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Google Project Management - Coggle Diagram
Google Project Management
Fundamentos de la administración de proyectos
Módulo 1
¿Qué es un proyecto?
Es un esfuerzo único, y por lo general incluye un conjunto de entregables únicos. También es un empeño temporal, tiene un principio y un final definidos.
Es una serie de tareas que deben realizarse para alcanzar un resultado deseado.
¿Qué es la gestión de proyectos?
Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir los requisitos del proyecto y alcanzar el resultado deseado.
La gestión de proyectos es valiosa para las empresas porque ayuda a garantizar que un proyecto ofrece los resultados esperados tanto a tiempo como dentro del presupuesto.
Cada vez son más las empresas que empiezan a comprender cómo la gestión de proyectos puede ahorrarles mucho dinero y tiempo.
¿Qué hacen los gerentes de proyectos
Las responsabilidades de un director de proyecto pueden variar según el proyecto, la industria y la empresa en la que trabaje.
Las tareas serán diferentes en cada escenario, pero aquí tienes una descripción general de cómo sería un día normal:
La elaboración de presupuestos y Control de Costes
El Gerente de proyectos tiene la responsabilidad de gestionar los costes del proyecto y asegurarse de que éste se mantiene dentro del presupuesto.
Este es un trabajo de tiempo completo porque el plan que ha creado y administrado puede cambiar y provocar que surjan costos inesperados.
La planificación y organización
Un Gerente de proyectos creará un plan del proyecto, que es una parte clave de la Gestión de proyectos. Ayuda a establecer el tono del proyecto y mantiene al equipo al día y alineado. El Gerente de proyectos también organizará las reuniones y los documentos del proyecto.
Un ejemplo de ello podría ser recopilar los requisitos de los compañeros de equipo o de los clientes. Esto significa averiguar qué es exactamente lo que tu proyecto intenta lograr. Puedes tener una reunión inicial o enviar una encuesta.
La gestión de tareas
Una vez que el proyecto está en marcha, el gerente de proyectos ayuda a gestionar las tareas del equipo. Cuando el equipo alcanza los hitos del proyecto, comunica el avance del mismo a los miembros del Equipo y/o a los Clientes.
Esto ayuda a mantener a los miembros del equipo y a los clientes informados sobre el progreso del proyecto.
Lo más importante que debes saber sobre el día a día de un director de proyectos es lo siguiente: utilizarás diferentes herramientas, técnicas y metodologías todos los días. Nunca hay un momento aburrido.
Todo lo que hacen ayuda a garantizar que el proyecto se pueda completar a tiempo y dentro del presupuesto.
También debe asegurarse de que el resultado del proyecto aporte valor a la empresa.
Un gestor de proyectos puede añadir valor de muchas maneras diferentes. Ya sea creando un nuevo servicio para los clientes o modificando un servicio anterior para que se adapte mejor a las necesidades del cliente. No importa cuál sea la tarea, un proyecto exitoso siempre agregará valor.
Y el trabajo del director del proyecto es asegurarse de que el proyecto sea valioso y exitoso.
Los gerentes de proyectos trabajan en muchas industrias. Los conocimientos que los gestores de proyectos adquieren en un sector pueden aplicarse en otros.
Los Gerentes de proyectos abordan una gran variedad de proyectos desde el principio hasta el final.
Los gerentes de proyectos son responsables de la gestión diaria de los proyectos. Dirigen los proyectos de principio a fin y sirven de guía a su equipo. Los gerentes de proyectos deben aplicar las herramientas, técnicas y procesos adecuados para completar el proyecto con éxito, a tiempo y dentro del presupuesto.
Niveles
Project Manager
Program Manager
Portfolio Manager
Responsables de gestionar un grupo de programas relacionados dentro de la misma organización. Coordinan varios programas para garantizar que van por buen camino y que la organización cumple sus iniciativas estratégicas. Los gestores de cartera examinan todos los proyectos y programas de la organización y priorizan el trabajo según sea necesario.
