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Metodología de la Auditoria Administrativa - Coggle Diagram
Metodología de la Auditoria Administrativa
Planeación
Objetivo:
Subsana deficiencias.
Evalúa la eficiencia organizacional
Mejoran las prácticas empresariales
Factores que se revisan:
Proceso Administrativo
Planeación
Futuro de la empresa
Organización
Actuar de la empresa
Control
Decisiones
Dirección
Medición del Progreso
Elementos específicos
Ejemplo, Adquisiones, algún departamento...
Fuentes de Información
Internas
Personas dentro de la organización
Externas :
Personas fuera de la organización
Criterios para la Investigación preliminar
Definir a donde vamos
¿como lo vamos a hacer?
Especificar el perfil del auditor.
Diagnóstico preliminar
Percepción del auditor acerca de la empresa
Puede ser un tanto empírica.
Es intangible.
Es relevante para definir el curso a seguir.
Preparación del proceso
Propuesta técnica.
Programa de trabajo.
Instrumentación
Técnicas de recolección
Investigación documental
Localizar, revisar y estudiar la documentación
Observación directa
Ver a ojo normal como va todo en la empresa
Acceso a redes de información
Revisar el intercambio de información por medio internos como INTRANET
Entrevista
Como su nombre lo dice
Saber lo que el empleado sabe
Por qué lo sabe
Cuestionarios
Un formato mas formal que:
Obtiene información veraz
Son iguales
Cédulas
Formularios usados por la organización
Recolección de Información
Tarea que registra todo hallazgo encontrado, debe:
Ser preciso al tomarla.
Aplicar criterio de discriminación
Medición
Se deben utilizar para mejorar la manejabilidad del trabajo.
Deben proporcionar confiabilidad.
Deben ser acordes a las directivas organizacionales.
Indicadores
Elemento estratégico del proceso de evaluación de la forma de gestión organizacional
Permiten acordar acciones
Se puede comparar la información
Mejorar chequeos históricos de la información
Manejo de Papeles de trabajo
Dan sustento al trabajo del auditor
Se describe el trabajo hecho
Pruebas realizadas
Técnicas y procedimientos
Deben incluir, entre otras cosas:
Identificación
Proyecto
Índices, cuestionarios
Anotaciones personales
Reportes
Supervisión para mantener coordinación efectiva
Se debe delegar supervisión sobre el trabajo ejercido por los auditores
Debe realizarlo una persona con experiencia.
Debe asegurarse, entre otros puntos, lo sigueinte:
Concordancia entre los niveles de auditoria.
Monitorear y revisar el trabajo realizado.
Celebrar reuniones de progreso.
Examen
Análisis Multinivel
Mayores niveles para mayor precisión
Primer Nivel
Diagnóstico Preliminar
Segundo Nivel
Examen de resultados obtenidos orientado por los indicadores de gestión.
Tercer Nivel
Detección de "reglas del juego no escritas".
Cuarto Nivel
Definición de contexto de interdependencia.
Quinto Nivel
Tendencia de desempeño y redireccionamiento propuestos.
Procedimiento
Tenemos, primeramente que desmenuzar todo, siguiendo, entre otros, estos pasos.
Conocer el hecho que se analiza y describirlo.
Esto se puede lograr con diversas preguntas, incluyendo el "¿por qué?".
Descomponerlo y revisarlo de manera crítica.
Descubrir e identificar su comportamiento.
Adopción de una actitud interrogativa.
Significa formular estas seis preguntas base:
¿Qué trabajo se hace?
¿Para qué se hace?
¿Quién lo hace?
¿Con qué se hace?
¿Cuándo se hace?
Finalizar en todas las interrogantes con más "¿Por qué?"
¿Por qué se hace?
Identificar reglas del juego no escritas.
El análisis permite que el auditor enlace información específi ca con supuestos subyacentes que son en gran medida reglas del juego no escritas
Motivadores
Facilitadores
Incentivos
Prever surgimiento de comportamientos
Efecto colaterales de las "reglas del juego no escritas"
Impotencia
Bloqueo
Cinismo
Juego de poder
Anarquía
Anticipar surgimiento de detonadores
Efecto colaterales de las "reglas del juego no escritas"
Intolerancia
Trabajo en equipo deficiente
Estrés
Tiempo de entregas prolongados
Enfoques para análisis administrativo
Constituyen los instrumentos en que el auditor
se apoya para complementar sus observaciones.
