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ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE PROCESOS - Coggle Diagram
ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE PROCESOS
CONCEPTOS BÁSICOS
Organizaciones sin animo de lucro
Servicio sin animo de lucro orientado a mejorar la calidad de vida, compuesta por voluntarios.
Pueden ser
Publicos
Privados
Tipos
Entidades cerradas
En este caso, tanto los objetivos como la organización interna están claramente establecidos para ser lo más efectivos posibles. Sin embargo, no hay suficiente conexión con el entorno externo.
Entidades abiertas
Aquí se le da más importancia al proceso, poniendo los objetivos en segundo lugar. La organización, al estar influenciada por su entorno, puede cambiar sus objetivos. En este caso, se resalta lo importante que son las interacciones constantes entre la organización y su entorno.
Gestión:
Organización donde la gestión es realizada por todos sus miembros con distintos nieles de responsabilidad
Entidades
Las organizaciones son colectividades a alcanzar objetivos específicos con un ámbito de acción, jerarquía de autoridad, valores y cultura que permiten la colaboración eficaz para lograr objetivos comunes
TEMA 1: TERCER SECTOR
El Tercer Sector se define como el conjunto de organizaciones no lucrativas que persiguen la promoción y la inclusión social de las personas, desarrollando actividades relacionadas con los ámbitos sociales y orientadas a facilitar el ejercicio efectivo de los derechos sociales y el acceso al bienestar, especialmente para aquellos en situaciones de exclusión o vulnerabilidad .
Tipos
Fundaciones
Son organizaciones creadas con un propósito específico, generalmente para ayudar a los demás, como en educación, salud, o bienestar social. Se financian principalmente con donaciones y tienen fines altruistas.
Cooperativas
Son empresas o asociaciones formadas por personas que se unen para satisfacer sus necesidades comunes, como comprar productos a mejor precio o ofrecer servicios. Los beneficios se reparten entre los miembros de manera equitativa.
Asociaciones
Son grupos de personas que se unen para lograr un objetivo común, como promover una causa o actividad. No buscan ganar dinero, sino que su propósito es ayudar o mejorar algo para la sociedad.
TEMA 2: ESTRUCTURA Y DINÁMICA DE LAS ORGANIZACIONES
2.1 ORGANIGRAMAS
Funciones:
Funciones relevantes
Se realiza en diferentes agrupaciones
Define la importancia jerárquica
Otras funciones
Cada estamento tiene una posición en la toma de decisiones
Ofrece información sobre las relaciones de dependencia
Define la el puesto y la responsabilidad que asume en el centro
Limitaciones
Las interpretaciones subjetivas afectan la comprensión de la información gráfica
La jerarquía en las instituciones no implica que todos los estamentos tengan el mismo poder de decisión
Las relaciones entre órganos son complejas de representar graficamente
Normas
El rectángulo representa a una persona o grupo que tiene funciones especificas
Si los rectángulos están al mismo nivel, tienen la misma categoría y jerarquía
Para mostrar que los órganos 1,2,3 y 4 forman un grupo de trabajo se utiliza un triangulo
Las lineas continuas de arriba hacia abajo muestran quien tiene autoridad y quien está bajo su mando
La linea recta al lado de la figura muestra que hay una relación de asesoramiento
Las lineas discontinuas muestran coordinación
En un rectángulo las lineas discontinuas indican que el órgano aún no se ha creado
Definición
Representación gráfica de una estructura formal que muestra la jerarquía, las funciones y las diferentes relaciones, dependencias y cohesiones dentro de una organización
Tipos:
Según su forma
Mixto
Horizontales o de izquierda a derecha
Verticales o descendentes
Radial
Redondo o Circular
Según su contenido
Funcional
De puesto de trabajo
2.2 Creación de una asociación
Al menos tres personas
Secretaría
Tesorería
Presidencia
Reunión de constitución
Aprobación estatus
Designación cargos
Datos personas fundadoras
Firmas asistentes
Elaboración de estatus
Cargos: Funciones y duración
Socios: Tipos, derechos y deberes
Funcionamiento
Domicilio y ámbito
Fines, actividades
Patrimonio y cierre anual
Nombre
Disolución
Entrega documentación (Online)
Archivo pdf con acta de constitución
Archivo pdf con estatus
Datos de contacto
Esperar la resolución
A veces piden corregir errores
Puede tardar hasta tres meses
La notificación llega al contacto de quien entregó la solicitud
La resolución asigna un número de inscripción en el registro y te devuelve la documentación entregada con sello oficial
Solicitud del NIF (CIF)
La solicita la figura de presidencia
Hay que aportar toda la documentación sellada por el registro
Se solicita en hacienda foral
La emiten en el momento y es necesaria para casi todos los trámites
Apertura de cuenta bancaria
Necesaria la documentación del registro y el CIF
Datos de todas las personas autorizadas para operar con la cuenta
Libros de la asociación
Libro de actas
Libro de cuentas
Libro de personas socias
Inscripción en otros registros
Registro de servicios forales
Censo de organizaciones de voluntariado
Registros municipales
Censo tercer sector social
Emakunde
Cumplir con los estatus
Realizar las asambleas ordinarias anuales
Cumplir el procedimiento de admisión, sanción o expulsión de personas asociadas
Hacer elecciones cuando toca y notificar al registro el resultado
Respetar los quorums necesarios para las votaciones
TEMA 3: PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Documentos institucionales
¿Para que sirven?
