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Module 8 : Maintenir - Formation et sensibilisation - Coggle Diagram
Module 8 : Maintenir - Formation et sensibilisation
Formation et sensibilisation
obj :
renforcer la culture interne de protection des données
impliquer tous les employés, et éviter les incidents liés à l'ignorance, à l'inattention ou aux mauvaises pratiques
Formations
= action planifiée et structurée, souvent :
obligatoire
périodique
tracable
elle doit :
couvrir les règles fondamentales (RGPD, rôles, droits, sécurité)
être adaptée à la fonction (RH, IT, marketing, managers)
inclure un support pédagogique clair (présentiel, e-learning, quizz,...)
faire l'objet d'un suivi de participation et de validation
obj : acquisition de connaissances
Sensibilisation
= démarche continue, plus souple, qui vise à :
renforcer les bons réflexes au quotidien
rappeler régulièrement les messages clés
réagir aux évènements (nouveau risque, incident, règlementation)
elle passe par :
affiches, vidéos courtes, campagnes internes
messages dans la newsletter, le portail RH ou l'intranet
simulations ou jeux sérieux (phishing, data breach...)
témoignages ou études de cas d'incidents réels
ex : campagne annuelle "Les 5 réflexes pour protéger les données de vos clients"
obj : maintien de la vigilance, evolution des comportements
Tirer parti des incidents relatifs à la protection des données personnelles
obj : utiliser les icidents comme leviers de sensibilisation et d'amélioration continue, plutôt que de les enterrer ou les traiter isolément
incident = tout évènement susceptible d'affecter :
la confidentialité, l'intégrité ou la disponibilité des données personnelles
envoi d'un email à la mauvaise personne
perte d'un ordinateur contenant des données sensibles
fuite de données via un prestataire
rancongiciel (ransomware)
Etapes clés de gestion post incident avec un volet pédagogique
Identification et analyse
conmprendre ce qui s'est passé, pourquoi, et quelles données sont concernées
identifier les causes profondes (erreur humaines ? manque de formation ? faille technique ?)
Communication interne ciblée
informer les personnes concernées (équipe, direction, responsables métiers)
sans accuser, mais avec clarté et pédagogie
mettre en lumière les erreurs de processus ou de comportement à corriger
Capitalisation
intégrer le retour d'expérience dans la formation continue
créer une fiche de sensibilisation, un cas pratique ou un scénario de simulation
mettre à jour les politiques ou procédures si necessaire
ex : après une fuite de données RH liée à une pièce jointe mal envoyée => lancement d'une campagne "réfléchissez avant d'envoyer"
BONNES PRATIQUES
Mettre en place un processus de retour d'experience (REX) après chaque incident
Prévoir une communication bienveillante et non punitive
Evaluer les impacts pédagogiques via des quizz ou ateliers
Intégrer les incidents internes et externes (actualité) dans la veille sensibilisation
Communication
obj : faire en sorte que la protection des données soit perçue comme un sujet vivant, transversale et accessible, à travers une communication claire, engageante et régulière
Objectifs de la communication
faire connaitre les politiques, procédures, droits et responsabilités
rappeler les bons réflexes régulièrement
montrer l'engagement de la direction et valoriser les efforts de l'organisation
préparer les collaborateurs à réagir en cas d'incident ou de demande externe
Canaux de communication possibles
Email ou newsletter
Diffusion de rappels, alertes, nouveautés règlementaires
Intranet
Référentiel central : politique, fiches pratiques, contact DPO
Affiches / visuels
Messages simples et visibles dans les espaces communs
Réunions d’équipe
Moments d’échange autour de la conformité (cas concrets)
Vidéos courtes
Capsules pédagogiques diffusées périodiquement
Témoignages ou success stories
“Comment j’ai protégé une donnée client”, “Le jour où j’ai évité une fuite”
Clés de réussite
Adapter le ton et le format à l'audience (pas de jargon)
être régulier
une campagne annuelle ne suffit pas (prévoir des rappels fréquents)
créer une identité visuelle du programme (logo, couleurs, mascotte si besoin)
mettre en avant le contact du DPO ou des référents comme personne-ressource accessible
intégrer la communication dans les temps forts de l'entreprise (séminaires, onboarding, cybermois, etc.)
