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Paquete contable/ ventajas y desventajas de los métodos
¿Qué es?
Es un programa digital en donde se ingresa la información o datos contables, este método hace más fácil la contabilidad de una empresa y así automáticamente realiza las tareas contables, mejora de manera eficiente la gestión financiera.
Funciones que realiza
Registro de transacciones:
Permiten registrar todos los movimientos financieros de la empresa, como ingresos, gastos, compras, ventas, etc.
Generación de informes:
Elaboran informes financieros como balances generales, estados de resultados, flujos de efectivo, entre otros.
Cumplimiento fiscal:
Ayudan a calcular y generar declaraciones de impuestos, asegurando el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Control de inventario
: Permiten llevar un seguimiento detallado del inventario de la empresa.
Gestión de cuentas por cobrar y pagar:
Facilitan el control de las deudas y créditos de la empresa.
Análisis financiero:
Permiten realizar análisis financieros para la toma de decisiones.
Automatización de tareas:
Automatizan tareas repetitivas como la generación de asientos contables, facturas, etc.
Tipos de paquetes contables
1. Software contable en la nube:
Se caracteriza por almacenar la información en servidores remotos.
2. Software contable de escritorio:
Con esta opción tradicional puedes tener el software instalado en el equipo propio, brindando más confianza para algunos profesionales.
3. Hojas de cálculo:
En el caso de pequeñas empresas o emprendedores que recién inician, las hojas de cálculo como Excel pueden ser una alternativa viable para llevar la contabilidad básica.
4. Software contable personalizado:
En algunos casos las empresas desarrollan su propio sistema, adaptado a sus necesidades específicas.
Ventajas de los métodos
Manuales
Elemento humano.
La contabilidad manual se basa en el juicio y la inspección humanos.
Es más sencillo para las empresas más pequeñas mantenerse al tanto de sus asuntos financieros.
La contabilidad manual se recomienda para las empresas más pequeñas y aquellas con contabilidad de efectivo o menos transacciones financieras.
Menos costoso de configurar e implementar
. Con los procesos automatizados, puede ser costoso capacitar a los empleados, reparar problemas tecnológicos y garantizar la eficiencia con la necesidad constante de actualizaciones y controles regulares.
Electrónico
Maximiza la eficiencia operativa:
La gestión contable digital elimina la carga de trabajo manual repetitiva y propensa a errores, esto libera a su equipo de contabilidad para que se concentre en actividades estratégicas de mayor valor, como el análisis financiero y la planificación a largo plazo.
Brinda acceso a datos financieros en tiempo real
: Las soluciones digitales de contabilidad ofrecen acceso instantáneo a información financiera precisa y actualizada.
Reducción de costos:
La digitalización de la contabilidad financiera reduce significativamente los costos operativos al minimizar los errores manuales, agilizar los procesos y eliminar la necesidad de costosos recursos físicos como archivadores y papelería.
Continuidad garantizada gracias a la integración con sistemas existentes:
Las herramientas de contabilidad digitales se integran a la perfección con otros sistemas empresariales, lo que garantiza la coherencia y la precisión de los datos en el registro financiero en toda la organización.
Cumplimiento normativo y legal mejorado
: Los sistemas contables digitales suelen estar diseñados para cumplir con los requisitos normativos y legales específicos de cada país o industria. Esto asegura que la empresa esté al día con las regulaciones fiscales, contables y de cumplimiento, reduciendo el riesgo de multas y sanciones.
Mayor seguridad de los datos:
La encriptación de datos y la autenticación de usuarios, que protegen la información financiera confidencial de accesos no autorizados. Esto reduce el riesgo de fraude, robo de identidad y otras amenazas cibernéticas.
Facilidad de auditoría y seguimiento:
La digitalización facilita la auditoría interna y externa al proporcionar un registro completo y fácilmente auditable de todas las transacciones financieras. Los sistemas contables digitales permiten rastrear y documentar cambios en los registros, lo que facilita la verificación de la precisión y la integridad de la información financiera.
Pólizas
Registro ordenado:
Una póliza contable permite mantener un registro organizado de todas las transacciones financieras de la empresa. Esto facilita el seguimiento y la comprensión de las actividades contables, así como la localización de información específica cuando sea necesario.
Cumplimiento normativo:
La llevanza de una póliza contable adecuada ayuda a cumplir con los requisitos legales y normativos establecidos por las autoridades fiscales y reguladoras.
Control financiero:
Las pólizas contables permiten un mayor control sobre los movimientos financieros de la empresa lo que ayuda a prevenir pérdidas económicas y a detectar oportunidades de mejora.
Toma de decisiones:
La información registrada en las pólizas contables proporciona datos precisos y actualizados sobre la situación financiera de la empresa. Esto permite tomar decisiones fundamentadas y evaluar el desempeño de la organización.
Auditoría y revisión:
En caso de que se requiera una auditoría interna o externa, la existencia de una póliza contable adecuada simplifica enormemente el proceso.
Desventajas de los métodos
Manuales
Riesgo de error humano.
Los descuidos, el mal manejo de la información confidencial y los errores humanos comunes pueden afectar negativamente el proceso de contabilidad.
Tiempo.
Los tenedores de libros y contadores pueden dedicar horas a tareas manuales en comparación con la contabilidad automatizada y las empresas que adoptan la tecnología y la hacen trabajar para ellos.
Riesgos de seguridad.
Con los archivos de casos y documentos físicos, existe un mayor riesgo de que la información sea robada, extraviada o dañada, y la falta de un sistema de copia de seguridad adecuado puede resultar en la pérdida permanente de registros esenciales.
Electrónicos
Dependencia de la conexión a Internet:
El principal punto negativo de la contabilidad online es la total dependencia de la conexión a Internet. Si no se dispone de conexión a Internet resulta imposible acceder al sistema de contabilidad, por lo que impide poder trabajar con el mismo.
Desconfianza
: Existen personas que creen que detrás puede haber ciberdelincuentes que pretenden hacerse con esta información sensible en todo momento, y esto también ocurre en la contabilidad online.
Brecha digital:
Aún existen muchas otras empresas que están acostumbradas a llevar la contabilidad de forma tradicional y que el aprendizaje de esta nueva modalidad les supone un problema.
Pólizas
Puede ser fácil equivocarse al colocar datos en las columnas, pues el registro es tabular.
No funcionan en empresas pequeñas con poco movimiento, pues significan un coste elevado.
Requiere de gran cuidado a la hora de registrar las operaciones, lo que puede ocasionar muchos errores
