包福袋
嬰兒推車
通知未到佈置廠商
檢查公設相簿完成上傳回報
巡視場內有無違規廠商(招牌/音響/電線)
進場/排隊動線
海報張貼
B6展前最後檢查
巡視公設輸出物是否完成張貼
巡視公設燈具是否有無增減必要
巡視哺乳室(遮頂/拉門鎖頭/冷熱水/桌椅/抗菌消毒/桶水/輸出張貼)
巡視有無障礙物(地面/電線/危險之物品)
若有請排除或張貼警告標語
巡視贈品處倉庫是否有上鎖與贈品擺設合理性、系統穩定度與福袋數量
訓視舞台區設備正常運作、舞台腹地空間足夠與否
巡視網訂處(運動會)動線規劃合理性、系統穩定度
巡視服務台與售票處就定位
與門禁組組長確認進場動線、正職人力配置與保全配置
招開展前會議、各區報告狀況與問題改善
A12第二次進場會議(展前7天)
各區活動布達與確認
票券確認
確認第一次進場會議流程提到的內容+更新
正職/工讀人力確認
設備/文具申請確認
各區提出協調事項
進場前需協調事項：
部門協調後事務
進場前最後物流配置確認
進場時最後人力確認
統計設備
制服、摳機...等
展後10%
確認參展廠商成效
後面檔期招商/續報率(展覽KPI)
廠商意見反饋
各式表格
退展申請書
遇柱退費申請表
連報價/議價單申請
展覽切結同意書
基本上附註保證金等文字
商標授權使用合約書
個人戶初次參展切結書
放棄攤位切結書
假日值班觀展津貼申請表
參展報名表更正表
參展未付款證明
參展品牌切結書