Estos documentos establecen normas y comunican información clave para asegurar coherencia, transparencia y responsabilidad en las actividades de la entidad.
Son tres
Planificación estrategica
Una herramienta de mejora que involucra a todos en la organización y está abierta a cambios.
Marco de intervención (Misión, Visión, Valores..)
Visión: Es la aspiración futura de una organización
Valores: Son los principios y creencias que guían las acciones y decisiones de la organización
Misión: Es el propósito fundamental de una organización
Análisis del entorno (DAFO)
Fortalezas: Aspectos internos positivos que dan ventaja a la organización
Amenazas: Factores externos que pueden representar riesgos o desafíos.
Oportunidades: Factores externos que podrían favorecer el crecimiento o éxito.
Debilidades: Aspectos internos negativos que limitan el desempeño.
Líneas estratégicas básicas
Objetivos estrategicos
Evaluación, ajuste y mejora
Plan anual
Lineas de acción
Indicadores
Objetivos anuales
Encargado/a
El Plan Anual, guiado por el Plan Estratégico, concreta los objetivos y actividades que la institución gestionará durante el año.
Acciones concretas
Responsabilidades de cada equipo de trabajo
Memoria anual
Valoración de los indicadores
Evaluación de los objetivos
Es un informe anual que resume las actividades más importantes de la organización, presenta los resultados clave y sirve de base para planificar el futuro.
Dificultades
Recomendaciones
¿Que son?
Son los documentos formales y oficiales que reúnen la información, reglas, políticas y pautas que rigen cómo debe operar la entidad.
TEMA 4: DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES
4.2 Recursos
Tipología
Materiales
Tecnológicos
Económicos
Recursos humanos
Intangibles
Origen
Propios
Cuotas
Servicios que se pagan
Voluntariado
Agenos
Lo que proviene de entidades sociales
Lo que proviene de las empresas
Lo que proviene de la administración pública
Banca solidaria
Definición
Medios utilizados por una organización para para el logro de sus fines
Criterios
Diversificación
Colaboración
Proactividad
Implicación de todo agente de la organización
Estrategia de comunicación
Uso de las tic
Transparencia
Transmitir seguridad
Sustentabilidad
4.1 Dirección y Liderazgo
Dirección
Hace referencia a la posición que alguien tiene para tomar decisiones y guiar a un grupo o equipo.
Liderazgo
Es cuando una persona cambia su forma de actuar para encajar en un grupo y es aceptada por los demás miembros de ese grupo.
Tipos
Liderazgo servicial
El líder se preocupa más por las necesidades de su equipo que por las suyas propias, y se enfoca en ayudarlos a crecer y mejorar.
Liderazgo carismático
El líder usa su forma de ser, su encanto y su manera de comunicarse para inspirar y motivar a los demás.
Liderazgo Laissez-Faire o el no liderazgo
El líder adopta un enfoque de "dejar hacer", lo que significa que deja que los miembros del equipo tomen sus propias decisiones y trabajen por su cuenta.
Liderazgo situacional
El líder cambia su forma de liderar según la situación y lo que necesiten los miembros del equipo
Liderazgo transaccional
El líder se centra en dar premios o castigos para asegurarse de que el equipo cumpla con las metas y mantenga un buen rendimiento.
Liderazgo visionario
El líder tiene una idea clara de lo que quiere lograr en el futuro y motiva a los demás para que lo sigan, buscando hacer cambios y mejoras a largo plazo
Liderazgo transformacional
El líder se centra en inspirar y motivar a su equipo para lograr grandes cambios, promoviendo un sentido de propósito y visión a largo plazo
Liderazgo coaching
El líder actúa como un guía o entrenador, ayudando a los miembros del equipo a mejorar sus habilidades y aprender cosas nuevas
Liderazgo democrático
El líder anima a los miembros del equipo a participar en las decisiones, buscando que todos trabajen juntos y estén de acuerdo.
