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CONCEPTOS PRELIMINARES - ACCESS, image, image - Coggle Diagram
CONCEPTOS PRELIMINARES - ACCESS
CONCEPTOS PRELIMINARES
Base de Datos. Conjunto de datos interrelacionados sobre un tema
o propósito particular.
Sistema de Gestión de Base de Datos. Sistema que almacena y recupera
información de la base de datos.
Tabla. Colección de datos acerca de un tema en particular. Los datos de la tabla
se representan en formato tabular en columnas (campos) y filas(registros).
Consulta. Son preguntas acerca de los datos en su base de datos. Los datos
fuente pueden provenir de una o varias tablas. La consulta reúne la
información solicitada y responde en la Hoja de Respuestas Dinámica. No
almacenan la información en un fichero.
Formulario. Especifica la manera en que se representan los datos.Uso:
Introducir, cambiar, ver los registros de una base de datos utilizando un
diseño personalizado.
Al abrir un formulario, se recuperan los registros deseados de las tablas,
y los presenta de acuerdo al diseño. Los formularios se diseñan sobre
TABLAS o VISTAS (CONSULTAS).
Informe. Se utiliza para presentar los datos de la mejor forma posible en
una página impresa, para agrupar registros y mostrar totales y subtotales. Los
datos los recogen de TABLAS o VISTAS.
Macro. Lista de acciones conjunta que deseamos que efectúe MicrosoftAccess.
Módulo. Objeto de Microsoft Access que contiene procedimientos escritos
en Access Basic.
TABLAS
2.1. ELEMENTOS DE UNA TABLA
Nombre de campo: El nombre de los campos puede estar formado por un
máximo de 64 caracteres (letras, números, espacios en blanco o caracteres
especiales). Es conveniente que los nombres sean significativos.
Tipos de datos: Hace referencia al contenido y características de la información
que contiene el campo. Los tipos de datos más utilizados en ACCESS son los que
aparecen en la siguiente tabla:
2.2. CLAVE PRINCIPAL
La clave principal de una tabla es un campo o campos que identifican de forma
única cada registro de la tabla. Es útil para:
Localizar rápidamente registros determinados
Combinar información de variastablas
La clave principal NO PUEDE TENER VALORES NULOS NI VALORES DUPLICADOS.
CONSULTAS
Permiten seleccionar el conjunto de filas que cumplen unas determinadas condiciones
o criterios, verlas por pantalla e inclusive modificar los datos que contienen.
Las consultas también permiten obtener los resultados con distintos aspectos y con
los registros ordenados según interese, así como calcular valores para cada registro a
partir de otros almacenados en una tabla.
3.1. CREACIÓN DE CONSULTAS
Posibilidades del cuadro de diálogo Nueva Consulta son:
Vista Diseño: Permite crear la consulta paso a paso en una ventana dediseño.
Utilizando el Asistente: Se activa el Asistente para Consultas que permite crear
consultas de selección de forma sencilla.
[Escriba texto] [Escriba texto] [Escriba texto]
Asistente para Consultas de Referencias Cruzadas: Permite crear una
consulta particular cuyo resultado es la creación de una tabla con tres
campos: uno como cabecera de columnas, otro como cabecera de filas y el
tercero para mostrar una función
Asistente para Consultas de Buscar Duplicados: En este caso el asistente ayuda a
crear una consulta para buscar datos duplicados en un campo determinado
Asistente para Consultas de Buscar No-Coincidentes: Permite crear una consulta
para buscar los registros que no tengan relación con otros pertenecientes a tablas
que estén relacionadas.
3.2. Cuadrícula QBE
Permite establecer las condiciones o criterios de la consulta. Se compone de varias
filas en las que se especifican los campos a consultar, las tablas de procedencia
de dichos campos, los CRITERIOS que deben cumplir los campos o cualquier otra
condición de búsqueda.
La cuadrícula QBE se corresponde con la siguiente figura:
3.2.1. Expresiones lógicas con AND y OR
Para que una expresión que incluye el operador AND sea cierta se deben
cumplir TODAS las condiciones de la expresión que incluye el AND.
Para que una expresión que incluye el operador OR sea cierta se debe
cumplir
AL MENOS UNA de las condiciones de la expresión que incluye el OR.
FORMULARIOS
Los formularios de Access permiten visualizar los datos con un diseño
personalizado. Ofrecen unas prestaciones similares a la Hoja de Datos o a las
Consultas pero aportan una mejor presentación de cara al usuario final.
4.1. TIPOS DE FORMULARIOS
Los formularios se pueden crear utilizando básicamente 3 métodos:
Mediante un Autoformulario que genera un formulario sencillo a partir
de un orígen de filas (por ejemplo una tabla) y un diseño en columnas, u hoja
de datos.
A través de Asistentes para Formularios que diseñan un formulario con un
formato estándar de forma rápida. El Asistente pregunta por el origen
de los registros, los campos, el diseño y el formato que se quiere y crea un
formulario basado en esas respuestas.
Desde la Vista Diseño se pueden crear formularios sin asistente, es decir, se
parte de cero y se pueden personalizar todos los aspectos.
Observaciones:
Para realizar las siguientes prácticas se le recuerda que es recomendable utilizar el
tutorial y la ayuda de Microsoft Access.
