Công việc chuẩn bị: cần nắm thông tin đầy đủ và chính xác thông qua những cơ quan chức năng về khách trên các phương diện như tính chất của đoàn khách; cấp bậc của đoàn; thành phần đoàn: số lượng, đã điểm; mục đích chuyến thăm; ngày giờ và địa điểm đến. Trên cơ sở những thông tin đó cần xây dựng đề án đón tiếp tỉ mỉ về mặt lễ tân như mức độ người chủ trì, thành phần đón tiếp; chuẩn bị vật chất về ăn ở, đi lại, hội đàm, tham quan giải trí, chiêu đãi, tặng phẩm kế hoạch đón tiếp; di kiến chương trình hoạt động; liên hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan để phối hợp.