Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Етикет службового листування - Coggle Diagram
Етикет службового листування
Правила, яких слід дотримуватися під час
І. Починати листа необхідно зі звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості.
Наприклад,
Шановний (ім 'я та по батькові)!
Шановний пане/пані... (ім 'я, ім'я й прізвище)!
Шановні панове!
Шановні колеги!
Вельмишановний добродію!
Глибокошановний (ім 'я та по батькові)!
Високошановний пане...!
II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа.
. Не слід забувати про прощальну фразу.
Найчастіше в листах уживаються такі форми:
З повагою і найкращими побажаннями
З удячністю і повагою
З належною до Вас пошаною
Залишаємося з пошаною
З повагою. Зі щирою повагою (пошаною)
З найщирішою до Вас повагою (пошаною)
З повагою, вдячністю та побажанням успіхів
Із вдячністю і правдивою пошаною
Бажаємо успіхів
V.
Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх аспектах, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.
Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є "візитною карткою" вашої установи. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові.
VI
. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, за сутністю, тоді вся запропонована інформація буде доречною.
Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.
Класифікація листів
Лист
- це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.
Службові листи
належать до головних засобів встановлення
офіційних, службових
контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.
Комерційні
— використовуються при підготовці до укладення комерційної угоди, а також під час виконання умов договорів.
Некомерційні
— використовуються при вирішенні різноманітних організаційних, правових питань,економічних взаємин.
Лист-відповідь
— лист, що містить відомості,
за які попередньо було зроблено запит.
Лист-пропозиція (оферта)
— заява особи про бажання укласти угоду із зазначенням конкретних умов угоди
Лист-інформація
— містить інформацію про стан якихось справ,що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається
Лист-попередження
— лист, в якому адресат попереджується про припинення домовленності, у разі невиконання ним своїх зобов'язань
Лист-нагадування
— містить нагадування про виконання домовленостей, зобов'язань і заходи, які будуть прийняті у разі їхнього невиконання;
Лист-претензія (рекламація)
— претензії до сторони угоди, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання, і вимога відшкодування збитків
Лист-запит
— лист, в якому адресант звертається з певним проханням до адресата.
Особливості оформлення листів
Вимоги до оформлення службового листа
За обсягом службовий лист має бути стислим, бажано — не більше однієї сторінки.
Щодо технічного оформлення службового листа,
його друкують на фірмовому бланку підприємства формату А4 або А5;
Шрифт — Times New Roman.
Міжрядковий інтервал — 1,5. Для великих за обсягом листів допустимий одинарний міжрядковий інтервал.
Будь-які шрифтові виділення (напівжирний, курсив) — неприпустимі.
Так, основний документ, який регламентує написання службових листів в Україні, — Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Згідно з цим документом:
— бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки;
— можна використовувати два варіанти розташування реквізитів — кутовий і поздовжній. Більш поширені — поздовжні бланки;
— якщо лист складено на фірмовому бланку підприємства, підпис керівника не потрібно завіряти печаткою;
— усі службові листи слід реєструвати та присвоювати їм реєстраційний індекс.