BONNES PRATIQUES
Lier communication & incident
créer des slogans mémorables
"un fichier de trop, un risque de plus"
mesurer l'impact (consultation des ressources, clics, retours terrain)
relier les messages au quotidien des collaborateurs : messagerie, bureautique, télétravail
Sensibilisation au programme de protection des données personnelles de l'organisation
obj : s'assurer que toutes les parties prenantes comprennent le programme, s'y reconnaissent, et adoptent les bons comportements, adaptés à leur rôle
sensibilisation = démarche progressive
pour :
faire évoluer les pratiques et les réflexes
créer une culture partagée de la protection des données
impliquer les équipes dans une logique de responsabilité et de vigilance
Qui doit être sensibilisé ?
tous les collaborateurs (su stagiare au COMEX)
frs et ST ayant accès à des données personnelles
partenaires métiers ou clients dans certains cas
eventuellement le grand public (notices, campagnes clients)
Contenu d'un programme de sensibilisation structuré
Objectifs pédagogiques
Expliquer le “pourquoi” du programme (conformité, éthique, confiance)
Règles pratqies
Exemples concrets de ce qu’il faut/ne faut pas faire
Processus clés
Que faire en cas de demande de droit, d’incident, de transfert de données
Canaux de communication
Multicanal : affiches, emails, vidéos, fiches
Périodicité
Messages réguliers (trimestriels, semestriels…)
Responsables du suivi
DPO, RH, conformité, managers locaux
BONNES PRATIQUES
Impliquer les managers comme relais de sensibilisation
Créer des kits clés en main à diffuser par service (ex : "La proetcion des données en 5 questions pour la RH"
Intégrer la sensibilisation au plan de communication du programme RGPD
Prévoir une courte sensibilisation dès l'onboarding des nouveaux collaborateurs
Sensibilisation : actions opérationnelles
obj : Décliner la sensibilisation en gestes simples, visibles et réguliers, adaptés aux contraintes du terrain et reliés aux situations concrètes rencontrées par les collaborateurs.
Exemples d’actions concrètes
Actions périodiques 📅
Campagnes internes (cybersécurité, RGPD, consentement, mots de passe…)
Semaine ou mois de la protection des données
Envoi de quizz mensuels ou d’infographies ludiques
Actions ciblées 🎯
Modules “métiers” : sensibilisation spécifique pour RH, marketing, IT, achats…
Scénarios de simulation : traitement fictif + quiz sur la bonne conduite à adopter
Micro-apprentissage (vidéos de 2-3 minutes sur un point clé)
Actions contextuelles 🧠
Sensibilisation post-incident (cf. section 8.2)
Messages clés dans les moments critiques : onboarding, déploiement d’un nouvel outil, fusion-acquisition
Outils et supports utilisables
Affiches / écrans d’accueil
Rappels visuels des principes clés (“Verrouillez votre session !”)
Capsules vidéo ou BD
Transmettre un message en moins de 2 minutes
Quiz interactif
Renforcer la mémorisation et mesurer la compréhension
Fiches réflexes
À garder à portée de main sur des sujets pratiques
Serious games ou escape game RGPD
Approche ludique et immersive (très efficace en présentiel)
BONNES PRATIQUES
MIser sur la régularité et la diversité des formats
Varier les tons : humour, storytelling, chiffres, témoignages
associer les managers de proximité pour relayer le messages
mettre en avant les bons exemples internes (collaborateurs exemplaires, incidents bien gérés)
Identification de publics pour la formation
obj : Segmenter les publics à former afin de proposer un contenu pertinent, engageant, et proportionné à leur exposition au risque.
Quels publics former ?
Tous les employés
Accès occasionnel ou indirect à des données (ex : e-mails, fichiers partagés, badges)
Rôles sensibles (RH, paie, santé, IT, juridique)
Accès régulier à des données confidentielles ou sensibles
Managers / responsables de traitement
Décident des traitements, doivent comprendre les enjeux RGPD
Prestataires et sous-traitants
Peuvent manipuler ou héberger des données personnelles
Nouveaux arrivants
À sensibiliser dès l’onboarding
Fonctions support (compta, logistique)
Accès à des données limitées, mais besoin de vigilance
Fonctions marketing, ventes
Collecte de données, prospection, gestion des consentements
Pourquoi segmenter ?
Pour gagner en efficacité pédagogique
Pour éviter des formations trop génériques, perçues comme inutiles
Pour réduire les coûts et le temps passé, en ciblant les messages clés
Pour se conformer à une logique de proportionnalité RGPD : plus le risque est élevé, plus la formation doit être poussée
Méthodes de segmentation
Par service ou direction
Par niveau de traitement ou d'accès aux données
Par profil de poste (utilisateur, décideur, technicien)
Par pays ou contexte réglementaire local, si l’entreprise est internationale
Une cartographie des risques peut aider à identifier les profils prioritaires.
BONNES PRATIQUES
Associer la formation initiale à l’entrée dans l’entreprise (kit onboarding)
Mettre à jour la segmentation au fil du temps (mobilité interne, nouveaux outils)
Documenter les publics formés pour prouver l’accountability
Stratégies de formation et de sensibilisation
obj : Définir une stratégie globale et pérenne, plutôt que de lancer des actions isolées. Cela implique de structurer, prioriser et planifier la montée en compétence des publics cibles.
