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FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN - Coggle Diagram
FUNDAMENTOS DE
ADMINISTRACIÓN
DESARROLLO DE LA
ADMINISTRACIÓN
Inicios de la Administración
y enfoque clásico.
los inicios de la administración inician gracias a Frederick W. Taylor ya que la industria creció tanto que los métodos tradicionales eran incompetentes para gestionar la industria por lo que dicho hambre creo tres principios básicos para la administración planeación, preparación, control y ejecución
La definición de las funciones básicas de la empresa.
Funciones financieras: Relacionadas
con la búsqueda y gestión de capitales.
Funciones de seguridad: Relacionadas con la protección y
preservación de los bienes y las personas.
Funciones comerciales: Relacionadas
con la compra, venta o el intercambio.
Funciones contables: Relacionadas
con los inventarios, los registros, los balances, costos y las estadísticas
Funciones técnicas: Relacionadas
con la producción de bienes o servicios de la
empresa.
Funciones administrativas: Relacionadas con la integración con las otras
cinco funciones.
Las funciones del administrador (que constituyen el llamado proceso administrativo).
Proceso administrativo
(funciones del administrador )
Dirección: Guiar y orientar al personal.
Pone en marcha la organización.
Coordinación: Enlazar, unir, integrar
y armonizar todos los actos y esfuerzos colectivos.
Organización: Construir las estructuras
materiales y sociales de la empresa.
Control: Verificar que todo suceda de
acuerdo con las reglas establecidas y las
órdenes dadas.
Planeación: Avizorar y evaluar el futuro,
trazar el programa de acción y aprovisionar
los recursos necesarios
Los catorce principios de la administración
División del trabajo: Especialización de las tareas y de las personas para
aumentar la eficiencia.
Autoridad y responsabilidad: Es el derecho a dar órdenes y poder esperar
obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad.
Disciplina: Obediencia, dedicación y respeto a las normas establecidas.
Unidad de mando: Cada empleado debe recibir órdenes de un único superior.
Unidad de dirección: Asignación de un único jefe y plan para un objetivo
planteado y las actividades que este implique.
Subordinación de los intereses individuales a los generales: Los intereses
generales deben estar por encima de todos los demás.
Remuneración del personal: Debe haber una retribución justa para los
empleados y para la organización.
Centralización: La autoridad debe reposar en la cúpula de la organización.
Cadena escalar: Línea de autoridad que va desde el nivel jerárquico más alto
al más bajo.
Orden: Debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa debe estar en su lugar.
Equidad: Los trabajadores deben percibir un trato adecuado y esto los lleva a
ser leales con la organización.
Estabilidad del personal: La permanencia de las personas en la empresa
garantiza la eficiencia.
Iniciativa: Capacidad de emprender un plan y asegurar su éxito.
Espíritu de Equipo: Armonía y unión entre las personas.
por otro lado tenemos a Henry Fayol el creador de la teoría Clásica de la Administración que se centraba en el diseño estructural y funcional de las organizaciones. es decir que Frederick W. Taylor y Henry Fayol sentaron las bases para la administración moderna
Enfoque humanista y
modelo burocrático
Aunque las teorías anteriores (como las de Taylor y Fayol) hicieron importantes aportes a la administración, se centraron demasiado en aspectos técnicos y estructurales —como las máquinas, las tareas y la organización formal— y dejaron de lado al factor humano.
En respuesta a estas limitaciones, surge en Estados Unidos una nueva visión enfocada en las personas dentro de las organizaciones, conocida como la Teoría de las Relaciones Humanas, impulsada por el psicólogo y sociólogo Elton Mayo.
La integración social define el nivel de producción: Más allá de las condiciones físicas de trabajo se identificó que entre mayor sea la integración social mayor será la disposición de los trabajadores para producir.
Comportamiento social de los empleados: Los trabajadores no actúan solos sino en función a un grupo y a las normas que este establezca.
Recompensas y sanciones sociales: Los grupos al interior de la organización establecen sus propias reglas y cada uno es evaluado en función de estas, de tal manera que quien se comporta de forma diferente a lo establecido por dichas normas recibe algún tipo de sanción social. Por ejemplo, un trabajador no produce tanto como es capaz sino tanto como el grupo
considere adecuado.
