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Module 6 : Protéger - Politiques - Coggle Diagram
Module 6 : Protéger - Politiques
Qu'est ce qu'une politique de protection des données personnelles ?
Définition
la politique est un document formel qui :
établit les principes directeurs en matière de traitement des données personnelles
décrit les engagements de l'organisation vis-à-vis des personnes concernées et des autorités
définit les responsabilités internes
sert de base à la diffusion de la culture de la conformité
Rôle stratégique de la politique dans l'organisation
oriente les actions internes (collecte, traitement, conservation, partage)
sert de référence pour les audits internes ou externes
encadre les pratiques métiers (RH, marketing, etc.)
appuie la démonstration de l'accountability
Exemples de contenu
finalités des traitements autorisés
encadrement des transferts de données
principes d'accès, de conservation, de sécurité
règles pour les sous-traitants
obligations de notification en cas d'incident
Eléments de politiques de protection des données personnelles
obj : offrir une politique qui soit à la fois complète, compréhensible et applicable au quotidien
Objectifs
Expliqu pourquoi la politique existe, ce qu'elle vise à protéger
Portée
Précise à qui et à quoi elle s'applique
Définitions
Clarifie les termes clés
Principes RGPD
Rappelles les 6 principes fondamentaux
Rôles et responsabilités
Définir qui fait quoi
Droits des personnes
Rappelle les droits garantis
Sécurité des donnéeqs
Transferts de données
Révision et mise à jour
Fréquence et responsable des mises à jour (ex : annuelle ou à chaque évolution réglementaire/technique)
Canaux de contact
DPO, points de contact internes, modalités pour poser des questions ou signaler un incident
BONNES PRATIQUES
adapter le niveau de détail au public cible
utiliser une structure claire et cohérente (titres, paragraphes courts, encadrés
ajouter des exemples concrets pour illustrer les règles
traduire la politique si l'entreprise opère dans plusieurs pays ou langues
ERREURS FREQUENTES
politique trop longue ou trop technique
oubli de certains traitements sensibles (ex : vidéosurveillance, biométrie)
politique figée, non révisée depuis plusieurs années
absence de lien avec la gouvernance réelle (procédures, outils, comité)
Interaction de la politique de protection des données personnellles
obj : la politique s'insère dans l'organisation, faire en sorte que la politique devienne un outil opérationnel
Intégration dans les fonctions métiers
La politique doit dialoguer avec les réalités des différents départements
ressources humaines
gestion des données d'employés, transparence RH, conservation des données
marketing
consentement, prospection, cookies, base CRM
IT/Sécurité
Mise en oeuvre des mesures techniques et d'accès
Juridique / conformité
Clauses contractuelles, gestion des droits, transferts de données
Achats
véification
la politique doit parler le langage des métiers, avec des règles claires et adaptées à leurs contextes
Intégration dans les processus et projets
la politique doit être incarnée dans les pratiques de l'organisation, exemple :
checklist de conformité RGPD dans les projets IT
validation des traitements par le DPO avant lancement
formation des nouveaux employés sur les principes clés
lien avec les politiques existantes
Collaboration transversale et gouvernance
mise en place de points de contact privacy dans chaque service
intégration au comité de gouvernance des données ou de conformité
communication régulière sur les mises àjour de la politique ou les incidents
BONNES PRATIQUES
organiser des ateliers d'approbation avec les départements
créer des FAQ internes ou des supports simplifiés par métier
mettre à disposition des modèles et cheklists opérationnels (modèles de clauses, quide DPIA simplifié)
Communication interne de la politique
obj : garantir que tous les collaborateurs connaissent l'existence ed la politique, comprennent leur rôle et savent où trouver l'information utile
moyens de communication efficace
email
intranet
réunions d'équipe
formations obligatoires
onbording
messages clés à faire passer
Pourquoi cette politique est importantes (risques, obligations, éthique)
quelles sont les règles principales à retenir
qui contacter en cas e doute
ce qui se passe en cas de non respect
adapter le message à la cible
évitr le jargon juridique ou technique pour les non-spécialiste
utiliser des exemples concrets pour chaque service (ex : Puis je envoyer ce fichier client par mail ?)
mettre en avant les bons réflexes plutot que la peur des sanctions
BONNES PRATIQUES
créer un "rappel annuel" ou une campagne de sensibilisation autour de la politique
ajouter une attestation de lecture et d'acceptation
mettre en place des supports synthétiques : fiches mémo, infographies; vidéo courte
evaluer la compréhension via des quiz ou mini-tests
Considérations relatives aux coûts
obj : aider à anticiper les ressources nécessaires pour élaborer et maintenir une politique efficace, et justifier ces coûts auprès de la direction
Quels sont les postes de coût ?
Elaboration
temps du DPI, de la conformité, du juridique pour rédigeer et valider le contenu
Traduction et localisation
traductions en plusieurs langues, adaptation aux filiales ou au droit local
Communication
campagne interne, supports visuels, vidéos explicatives
formation
modules e-learning, sessions animées, quiz, attestations
outils et technologies
intranet, gestion documentaire, accusés de lecture
mise à jour
révisions annuelles, prise en compté de nouvelles lois, feedback terrain
Support
réponses aux questions des employés, accompagnements métiers
Pourquoi justifier ce cout ?
pour obtenir des ressources (budget, temps, personnel)
pour montrer que la compliance est un levier de maitrise des risques (pas un simple cout)
pour comparer le cout de prévention avec le cout d'une non conformité
sanctions (amendes), pertes de réputation, etc.
