Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Komunikasi Tulisan, Ciri-ciri, Agenda: Pembentangan kertas/cadangan…
-
Ciri-ciri
Ucapan pembuka bicara (boleh diselitkan dengan pantun untuk menaikkan seri majlis) dan menarik perhatian para hadirin
-
-
-
-
-
Aktiviti utama – Persembahan, pemberian anugerah dll.
-
- Agenda: Pembentangan kertas/cadangan kerja/keputusan
Jika agenda mesyuarat adalah pembentangan kertas, cadangan kerja atau sesuatu keputusan, maklumat yang perlu dicatat dalam mesyuarat adalah seperti:
-
-
-
-
-
Tetapan masa untuk mengambil tindakan, jika ada
Tajuk Laporan
Laporan dimulakan dengan memperkenalkan nama persatuan atau organisasi, diikuti dengan tajuk laporan
-
-
Selang sebaris daripada tajuk dituliskan tarikh, masa, dan tempat, terutama bagi laporan yang khusus tentang aktiviti, lawatan atau majlis tertentu.
-
Huruf pertama bagi setiap kata kecuali kata sendi, kata hubung, dan kata sandang hendaklah ditulis dengan huruf besar
-
-
- Isi Berita (Perenggan Pembuka)
-
-
-
-
-
-
format
-
Satu muka surat hanya untuk pengumuman sahaja dan jumlah muka surat bergantung kepada jumlah pengumuman yang perlu disampaikan oleh pengacara sepanjang majlis berlangsung.
-
-
Pengacara memulakan majlis dengan mengumumkan ketibaan tetamu kehormat dan meminta izin untuk memulakan majlis
Pengacara memulakan majlis dengan menyebut barisan tetamu yang hadir▷ mengikut gelaran, kedudukan dan pangkat masing-masing menggunakan panggilan hormat yang bersesuaian, diikuti dengan mengalu-alukan hadirin dan memperkenalkan majlis.
-
-
-
-
-
- Pembentangan kertas makluman
Untuk mesyuarat tertentu sahaja, merekodkan maklumat pembentangan dan bahan tambahan yang dilampirkan atau dirujuk dalam mesyuarat seperti:
-
Lampiran seperti carta, laporan atau dokumen lain
-
-
-
Isi/kandungan Laporan
-
Isi bermula dengan pendahuluan atau pengenalan dan diakhiri dengan penutup sama seperti karangan biasa
-
Faktual
-
tidak boleh mengandung unsur fiksi, rekayasa, atau opini pribadi penulis
-
Struktur ucapan
-
-
ada rujukan terhadap hadirin seperti tuan puan, sidang hadirin dsb
Bahasa yang ringkas, tepat dan padat
-
bahasa laporan mestilah mudah difahami dengan menggunakan ayat-ayat yang ringkas, tepat dan padat
-
-
-
-
-
-
-
Bahasa mudah difahami
-
bahasa tidak bermaksud kiasan, berbunga namun berbentuk padat, ringkas dan sesuai laras bahasa dan tatabahasa mengikut situasi pendengar
Isi yang bermakna
-
Isi pengucapan harus bersesuaian dengan taraf sosial, pendidikan pendengar
-
- Pengesahan minit mesyuarat
Berperanan untuk mengesahkan minit mesyuarat lepas melalui semakan ahli mesyuarat dan meluluskannya jika semua maklumat adalah tepat. Ia boleh diabaikan jika mesyuarat tersebut hanya dijalankan sekali (one-off meeting) sahaja
Sebarang perkara berbangkit yang dibincangkan semasa mesyuarat lalu (tetapi tiada dalam agenda). Perkara ini untuk melaporkan status perkara berbangkit
-
Mencatatkan waktu mesyuarat tersebut tamat, sebarang arahan untuk tindakan lanjut, serta tarikh mesyuarat yang akan datang jika ditentukan dalam mesyuarat
Persembahan Berilustrasi
Fakta yang dipersembahkan hendaklah disertai dengan gambar, graf, jadual, peta minda bagi memudahkan pemahaman pembaca
-
-
-
-
Penamat Laporan
Ditulis di sebelah kiri laporan selepas perenggan terakhir dengan melangkaui dua atau tiga baris kosong penamat
-
Menarik
mengandung unsur keunikan, konflik, atau hal-hal yang memiliki dampak signifikan bagi masyarakat luas
-
Menyebarluaskan Pendapat
dapat memberikan ruang bagi berbagai pihak untuk menyampaikan pandangan atau opini terkait suatu peristiwa