Stratégies possibles selon le contexte de l’organisation
Ciblée par service ou profil
Grandes entreprises, besoin d’adapter les contenus (RH ≠ IT)
Périodique (ex : annuelle)
Maintien de la culture de conformité sur le long terme
Basée sur le risque
Organisation avec ressources limitées, priorisation sur les métiers à fort impact
Déclenchée par évènement
Sensibilisation après incident, changement d’outil ou évolution réglementaire
Intégrée dans la culture d’entreprise
Organisations matures, conformité vécue comme une valeur collective
Facteurs à prendre en compte dans le choix de stratégie
Taille et structure de l’organisation
Maturité RGPD : démarrage ou programme avancé ?
Disponibilité des ressources (humaines, financières, outils)
Niveau d’exposition au risque (types de données traitées, complexité des traitements)
Contexte métier ou réglementaire spécifique (santé, finance, secteur public…)
BONNES PRATIQUES
Commencer par une phase de diagnostic (risques, culture interne)
définir une stratégie à 12 ou 24 mois, puis l'ajuster chaque année
prévoir une combinaison de formats (formation initiale + rappels réguliers)
impliquer les parties prenantes dès la conception (communication, RH, etc.)
Méthodes de formation et de sensibilisation
obj : Choisir des méthodes variées et adaptées pour maximiser l’impact, l’engagement et la mémorisation des bonnes pratiques en matière de protection des données.
Méthodes de formation formelle
Présentiel (en salle)
Interactif, personnalisable, permet les échanges
Coûteux, logistique plus lourde
E-learning / modules en ligne
Scalable, traçable, autonome
Moins engageant sans animation
Webinaires / classes virtuelles
Moins cher que le présentiel, interactif en direct
Moins dynamique, dépend de la connexion
Tests de validation / quiz
Permet de vérifier la compréhension
Peut être perçu comme scolaire s’il est mal intégré
Méthodes de sensibilisation continue
Campagnes internes
Mails mensuels, “la bonne pratique du mois”, affiches
Infographies et visuels
Rappels sur les gestes clés (verrouiller son PC, éviter les clés USB non chiffrées)
Vidéos courtes ou motion design
Capsules de 2 à 5 minutes sur un sujet précis
Jeux pédagogiques
Escape game RGPD, serious game, simulateurs d’incidents
Scénarios interactifs
“Et vous, que feriez-vous dans cette situation ?”
Combiner les méthodes
Une approche mixte est souvent la plus efficace :
Formation initiale obligatoire (e-learning ou présentiel)
Rappels réguliers (campagnes, quizz)
Sensibilisation thématique (marketing, RH, sécurité, achats)
Suivi de l’impact avec des indicateurs (cf. section 8.9)
BONNES PRATIQUES
Varier les formats pour éviter la lassitude
Tester les méthodes auprès d’un échantillon pilote
Associer les référents métiers pour adapter les messages
Rendre les supports visuellement attractifs et pratiques
Documenter les sessions pour prouver l’accountability
Utilisation d'indicateurs
obj : Passer d’un programme déclaratif (“on forme”) à un programme piloté par les données (“on prouve qu’on forme efficacement”)
Pourquoi utiliser des indicateurs ?
Suivre l’engagement réel des collaborateurs
Prouver l’accountability face à une autorité de contrôle (CNIL)
Identifier les populations exposées mais non formées
Ajuster les contenus, formats et fréquences en fonction des retours
Exemples d’indicateurs utiles
Formation
% de collaborateurs formés, taux de réussite aux quiz, fréquence des formations
Participation
Taux de complétion des e-learnings, taux de lecture des newsletters RGPD
Réactivité
Nombre de retours ou questions après une campagne
Impact comportemental
Réduction des erreurs humaines signalées (ex : mauvais destinataire d’email)
Satisfaction
Scores de feedback à chaud ou à froid des formations
Suivi dans le temps
Comparaison année N / année N-1 sur les niveaux d’adhésion
Outils de collecte
LMS (Learning Management System) pour les modules e-learning
Enquêtes internes (type SurveyMonkey, Google Forms, etc.)
Statistiques d’envoi et d’ouverture des mails / campagnes
Retours d’audit ou d’incidents
BONNES PRATIQUES
Définir un tableau de bord RGPD avec indicateurs spécifiques à la formation
Associer les RH et le DPO dans le suivi
Ne pas se limiter aux chiffres : inclure aussi la qualité perçue et les comportements réels
Présenter les résultats périodiquement à la direction ou au comité de gouvernance