Grupos informales: Las interacciones sociales entre los trabajadores más allá de lo estrictamente laboral, definen una organización no establecida por la empresa pero que ejerce importante influencia en la conducta de las personas.
Relaciones humanas y aspectos emocionales: Los trabajadores son personas sociales que tratan de adaptarse a los demás porque requieren ser comprendidas,
aceptadas y participar.
El liderazgo: Planteado como la capacidad de una persona de ejercer influencia
sobre otras conduciéndolas a actuar de una manera determinada. Se reconoce
la importancia del liderazgo como un proceso que hace parte de las relaciones
humanas y, en particular, de las relaciones organizacionales.
La organización humana.
Modelo burocrático
inspirada en el modelo
burocrático del sociólogo Alemán Max Weber. Se basó en el método científico y es la
forma de organización racional por excelencia, es decir, que se enfoca en la selección
y adecuación de los medios más eficientes para lograr unos objetivos.
Surge tras la
necesidad de encontrar una teoría organizacional más eficiente y que se adecuara a
las demandas de las cada vez más grandes y complejas organizaciones de la época.
Carácter legal de las normas y reglamentos: Consiste en determinar con anticipación unas normas en torno a cómo debe funcionar la organización.
Las normas deben ser por escrito, claras y amplias, además le confieren autoridad a las personas según su nivel jerárquico.
Carácter formal de las comunicaciones Todas las acciones administrativas deben ser presentadas por escrito.
La burocracia se vale de rutinas y procedimientos para facilitar las comunicaciones
Impersonalidad de las relaciones La burocracia considera que las personas son sólo ocupantes de cargos y realizadores de funciones.
Las organizaciones deben permanecer y nadie puede volverse indispensable, sino que en el momento que alguien ya no puede estar en su cargo, debe haber alguien que lo ocupe.
Carácter racional y división del trabajo: La burocracia se enfoca en que cada persona debe tener un cargo específico al que le correspondan unas funciones específicas.
Cuando cada trabajador conoce los alcances pero también los límites de su puesto no interfiere en el trabajo de los demás.
Jerarquía de la autoridad
La burocracia define que todos los cargos deben tener control y supervisión, por lo que debe haber en la organización una estructura jerárquica en la que se determinen claramente las relaciones de poder y autoridad: relación jefe-subordinado.
Rutinas y procedimientos estandarizados y previsión del funcionamiento: La organización debe tener definidas todas las reglas técnicas necesarias que garanticen la disciplina en el trabajo y un buen desempeño. Se deben tener estándares establecidos para cada cargo relacionados con los objetivos de la organización. Lo que a su vez lleva a la organización a prever todo lo que debe o puede ocurrir en la organización.
Especialización de la administración
La burocracia determina que el dirigente de la organización debe ser un profesional especializado, lo que lleva a que el dirigente no necesariamente debe ser el dueño del negocio.
Competencia técnica, meritocracia y profesionalización de los participantes: La burocracia determina que las personas que vayan a ocupar un cargo lo deben hacer siempre y cuando cumplan unos criterios de competencia y mérito requeridos por este. Por tanto, existe un profesional en el cargo que se desempeña.
Teoría neoclásica, enfoque
sistémico, situacional
considerado integrador ya que toma conceptos válidos de teorías administrativas anteriores y los aplica de forma práctica, con énfasis en los objetivos y resultados.
Reconoce la importancia de la organización formal, entendida como la estructura de cargos y jerarquías orientadas a la producción de bienes y servicios. tiene en cuenta principios como la división del trabajo, especialización, jerarquía y la amplitud administrativa
CENTRALIZACIÓN DE LA TOMA DE DECISIONES
Decisiones tomadas por la cúpula de la organización, es decir, quien ocupe el nivel jerárquico más alto.
Puede verse de manera favorable al considerar que las decisiones son tomadas por quienes están mejor preparados.
Sin embargo, generalmente los altos mandos desconocen la realidad de los niveles bajos afectados por la decisión.
