La comunicació de les variacions en algunes dades pot tenir importants conseqüències: per exemple, la notificació del naixement d'un fill, o la discapacitat d'un ascendent amb qui convisqui una persona pot ocasionar una disminució en la retenció a compte de l'impost sobre la renda de les persones físiques [IRPF] o beneficis socials, com a guarderies, residències de vacances, ajudes per a estudis, regals d'empresa, etc.
Les grans empreses habitualment digitalitzen l'expedient personal de la seva plantilla mitjançant programes informàtics i bases de dades especialment dissenyades per a aquesta comesa. El sistema de digitalització ha de garantir la integritat de l'expedient, la conservació i la protecció de les dades personals.
-
A més dels expedients del personal, les relacions laborals generen molta documentació de tipus econòmic, com les nòmines, els documents de pagament de la cotització a la Seguretat Social (RLC) i els de les retencions de l'IRPF.
La documentació de caràcter econòmic, a més de justificar el pagament del salari, acredita les despeses reflectides en la comptabilitat de l'empresa, el pagament d'impostos com l'IRPF, l'Impost sobre societats o el cobrament de subvencions i bonificacions lligades a la despesa de personal. Segons la norma a la qual s'atengui, s'estableixen diferents períodes per a la conservació de la documentació.
Segons la norma a la qual s'atengui, s'estableixen diferents períodes per a la conservació de la documentació.
Legislació laboral
- Un mínim de quatre anys des del final de la relació laboral:
- Contractes de treball.
- Documents d'afiliació a la Seguretat Social de les persones contractades.
- Altes, baixes i variació de dades a la
- Seguretat Social.
- Document d'afiliació a la mútua d'accidents i malalties professionals.
- Un mínim de quatre anys des que acaba el termini per liquidar les cotitzacions
- Nòmines.
- Butlletins de cotització a la Seguretat Social.
Legislació fiscal
Estableix quatre anys, a comptar des de la liquidació dels impostos, ja que es tracta de documents justificatius de despeses fiscalment deduïbles.
Codi de Comerç
Estableix sis anys, a comptar des de la data de tancament de l'exercici comptable.