-
-
- rekod bertulis yang merangkumi butiran perbincangan, keputusan, dan tindakan yang perlu diambil semasa mesyuarat
- mengandungi maklumat penting seperti tarikh, masa, lokasi, nama peserta, agenda yang dibincangkan, dan hasil yang dipersetujui
- Jika tidak dilakukan sebarang catatan, rekod tidak boleh disimpan dengan sempurna, sebarang perbincangan dan keputusan dalam mesyuarat itu tidak dapat diambil tindakan susulan
- Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat dan padat kerana laras bahasanya bersifat formal, iaitu menggunakan kata dan ungkapan bahasa rasm
- Semasa menulis minit mesyuarat, ayat-ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan ahli-ahli mesyuarat
- Gaya bahasa minit mesyuarat berbentuk kata-kata tertentu yang dijadikan ungkapan khusus seperti berikut
- berfungsi sebagai dokumen undang-undang yang mengekalkan bukti rasmi keputusan yang telah dibuat
- rekod ini menjelaskan pembahagian tugas dan memastikan setiap individu menjalankan tanggungjawab masing-masing
- Sebagai pendokumentasian maklumat
- Meningkatkan pemahaman staf tentang apa yang sedang/bakal berlangsung
- Memudahkan semakan laporan prestasi dan kemajuan projek
- Merekodkan kekuatan dan kelemahan projek
- Sebuah dokumen yang digunakan untuk menyampaikan maklumat khusus kepada pembaca khusus
- Maklumat tersebut boleh disampaikan secara sistematik dan objektif dengan menitikberatkan ketepatan dan kepadatannya
- Penulisan laporan bergantung kepada tujuan atau perkara yang hendak disampaikan
- Ellis dan Hopkins (1985) Sebuah dokumen yang digunakan untuk menyampaikan maklumat yang khusus kepada pembaca yang khusus
- Oxford English Dictionary (2003) Sesuatu kenyataan formal hasil daripada sesuatu penyelidikan / maklumat lengkap tentang sesuatu hal yang disampaikan oleh sekumpulan penyelidik
- Kamus Dewan (2005) Maklumat tentang sesuatu hal yang dilaporkan
- salah satu bentuk informasi yang disampaikan secara langsung atau melalui media massa, seperti surat kabar, televisi, radio, dan internet
- Mengutip dari buku Pengantar Jurnalistik oleh Kharisma Ayu Febriana, pengertian berita adalah laporan setiap saat atau sesuatu yang menarik bagi pembacanya dan berita terbaik dinilai kemenarikannya bagi para pembaca
- Tajuk Berita Baris pertama yang menarik perhatian pembaca, Mengandungi maklumat ringkas mengenai peristiwa utama
- Tempat dan Tarikh
Menyatakan lokasi dan waktu berlakunya peristiwa.
- bentuk penulisan rasmi yang disediakan untuk khalayak tertentu terutamanya pihak yang berkepentingan kepada organisasi seperti lembaga pengarah, pemegang saham, pelabur dan pelanggan
- memperincikan perancangan pelaksanaan projek/program yang memerlukan kelulusan pihak atasan atau pihak luar
- pertimbangan, keputusan lanjut, serta kelulusan pihak tertentu
- Kata-kata yang mengandungi isi bagi melahirkan berbagai-bagai harapan dan perasaan kepada khalayak tertentu
- salah satu bentuk komunikasi sehala iaitu hadirin hanya mendengar apa yang diujarkan oleh individu yang beruca
- Pengucapan biasanya ada dalam majlis tertentu dan isinya adalah berbeza mengikut kesesuaian majlis
- Kandungan pengucapan juga berbeza mengikut tingkat hadirin seperti usia, pangkat, taraf sosial, pendidikan dan lain-lain
- Ucapan juga diutarakan berdasarkan tema majlis yang dihadiri
-
-
-
- individu yang bertanggungjawab mengendalikan sesebuah majlis dari awal hingga akhir
- memastikan majlis berjalan lancar dengan membuat pengumuman, memberi arahan, dan memandu acara mengikut aturcara yang telah ditetapkan