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MANUALES DE PROCEDIMIENTO Los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración concernientes a políticas, organización y procedimientos.
¿Qué es un manual? Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, política, procedimientos, organización de un organismo social, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.
Duhalt K. M.
Los manuales administrativos
constituyen medios valiosos para la comunicación, y fueron concebidos dentro del campo de la administración para registrar y transmitir, sin distorsiones, la información referente a la organización y funcionamiento de una empresa, así como la de las unidades administrativas que la constituyen.
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Precisar las funciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
Permitir el ahorro de esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrumentos y directrices.
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Servir de medio de integración y orientación al personal de un nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas áreas.
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Los Manuales de Procedimientos son herramientas efectivas del Control Interno las cuales son guías prácticas de políticas, procedimientos, controles de segmentos específicos dentro de la organización; estos ayudan a minimizar los errores operativos financieros, lo cual da como resultado la toma de decisiones óptima dentro de la institución
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- Ser una guía para las operaciones de la organización
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- Ser una guía para el entrenamiento del personal.
- Facilitar la comunicación e interpretación de los pro-
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- Manuales de procedimiento y su vinculación con el
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Objetivos de los manuales
c) Función que desempeñan los manuales administrativos en una organización descentralizada.
Con la descentralización, los ejecutivos asesores tienen la responsabilidad de formular indicaciones de políticas relacionadas con las actividades.
Los procedimientos de control financiero y otro mas que se relacionen con el deberán publicarse a fin de que la autoridad para acciones específicas quede delegada de acuerdo con el plan de descentralización.
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Debe tender a que las divisiones operantes desarrollen y mantengan al día sus propios manuales, en los cuales interpreten datos de los manuales de la matriz y adapten las instrucciones a sus objetivos y condiciones locales.
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a) Por su contenido.
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Contenido múltiple, que trate dos o mas de estos temas, por ejemplo
Manuales de puesto (precisa labores, procedimientos y rutina de un puesto).
Manuales de técnicas (trata acerca de los principios y técnicas de una actividad determinada, por ejemplo, el manual de técnicas de sistemas y procedimientos).