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GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO (CONTROLAR LOS COSTOS)
Controlar los Costos es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos del proyecto y gestionar cambios a la línea base de costos
INCLUYE
• Influir sobre los factores que producen cambios a la línea base de costos autorizada;
• Asegurar que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera oportuna;
• Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden;
• Asegurar que los gastos no excedan los fondos autorizados por período, por componente de la EDT/WBS, por actividad y para el proyecto en su totalidad;
• Monitorear el desempeño del costo para detectar y comprender las variaciones con respecto a la línea base de costos aprobada;
• Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los gastos en los que se ha incurrido;
• Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre utilización de costos o de recursos;
• Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y costos asociados.
• Realizar las acciones necesarias para mantener los excesos de costos previstos dentro de límites aceptables.
ENTRADAS
PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
DOCUMENTOS DEL PROYECTO
Los ejemplos de documentos del proyecto que pueden considerarse como entradas de este proceso incluyen, entre otros, el registro de lecciones aprendidas
REQUISITOS DE FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO
Los requisitos de financiamiento del proyecto incluyen gastos proyectados y obligaciones anticipadas
DATOS DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO
. Los datos de desempeño del trabajo contienen datos sobre el estado del proyecto, como por ejemplo qué costos han sido autorizados, incurridos, facturados y pagados
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN
Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Controlar los Costos incluyen, entre otros:
• Políticas, procedimientos y guías existentes, formales e informales, relacionados con el control de los costos;
• Herramientas para el control de los costos; y
• Métodos de monitoreo y preparación de informes a utilizar
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
JUICIO DE EXPERTOS
• Análisis de variación,
• Análisis del valor ganado,
• Pronósticos
• Análisis financiero.
Análisis del valor ganado (EVA).
El análisis del valor ganado compara la línea base para la medición del desempeño con respecto al desempeño real del cronograma y del costo.
Análisis de variación.
• Variación del cronograma.
• Variación del costo
• índice de desempeño del cronograma.
• índice de desempeño del costo.
Análisis de tendencias
El análisis de tendencias examina el desempeño del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si está mejorando o si se está deteriorando.
Diagramas.
Pronósticos.
Análisis de reserva.
Durante el control de los costos se utiliza el análisis de reservas para monitorear el estado de las reservas para contingencias y de gestión, a fin de determinar si el proyecto todavía necesita de estas reservas o si se han de solicitar reservas adicionales
ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO POR COMPLETAR
El índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI) es una medida del desempeño del costo que se debe alcanzar con los recursos restantes a fin de cumplir con un determinado objetivo de gestión; se expresa como la tasa entre el costo para culminar el trabajo pendiente y el presupuesto restante
SALIDAS
INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO
La información de desempeño del trabajo incluye información sobre el desempeño del trabajo del proyecto en comparación con la línea base de costos.
PRONÓSTICOS DE COSTOS
El valor EAC calculado o ascendente debe documentarse y comunicarse a los interesados.
SOLICITUDES DE CAMBIO
El análisis del desempeño del proyecto puede dar lugar a una solicitud de cambio de las líneas base de costos y del cronograma o de otros componentes del plan para la dirección del proyecto
ACTUALIZACIONES DEL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
• Plan de gestión de los costos.
• Línea base de costos.
• Línea base para la medición del desempeño.
ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO
• Registro de supuestos
• La base de las estimaciones.
• Estimaciones de costos.
• Registro de lecciones aprendidas.
• Registro de riesgos.