Arguments à présenter à la direction
la politique permet de structurer la conformité et d'éviter des sanctions
elle renforce la confiance des clients, partenaires, autorités
Elaboration efficace de politiques pour les employés
Adapter le langage
bannir le jargon juridique ou technique inutile
utiliser des phrases courtes, affirmatives, concrètes
privilégier un ton clair, direct et positif (ex : vous devez" ou lieu de " il conviendra que")
obj : rendre la politique intelligible dès la première lecture, sans formation juridique préalable
Donner des repères opérationnels
exemples concrets par situation métier (ex : vous devez verrouiller votre écran en quittant votre poste)
tableaux ou schémas pour illustrer les bons comportements
fiches pratiques complémentaires (ex : que faire si je recois une demande d'accès aux données ?)
Clarifier les attentes
Que dois faire l'employé en cas de doute ou de violation ?
Quels comportements sont attendus en matière d'e-mail, de fichiers, de contacts avec l'extérieur ?
quels sont les canaux de signalement ou d'assistance ?
BONNES PRATIQUES
Segmenter la politique (Partie commune + annexes métiers si besoin)
Créer un résumé exécutif (en 1 page) avec les 5 règles clés à retenir
présente l'essentiel d'un document plus long
permet de comprendre rapidement les points clés sans lire l'intégralité du contenu
valider la lisibilité avec un panel de non-experts
associer la politique à une formation obligatoire
faire en sorte que la politique ne soit pas simplement oubliée mais comprise et appliquée par les employés
A eviter
un pdf de 40 pages jamais lu
une politique copiée-collée du service juridique sans contextualisation
des obligations vagues ou contradictoires (ex : protéger les données" sans explication)
Implication des fournisseurs et processus d'achat
obj : intégrer la protection des données dans les processus d'achat, de contractualisation et de gestion des fournisseurs (art 28 RGPD)
Pourquoi impliquer les fournisseurs ?
Le responsable de traitement responsable de la conformité, même si le traitement est externalisé
Les fournisseurs peuvent représenter des points faibles en matière de sécurité ou de confirmité
encadrement contractuellement des relations avec les sous-traitants (DPA)
Que prévoir dans les politiques et procédures d'achat ?
Vérifier si le fournisseur traite de données personnelles
EValuer s'il est ST au sens du RGPD
Intégrer une clauase RGPD dans le contrat
Préciser les obligations (sécurité, notification, aide au DPO...)
Evaluer le niveau de sécurité du fournisseur
Questionnaire, certification ISO 27001, audits
Limiter les transferts hors UE ou les encadrer (SCC, DPF, BCR...)
répondre aux exigences de l'art 44 RGPD
Tenir à jour un registre des sous-traitans
Suivi des obligations de conformité dans la chaine de traitement
Contenu type d'une clause de protection des données
FInalité du traitement
Type de données traitées
Obligations de sécurité
Confidentialité
Aide à l'exercice des droits
Notification en cas de violation des données
Restitution ou destruction des données à la fin du contrat
Droit d'audit du donneur d'ordre
BONNES PRATIQUES
Créer une cheklist "conformité RGPD" dans le processus d'achat
Avoir un modèle de DPA standardisé validé par le DPO ou service juridique
Former les achaeteurs / services juridiques à l'identification des sous-traitants
Rélaiser une revue périodique des frs critiques
Politiques de conservation et de destruction des données
Définir les durées de conservation
chaque trt de dcp doit avoir une durée définie, justifiée et documentée
Les durées dépendent de :
la finalité du trt
la nature des données
les délais légaux
Les durées doivent être documenté dans le registre des traitements et/ou dans une politique de conservation des données
Que faire à l'échéance ?
suppression définitive des données
anonymisation irréversible
archivage sécurisé (si obligation légale, avec accès restreint)
BONNES PRATIQUES
Créer une table de conservation partagée avec les équipes métiers et juridiques
Privilégier la conservation limitée par défaut dans les outils
Mettre en place des rapports automatisés de suppression/anonymisation
Evaluer régulièrement l'adéquation des durées
Mise en oeuvre et boucle de rétroaction
Mise en oeuvre effective
validation formelle par la direction ou le comité de gouvernance
Diffusion à tous les niveaux
Intégration dans les processus interne
Formation des collaborateurs
Boucle de rétroaction continue
obj : mettre en place des mécanismes pour évaluer l'efficacité de la politique et l'adapter si besoin
feedback des utilisateurs
identifier les zones floues ou mal comprises
audits internes
vérifier l'application effective des règles
incidents ou alertes
détecter des failles dans l'application ou la sensibilisation
veille réglementaire
adapter la politique aux évolutions du droits
Mise à jour de la politique
fréquence recommandée : au moins une fois par an, ou à chaque changement majeur (réglement, outil, organisation)
Doit être documentée (date, version, validation)
inclure un historique des modifications (utile en cas d'audit)
BONNES PRATIQUES
mettre en place un comité de suivi de la politique
utiliser un outil de gestion documentaire
prévoir une formule de retour simplifiée ("siganlez une abmbiguité ou une difficulté dans la poilitique ici")
mesurer l'adhésion