DESCENTRALIZACIÓN DE LA TOMA DE DECISIONES
Decisiones tomadas en los niveles bajos de la organización.
Puede verse de manera favorable porque quienes toman las decisiones conocen mejor las circunstancias sobre las que debe decidirse, aumentando la calidad de las mismas.
Sin embargo, implica la necesidad de preparar a quienes van a tomar decisiones para que lo hagan de manera efectiva y adecuada.
Los neoclásicos definen el proceso administrativo a partir de cuatro funciones
administrativas:
Organización
Consiste en establecer el manejo de los recursos, dividir el trabajo y definir las relaciones de poder y autoridad y por tanto las responsabilidades.
Dirección
Se refiere al trabajo principalmente con las personas, coordinando esfuerzos, orientando y dinamizando el trabajo.
Planeación
Consiste en determinar los objetivos a alcanzar y programar las acciones, métodos y pautas que permitirán alcanzarlos.
Control
Consiste en verificar que se estén dando los resultados esperados, permite identificar fallas e iniciar acciones correctivas cuando es necesario.
Dentro de la planeación se definen tres vertientes: la planeación estratégica, la
táctica y la operacional, que se describen brevemente a continuación
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Es amplia e involucra a toda la organización; es definida por la alta gerencia Incluye los objetivos organizacionales y todos los recursos; se define a largo plazo
PLANEACIÓN TÁCTICA
Está enfocada en las áreas o departamentos y está definida a mediano plazo. Incluye recursos y actividades específicas relacionadas con el quehacer de cada área.
PLANEACIÓN OPERACIONAL
Es limitada porque se enfoca en actividades específicas y es definida a corto plazo.
forma que toma la organización de acuerdo a la división del
trabajo establecida
Organización Lineal
Es el tipo de estructura más simple y antigua, típica de los ejércitos y la organización eclesiástica, estrictamente jerárquica. Significa que tiene líneas directas de autoridad que definen claramente líneas entre el superior y el subordinado y define una forma piramidal.
Organización Funcional
Es el tipo de estructura no jerarquizada donde la autoridad está relacionada con la especialidad, es decir, un subordinado puede recibir instrucciones de varios superiores siempre y cuando tengan especialidad técnica en alguna tarea que se realice.
Organización Línea-staff
Es el resultado de la combinación de las organizaciones: lineal y funcional; integra la presencia de órganos línea o ejecución con órganos de asesoría o apoyo (staff)
mecanismos de especialización vertical y horizontal
en las organizaciones
Por funciones: Es la agrupación de actividades de acuerdo a las tareas y funciones principales de la empresa y se agrupan por su similitud. Ejemplo: departamento de finanzas, ventas, contabilidad.
Por productos o servicios: Es la agrupación de actividades de acuerdo a los productos o líneas de productos, o servicios de la empresa. Un ejemplo típico son los hospitales, cuya departamentalización es por servicio o especialidad.
Por ubicación geográfica: Cuando la organización se haya expandido en un territorio geográfico amplio la departamentalización se basa en la proximidad o similitud territorial.
Por clientela: El criterio para dividir la organización es el tipo de clientes o consumidores, sus características y necesidades.
Por etapas del proceso: En las organizaciones donde se llevan a cabo procesos u operaciones, es decir, una serie de actividades. Se utiliza con frecuencia en industrias.
Por proyectos: Es la agrupación de actividades de acuerdo a los resultados de la empresa, es decir, cuando las empresas destinan una serie de recursos por tiempo prolongado a un mismo producto.
enfoque sistemático y sustitucional
Aportes sustanciales de la teoría situacional
Nivel institucional o estratégico:
Corresponde al nivel más elevado, es decir,
donde se toman las decisiones y donde se definen los objetivos organizacionales
Nivel intermedio: También llamado gerencial, articula la relación entre el
nivel estratégico y operacional. Es el que busca la adecuación de las decisiones
en la práctica.