Liderazgo ético
El líder sigue principios éticos fuertes, asegurándose de ser justo, honesto y correcto en todas sus decisiones.
Liderazgo autocrático
El líder toma todas las decisiones por sí mismo, sin consultar ni involucrar a los demás miembros del equipo
TEMA 5: CLIMA Y CULTURA DE LAS ORGANIZACIONES
Clima
El clima institucional es el ambiente emocional y perceptivo de una organización, que es más variable y subjetivo.
Caracteríticas
Es algo más temporal y puede cambiar rápidamente, dependiendo de factores como las decisiones que tome la organización, la situación económica o los cambios en el equipo de trabajo
Cultura
La cultura institucional son los valores y principios que guían el funcionamiento y las decisiones de una organización a lo largo del tiempo.
Tipos
Cultura fragmentada
Caracterizada por la falta de cohesión y unidad, donde los individuos o grupos trabajan de manera aislada, sin una conexión fuerte entre ellos.
Cultura de la coordinación
Se basa en la organización y el control de actividades de manera estructurada, con énfasis en la eficiencia y el cumplimiento de objetivos a través de procesos bien definidos.
Cultura colaborativa
Promueve la cooperación y el trabajo en equipo, valorando la interacción y el intercambio de ideas para lograr metas comunes.
Cultura individualista
Se enfoca en la autonomía y el logro personal, priorizando los intereses y objetivos individuales sobre los grupales.
Características
Es más estable y dura más que el clima, ya que se basa en los principios fundamentales de la organización y en la historia. La cultura no cambia de forma rápida ni sencilla y además se pasa a las nuevas generaciones de empleados
TEMA 6: EVALUACIÓN Y INNOVACIÓN
Evaluación
Dificultades
Entidad
Incógnitas → Menos posibilidades de
trabajar → recibir un ‘no’
Zona de actividad restringida
Pocos usuarios
Experiencia
Falta de grupos de trabajo
Pocos profesionales
Hay que mejorar las acciones
Recursos económicos
Lento proceso de obtención de recursos
Falta de recursos
Conflictos
Fortalezas
Entidad
Lugar estratégico → Más posibilidades de
trabajo
Red → Gran ámbito de actuación
Muchos usuarios
Experiencia
Muchos grupos de trabajo
Muchos profesionales
Acciones adecuadas
Recursos económicos
Proceso conocido de obtención de
recursos
Recursos suficientes → más
profesionales, más acciones...
Conflictos
Evaluar el plan estratégico de una organización social es importante para asegurar que funcione bien y logre generar un impacto positivo en la comunidad.
Pasos a seguir
Revisión de los objetivos y metas
del plan estratégico
Revisa los objetivos y metas del plan original de la organización, asegúrate de que sean claros y medibles, y estén en línea con la misión y visión, además de crear indicadores para evaluar los resultados, procesos e impacto social.
Recopilación de datos
Reúne datos tanto numéricos como descriptivos sobre las actividades hechas, cómo se utilizaron los recursos y los resultados obtenidos.
Definir el objetivo de la
evaluación
Verificar si se cumplieron los objetivos, evaluar si se usaron bien los recursos, analizar el efecto de las actividades en la comunidad e identificar lo que se aprendió y cómo mejorar.
Análisis de datos
Comparar los resultados con los objetivos del plan estratégico
Identificación de lo aprendido
Reconocer lo que ha salido bien y lo que requiere mejorar.
Informe de evaluación
Debe incluir un resumen de lo que se encontró, hablando de los logros y las dificultades, y debe ser claro, fácil de entender y organizado para tomar decisiones importantes.
Retroalimentación y ajuste del
plan estratégico
Reajustar los objetivos o metas que no son realistas, mejorar cómo se distribuyen los recursos, lograr más participación de la comunidad o interesados, y fortalecer la cooperación con otras organizaciones.
Comunicación de los resultados
Comparte los resultados de la evaluación con todos los involucrados: equipo, socios, comunidad y financiadores, para asegurarte de que todos sepan qué sigue y que el proceso sea claro y participativo.
Innovación
Explicaremos las mejoras que vamos a considerar al crear el próximo plan estratégico.
Recursos económicos/personales/materiales
Organización (cargos, organigrama...)
Líneas/Objetivos/Acciones
Gestión (comunicación, reparto de trabajo,
subvenciones...)
Tras a ver realizado la evaluación se pasara a realizar la innovación
