Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Електронний документ і документообіг - Coggle Diagram
Електронний документ і документообіг
Електронний документ
Поняття електронного документа
Визначення (законодавче)
Відмінність від паперового документа
Види електронних документів
Текстові
Табличні
Презентації
PDF-документи
Формати електронних документів
DOCX, XLSX, PDF, ODT, XML
Відкриті та закриті формати
Електронний підпис
Простий, удосконалений, кваліфікований (КЕП)
Перевірка достовірності
Юридична сила електронних документів
Види документів
Офіційні (накази, звіти)
Особисті (заяви, резюме)
Бізнес-документи (рахунки, договори)
Структура
Зміст (текст, таблиці, зображення тощо)
Метадані (дата, автор, тема, версія)
Реквізити (підпис, печатка, штамп)
Формат (DOCX, PDF, ODT тощо)
Життєвий цикл
Створення
Редагування
Підписання
Відправка/обмін
Архівування або знищення
Документообіг
Визначення документообігу
Види документообігу
Внутрішній
Зовнішній
Етапи документообігу
Створення
Узгодження
Зберігання
Передача
Знищення/архівування
Учасники
Автор
Відповідальний виконавець
Керівник
Адміністратор СЕД
Програмне забезпечення
Системи електронного документообігу (СЕД)
M.E.Doc
ДокМен
Google Workspace
Функції СЕД
Реєстрація
Контроль термінів
Пошук і фільтрація
Інтеграція з іншими системами
Функціональні можливості
Створення та обробка документів
Зберігання й архівування
Відстеження руху документів
Автоматичні сповіщення
Інтеграція
CRM-системи
Електронна пошта
ERP-рішення
Безпека електронних документів
Захист даних
Шифрування
Доступ за ролями
Збереження
Криптографія
Мета:
Захист вмісту документів від несанкціонованого доступу
Гарантія цілісності та достовірності даних
Типи шифрування:
Симетричне: один ключ для шифрування і розшифрування
(напр. AES)
Асиметричне: відкритий і закритий ключ
(напр. RSA, використовується в КЕП)
Цифровий підпис:
Використовує хеш-функцію (SHA-256 тощо)
Підтверджує, що документ не змінено після підписання
Сертифікати відкритих ключів:
Видаються акредитованими центрами сертифікації
Забезпечують довіру до підписувача
Захищені сервери
Фізична безпека:
Сервери в дата-центрах із контролем доступу, відеонаглядом, пожежогасінням
Програмна безпека:
Брандмауери (firewalls)
Антивірусне та антишпигунське ПЗ
Захищене з'єднання:
Протоколи HTTPS, SFTP, VPN
SSL/TLS для захищеної передачі документів
Резервне копіювання:
Регулярне створення бекапів
Зберігання в географічно віддалених локаціях
Аудит та моніторинг:
Ведення логів доступу
Системи виявлення вторгнень (IDS/IPS)
Резервне копіювання
Аутентифікація користувачів
Резервне копіювання
Законодавство
Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»
Закон «Про електронні довірчі послуги»
Регламенти ЄС (наприклад, eIDAS)
Основні закони
«Про електронні документи та електронний документообіг»
«Про електронні довірчі послуги»
Регламенти та стандарти
Національні та міжнародні
Юридичне значення
Документ з КЕП як доказ у суді
Визнання міждержавних підписів (напр., eIDAS у ЄС)