Nivel operacional: También llamado nivel técnico, es el encargado de la
ejecución y de las tareas cotidianas. Es el nivel encargado de las tareas básicas
y de ejecutar las rutinas y procedimientos establecidos
Niveles organizacionales:
Incertidumbre ambiental y tecnología: Las organizaciones, al ser sistemas abiertos, dependen de su entorno y se ven constantemente afectadas por cambios impredecibles, lo que genera incertidumbre. pero con ayuda de las tecnologías se puede llegar a mejorar
Estrategia organizacional: plan de acción que define la organización con el fin de determinar
las acciones sistemáticas que van a conducir al logro de los objetivos organizacionales.
nuevos enfoques de diseño organizacional
La adhocracia:
un sistema temporal, variable y adaptable, caracterizado por equipos temporales y
multidisciplinarios, autoridad descentralizada y escasez de reglas y procedimientos.
Estructura matricial: Que se refiere a la estructura organizacional que combina
la departamentalización funcional con la de productos o proyectos.
Organización por equipos: Se puede considerar como la antítesis del modelo
jerárquico, pues se concibe como un modelo de estructura organizacional en el
que se descentraliza el poder y se le delega a grupos de personas que integran
equipos de trabajo.
PROCESO
ADMINISTRATIVO
Planeación, organización,
dirección y control
organización
función administrativa que se encarga de la distribución y
disposición de recursos y personas necesarias para lograr los objetivos definidos en
la planeación
organización parte la disposición y coordinación de recursos y personas
por tanto permite la definición de la estructura organizacional
director
jefe de contabilidad
Asesor financiero
jefe de servicios
jefe de personal
Dirección: Las organizaciones tienen la necesidad de integrar todos los esfuerzos rumbo
al logro de unos mismos objetivos por lo cual la dirección constituye la función
del proceso administrativo encargada de conducir, guiar y orientar
Medios para una buena dirección:
Órdenes, instrucciones y comunicación:
instrucción es una directriz
orientada a indicar el inicio, modificación o suspensión de una tarea o actividad.
Motivación y liderazgo: estímulos que conducen
a la acción, teniendo en cuenta que la dirección está relacionada con orientar a los trabajadores
Control
fijación de reglas que deben ser seguidas como medio de
regulación.
El control en sí es un proceso cíclico y repetitivo que comprende básicamente
cuatro etapas que se pueden describir de la siguiente manera
Establecimiento de modelos: Como pueden ser los estándares de calidad, de tiempo o de costo.
Evaluación del desempeño con el estándar establecido.
Comparación con el estándar establecido: Lo que permite comparar y verificar lo que se ha hecho con lo que se debía alcanzar.
Acciones correctivas: Cuando hay desviaciones o fallas se deben tomar decisiones en torno a cómo corregir o evitar repetir las fallas.
Planeación:
definir una situación deseada, es decir comprender la definición de los objetivos que
se pretenden alcanzar
busca garantizar que la organización no actúe
indiscriminadamente o al azar, sino guiada y orientada a unos propósitos particulares
A través de la planeación se debe determinar el qué, cómo, cuándo, quiénes y
de qué manera se llevarán a cabo las acciones futuras.
tipos de planes
Programa: Se le denomina así a un plan extenso que generalmente integra varios planes
b. Procedimientos: Son planes que se caracterizan por definir una secuencia
cronológica de tareas; suelen ser cíclicos y repetitivos.
c. Método: Es un tipo de plan muy detallado en el que se definen minuciosamente
los pormenores.
d. Normas: Son reglas que se establecen con el propósito de regular y
estandarizar la ejecución de ciertas acciones.
Técnicas de planeación:
Cronograma
:
Gráfica para planear el tiempo. El cronograma está constituido
por una gráfica de doble entrada las líneas horizontales son alineadas
las actividades planeadas, en tanto que, en las columnas verticales se
marcan los periodos considerados estándares.
Gráfica de Gantt:
Es similar al cronograma pero la variable tiempo se divide
en las cuatro semanas del mes.
Pert:
Siglas en inglés de “Program Evaluation Review Technique”, en español
es Técnica investigadora de evaluación de programas
se basa en el uso del método científico
y es una técnica porque está regida por normas aplicables, encargada de los procesos
de manejo de recursos