Gestionan un grupo de proyectos que están relacionados o son similares entre sí y se encargan de la coordinación de estos proyectos. Facilitan la comunicación efectiva entre los gestores de proyectos individuales y proporcionan apoyo cuando es necesario. También ayudan a crear y gestionar objetivos a largo plazo para su organización.
Manejan un solo proyecto. Es un esfuerzo único
Módulo 2
Convertirse en un Project Manager eficaz
El valor de un Gerente de proyectos
Project managers: Los gerentes dirigen los proyectos desde el principio hasta el final y sirven como guías para su equipo, utilizando sus impecables habilidades organizativas e interpersonales en cada paso del camino.
Los Project managers agregan valor a sus equipos y organizaciones de maneras claves que incluyen:
Priorización
Priorización efectiva de las tares necesarias para completar un proyecto. Son expertos en identificar las tares grandes y dividirlas en pasos más pequeños.
Para determinar cuales son las tareas más importantes para el éxito del proyecto se pondrán en contacto con sus equipos y la parte interesada para recopilar información y elaborar un plan.
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Delegación
Los Gerentes de proyectos asignan las tareas en función de las habilidades y los puntos fuertes de los miembros de su Equipo.
Asignan las tareas a las personas que mejor pueden completar el trabajo.
Comunicación efectiva
Tanto con su equipo como con los Stakeholders
Cómo influyen los gestores de proyectos en las organizaciones
Principales formas en que los gestores de proyectos pueden añadir valor a los proyectos y repercutir en las organizaciones
Centrarse en el cliente
Los clientes son siempre un elemento clave para el éxito en cualquier negocio.
En la gestión de proyectos, la palabra "cliente" se refiere a una persona u organización que define los requisitos del proyecto y establece directrices importantes, como el presupuesto y los plazos.
En los proyectos, los clientes pueden ser internos o externos.
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Construir un gran Equipo
El Equipo es el mayor recurso de un Proyecto.
Los gerentes de proyectos añaden valor al proyecto identificando al Equipo adecuado para el proyecto y permitiendo que el equipo tenga éxito y tome decisiones.
Comprender los Requisitos del cliente ayuda a dar forma a las habilidades necesarias para su equipo.
Fomentar las relaciones y la Comunicación
Dedicar tiempo a comprobar a diario cómo se encuentra su equipo y preguntarle si hay algo en lo que necesite ayuda puede contribuir en gran medida a que se sienta valorado y escuchado.
Gestionar el proyecto
Los Miembros del equipo no siempre ven el panorama completo y cómo repercuten en los demás en un proyecto. Un Gerente de proyectos con éxito ve los impactos de cada proceso dentro del proyecto y comunica esos impactos al equipo. Así se asegura de que todos los que trabajan en el proyecto comprenden el objetivo de su tarea, así como el objetivo general del producto acabado.
Derribar obstáculos
Permite a su equipo innovar nuevas formas de hacer las cosas y les da poder para compartir ideas. Como Gerente de proyectos, tiene que ser un modelo de ingenio y colaboración, y animar a su equipo a hacer lo mismo.
Dependiendo del proyecto y de la organización, también puede tener responsabilidades que utilicen sus habilidades interpersonales.
Las Habilidades interpersonales son los comportamientos que utiliza para interactuar con los demás, como la comunicación, la escucha activa y el liderazgo.
Función de un Gerente de proyectos dentro de un Equipo
Responsabilizar a los miembros del equipo por las tareas que les han sido asignadas.
Asegurarse que los problemas y riesgos sean rastreables y visibles, y establecer rutas de escalamiento.
Entender y ayudar al equipo a adoptar los flujos de trabajo y estilos de gestión de proyectos correctos.
Colaborar con otros equipos de la organización para cumplir con los requisitos en función del proyecto, el alcance, el cronograma y el presupuesto.
Clave
Ser capaz de comunicarse claramente con los miembros del Equipo, aclarar los objetivos del Proyecto, conseguir miembros del Equipo con las habilidades adecuadas, medir el progreso del Equipo y reconocer los esfuerzos de los miembros del Equipo es una parte importante de su función como Gerente de proyectos y es clave para el éxito de su Proyecto.