Comprobar si la ejecución fue correcta con anterioridad.
Soporte a la investigación cualitativa y cuantitativa.
Asociar uso de recursos
Determinar los grados de concistencia.
Formulación del diagnostico administrativo
Transforma los hechos y experiencias en conocimiento administrativo
Permite establecer las bases de actuación con certeza
Mecanismo de estudio y aprendizaje.
Dictamen
Lineamientos generales
Debe ser muy puntual, prestando atención a la formulación de criterios. Además, debe seguir, entre otros, los siguientes pasos:
Ponderar soluciones.
Establecer bases para la comunicación permanente.
No perder de vista el objetivo general de la auditoria.
Tomar en cuenta resultados de auditorias anteriores.
Crear consciencia.
Tipos de informe
Ejecutivo
Explica las técnicas y la metodología
Habla de la temporalidad de la auditoria
Da recomendaciones puntuales
De aspectos relevantes
Obstáculos, desviaciones y áreas de oportunidad
Busca reflejar los aspectos que son relevantes para la auditoría.
Se puede acompañar de un informe general o ejecutivo
General
Emite recomendaciones
Da puerta a futuras auditorias.
Busca analizar los logros obtenidos de forma general
Aspectos operativo
Debe contener en el siguiente orden:
Alcance
Acciones
Costo
Metodología
Recursos
Resultados
Estrategia
Conclusiones
Objetivos de la auditoria
Recomendaciones
Justificación
Alternativas
Antecedentes
Desviaciones
Introducción
Opiniones
Asuntos especiales
Propuesta de implementación
Constituye uno de los aspectos clave para
afectar en forma efectiva a la organización, tiene tres fases:
Integración de recursos
Reunir los recursos necesarios para la auditoria y para las recomendaciones finales.
Preparación del programa
Determinar actividades y el tiempo de cada una.
Estimar requerimientos y delimitar responsabilidades.
Ejecución del programa
Se usa un método de aplicación y se comienzan a ejecutar las recomendaciones dadas.
Atributos
Claridad
Fácil comprensión
Utilidad
Provecho
Oportunidad
Disponibilidad
Calidad
Apego a la normatividad
Objetividad
Imparcialidad de los hechos
Lógica
Secuencia acorde al objetivo
Presentación del informe
Una vez finalizado el informe
El responsable de la
auditoría debe convocar al grupo auditor para efectuar una revisión de su contenido.
Dependiendo del tipo de organización se puede hacer extensivo a clientes, proveedores y demás público.
Seguimiento
Lineamientos generales para el seguimiento
Apegándose a la lógica empresarial debe seguir, entre otras, las siguientes directrices
Control y seguimiento.
Apoyo e interacción con áreas auditadas.
Obtención de evidencias.
Reprogramación y ajustes
Participación de especialistas.
Acciones específicas
Funciona para evaluar que tan bien se llevaron a cabo las recomendaciones producto de la auditoria
Puede generar dos resultados
Las recomendaciones se han implementado conforme a programa, ejemplos:
Costos
Impacto logrado
Estrategia
Tal implementación se ha realizado fuera de programa, ejemplos:
Alternativas
Correcciones
Desviaciones
Objetivo general de la auditoría de cumplimiento.
Establece
Acciones específicas
Criterios
Lineamientos generales
Garantizar que la opinión del auditor sean tomadas en cuenta y se ejecuten correctamente
Criterios aplicados
Cuando no se siguen las recomendaciones producto de las auditorías anteriores se necesita un segundo proceso.
Para el segundo proceso se pueden tomar en cuenta algunos criterios, por ejemplo:
Específicar tiempos.
Dar prioridad a los compromisos anteriores
Entrevistar antes de la ejecución
Subsanar las nuevas deficiencias.
Considerar sugerencias de los auditores