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SETOR DE PENDÊNCIAS PARA PROTOCOLO - Coggle Diagram

- - - - 1) TRAMITAR O EVENTO DE PENDÊNCIA
        
        O evento de pendência deve ser tramitado, inserindo o status "finalizado" e informando que a pendência foi cumprida. SPOILER: fique atento ao participante que você irá inserir quando o evento for tramitado. Essa etapa é fundamental, já que irá definir quem irá conferir se o documento está correto e comunicará ao setor que está aguardando o documento que aquele processo já pode ter seguimento
        
        RETORNO DE PENDÊNCIA: FULANO DE TAL
        
        EIXO ESTRATÉGICO: Retorno da Solicitação
        
        DATA: próximo dia útil.
        
        DESCRIÇÃO: você deve informar que cumpriu aquela pendência e informar onde ela se encontra. Veja este exemplo: Prezada, o comprovante de residência que estava pendente já se encontra na pasta "documentos novos", no dropbox (lembre que não salvamos documentos novos no ágil)
        
        PARTICIPANTE: Atenção, atenção, atenção! Inserir corretamente o participante do evento é tão importante quanto cumprir a pendência! Repare: se você cumpriu seu trabalho, sanou a pendência, mas encaminhou para o setor incorreto, o funcionário que estava aguardando ansiosamente aquele documento ser enviado não será comunicado. Isso fará com o que a documentação não seja juntada no processo e pode acarretar prejuízo ao nosso cliente.
        
        JURÍDICO: PROTOCOLOS ADMINISTRATIVOS
        
        você encaminhará o evento para a agenda de protocolos administrativos quando constatar a tag de "pendente de protocolo administrativo" na aba de classificações;
        
        JURÍDICO: PRAZOS ADMINISTRATIVOS
        
        você encaminhará o evento para a agenda de prazos administrativos quando constatar que não há tag de pendente de protocolo administrativo. Geralmente, terá processo relacionado aguardando decisão ou agendamento de perícia. Lembre que o número dos processos adminstrativos é menor!
        
        JURÍDICO: PROTOCOLOS JUDICIAIS
        
        você encaminhará o evento para a agenda de protocolos juridiciais quando constatar a tag de "pendente de protocolo judicial" na aba de classificações;
        
        JURÍDICO: PRAZOS JUDICIAIS
        
        você encaminhará o evento para a agenda de prazos judiciais quando constatar que não há tag de pendente de protocolo judicial. Geralmente, terá processo relacionado em curso ou em grau de recurso. Lembre que o número dos processos judiciais é bem grande!
      - 2) BAIXAR O DOCUMENTO E INSERIR NA PASTA
        
        Você deverá baixar o documento enviado pelo cliente, procurar a pasta dele no dropbox através das unidades, criar a pasta "documentos novos" e colacionar.
        
        Fique atento: geralmente os clientes enviam o documento em imagem. Transforme para PDF e junte na pasta já nesse formato.
        
        3) RETIRAR A TAG
        
        Os processos com pendências DEVEM ter tag sinalizando qual é a documentação pendente. Uma vez que a documentação foi enviada, é preciso que você retire a tag da pendência que foi enviada.
    - - É importante ter em mente que, para a constatação de que não temos contato algum com o cliente, todas as fontes de contato devem ser tentadas (todos os contatos informados pelo cliente, nos sites de busca, através de ligação e, por último, a visita de Alex.
        
        Nossa última tentativa é Alex! Caso seja impossível a visitação (ex.: cliente mora em Campina Grande/ cliente mora no Ceará), constataremos que não temos contato de forma alguma com o cliente.
        
        é importante que você registre todas as suas tentativas E MEIOS de contato na aba "finalizar" do evento.
        
        Utilize a nossa guia para isso, colando em todo e qualquer evento de pendência que você tratar. Isso permite te ter maior controle do seu trabalho e do que você realizou. Lembre-se que, em caso de alta demanda, é impossível lembrar de cada cliente. Por isso, ANOTE! Siga a guia abaixo:
        
        GT, XX/XX/XXX; ZÊNITE: LIGAÇÃO: CHECKLIST; MEU INSS; ASSERTIVA; GT; ALEX;
        
        CASO NÃO CONSIGA CONTATO DE FORMA ALGUMA, INFELIZMENTE TERMOS QUE ENCAMINHAR A PASTA PARA COMPENSAÇÃO.
        
        CRIAR/TRAMITAR EVENTO DE PENDÊNCIA PARA COMPENSAÇÃO
        
        COMPENSAÇÃO - FULANO DE TAL
        
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        CANCELAR EVENTO DE PENDÊNCIA: você deve cancelar o evento de pendência, informando o motivo de não ter cumprido. Lembre que, neste passo, você já vai ter anotado as várias tentativas de contato com o cliente que teve ao longo do dia.
    - - MAIS UMA DICA VALIOSA: em alguns casos, os clientes informam que só conseguirão cumprir a pendência em uma determinada data (ex.: daqui a duas semanas)
        
        Nesses casos, você pode cancelar o evento de pendência, tramitando para o mesmo dia, ou dia posterior que o cliente informou que iria enviar a documentação!
        
        Informe na aba "finalizar" o motivo da tramitação para um período bem superior ao que estava previsto.
        
        Agradeça o contato do cliente pela zênite e informe que voltará a entrar em contato com ele naquela data. Finalize a conversa na Zênite! (isso é importante, pra que, caso o cliente volte a falar com o escritório, o contato dele vá direto para a triagem e não fique na sua caixa de mensagens. Pode ocorrer de o cliente ficar sem resposta e isso prejudica nosso serviço).
    - - É importante que tentemos reverter qualquer tipo de insatisfação dos nossos clientes. Verificar o motivo de o cliente não desejar mais o patrocínio do escritório e mostrar para ele as vantagens de ter o benefício. A depender do caso, procure alguma liderança. A multa de desistência é sempre a última argumentação!
        
        Caso a tentativa anterior tenha sido frustrada, precisaremos encaminhar o processo para ANÁLISE DE COMPENSAÇÃO
        
        CANCELAR EVENTO DE PENDÊNCIA: você deve cancelar o evento de pendência, informando o motivo de não ter cumprido. Lembre que, neste passo, você já vai ter anotado as várias tentativas de contato com o cliente que teve ao longo do dia.
        
        CRIAR/TRAMITAR EVENTO DE PENDÊNCIA PARA ANÁLISE DE COMPENSAÇÃO
        
        ANÁLISE DE COMPENSAÇÃO - FULANO DE TAL
        
        EIXO ESTRATÉGICO: Análise de compensação
        
        DATA: próximo dia últil. Dia inteiro;
        
        DESCRIÇÃO: informar para a próxima pessoa que irá tratar o evento o motivo de desistência do cliente, que inviabilizou o trabalho do setor de pendência
        
        PARTICIPANTE: dra. Jordana
        
        A análise de compensação pressupõe a possibilidade de reversão da desistência