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GESTIÓN POR PROCESOS - Coggle Diagram

- - - - Grandes cantidades de personas se desplazaban a sus puestos de trabajo en instalaciones de fabricación.
  - - - Se establecieron cadenas para transmitir órdenes, donde las máquinas determinaban el ritmo de trabajo.
    - - Las personas en niveles jerárquicos inferiores eran consideradas "mano de obra", sin necesidad de formación ni cualificación.
    - - Los trabajadores debían adaptarse estrictamente a las necesidades de fabricación.
    - - Las relaciones humanas se restringían al control y supervisión de las tareas operativas.
- - - - Características
        
        División del trabajo
        
        Las tareas se dividen entre diferentes departamentos según la función que desempeñan (por ejemplo, marketing, producción, finanzas, recursos humanos).
        
        Jerarquía
        
        Existe una clara cadena de mando, donde los superiores supervisan a los subordinados y se comunican de manera vertical.
        
        Especialización
        
        Los empleados se agrupan según su especialización, lo que les permite desarrollar habilidades específicas y experiencia en su campo.
      - Ventajas
        
        Establece prioridades en la toma de decisiones.
        
        Permite retener y potenciar el conocimiento especializado
        
        La especialización permite a los empleados realizar tareas de manera más efectiva y rápida.
        
        Claridad en roles
        
        Es fácil de representar y de interiorizar como modelo organizativo
      - Desventajas
        
        La estructura jerárquica puede hacer que la organización sea rígida y lenta para adaptarse a cambios del entorno.
        
        Puede haber problemas de comunicación y colaboración entre departamentos, lo que dificulta la integración y el trabajo en equipo
      - Limitaciones
        
        No se deben ignorar los nuevos paradigmas de gestión
        
        Las organizaciones más avanzadas adoptan principios universalmente aceptados que han demostrado ser eficaces.
- - - - Integración del liderazgo
        
        El concepto de liderazgo se integra fácilmente en una organización jerárquica funcional.
        
        Permite identificar a quienes deben ejercer liderazgo sobre las personas a su cargo.
        
        La gestión del liderazgo es crucial para su eficacia
      - Orientación hacia los resultados
        
        Este concepto se adapta bien al modelo funcional debido a la jerarquía,
        
        Las personas en niveles inferiores siguen directrices de instancias superiores
        
        Se trabaja para alcanzar objetivos en un sentido ascendente, satisfaciendo demandas que provienen de arriba.
      - Problemas potenciales
        
        La orientación a resultados puede llevar a que los objetivos sean verticales y estancos, limitados a departamentos
        
        Existe el riesgo de que los objetivos entre diferentes departamentos sean contradictorios o no coherentes desde una perspectiva global de la empresa
  - - - 1. Orientación al Cliente
        
        Definición
        
        Las organizaciones deben comprender y satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes.
        
        Importancia
        
        La satisfacción del cliente es esencial para el éxito a largo plazo
        
        2. Liderazgo
        
        Definición
        
        Los líderes deben establecer la dirección y los objetivos, y deben ser capaces de inspirar y motivar a sus equipos.
        
        Importancia
        
        Un liderazgo efectivo impulsa el compromiso de los empleados y la cultura organizativa.
        
        3. Compromiso de las Personas
        
        Definición
        
        Las organizaciones deben involucrar y empoderar a todos sus empleados, fomentando un entorno de trabajo motivador.
        
        Importancia
        
        La implicación y satisfacción de los empleados son clave para alcanzar la excelencia organizativa.
        
        4. Enfoque en los Procesos
        
        Definición
        
        Las actividades y procesos deben ser gestionados de manera eficiente y eficaz para lograr los resultados deseados.
        
        Importancia
        
        La gestión por procesos contribuye a mejorar la calidad y la productividad.
        
        5. Mejora Continua
        
        Definición
        
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        Importancia
        
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        6. Toma de Decisiones Basada en Evidencias
        
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- - - - Trabaja más de cerca con compañeros, promoviendo la cohesión del equipo
      - Definición de proceso
        
        Un proceso es una secuencia de actividades que añaden valor a un producto o servicio para un cliente interno o externo.
        
        Todas las organizaciones tienen procesos que, en el caso del cliente externo, implican grupos de tareas en secuencia para desarrollar o fabricar productos o servicios.
        
        Orientación al cliente
        
        La lógica de la orientación al cliente sugiere que es razonable organizarse en torno a esta secuencia de actividades.
- - - -  Comercial
      -  Diseño
      -  Producción
      -  Expedición
  - - -  Admisión
      -  Urgencias
      -  Diagnóstico
      -  Consultas
      -  Hospitalización
      -  Quirófano
      - EDUCACIÓN
        
         Diseño curricular
        
         Orientación
        
         Diferentes niveles de enseñanza
- - - - Para orientarse al cliente externo y optimizar las actividades, la tendencia es simplificar el esquema organizativo.
      - Esta simplificación puede llevar a la creación de uno o varios procesos transversales.
      - Identificación de procesos:
        
        Cada organización debe identificar estos procesos basándose en las actividades que realiza
        
        Es fundamental mantener siempre en mente
        
         La orientación al cliente final
        
         El valor añadido
        
         Las relaciones cliente-proveedor internas
        
        Estos procesos se conocen como procesos operativos de negocio o centrales.
        
        Otros grupos de tareas y operaciones
        
         Gestión de personas
        
         Gestión del conocimiento
        
         Gestión de recursos financieros
        
         Gestión de recursos físicos
        
         Gestión de recursos tecnológicos
        
        Aunque no aportan valor directo al cliente final, son esenciales para el correcto funcionamiento de la empresa.
        
        Integración en el modelo organizativo:
        
        En este contexto, otros procesos internos son sus clientes, por lo que deben ser integrados en el nuevo modelo organizativo.
- - - - Apoyo
      - Soporte
      - Gestión o estratégicocs
      - Beneficios de la gestión por procesos
        
         Unificar criterios en la organización.
        
         Mejorar la satisfacción de toda la comunidad educativa.
        
         Asumir la responsabilidad en el logro de los objetivos.
        
        Atención a grupos de interés
        
        Se atienden a todos los grupos de interés.
        
        Gracias a la gestión por procesos, se ha logrado un aumento en la satisfacción en la atención a las familias.
        
        Marco del nuevo modelo organizativo
        
        o Se ha definido un marco general para el nuevo modelo organizativo.
        
        o Este modelo debe ser diferente en cada organización.
        
        o El mapa de procesos, apoyado en la estrategia, permite establecer:
        
         Responsabilidades
        
         Objetivos
        
         Pautas de gestión en la organización.
- - - - Componentes
        
        Actividades o Tareas
        
        o Las acciones específicas que se realizan dentro de cada proceso.
        
        Entradas y Salidas
        
        ENTRADAS
        
        Los recursos o datos necesarios para iniciar un proceso
        
        SALIDAS
        
        Los productos o resultados generados por el proceso.
        
        Flujo de Información
        
        o Cómo se mueve la información entre las diferentes actividades y departamentos.
        
        Responsabilidades
        
        o Quién es responsable de cada actividad o tarea dentro del proceso.
        
        Indicadores de Desempeño
        
        o Medidas que permiten evaluar la eficacia y eficiencia de cada proceso
        
        Beneficios
        
        • Claridad: Ayuda a visualizar cómo funcionan los procesos, facilitando la comprensión para todos los involucrados.
        
        • Identificación de Mejoras: Permite identificar cuellos de botella, redundancias y oportunidades de mejora.
        
        • Mejora de la Comunicación: Fomenta una mejor comunicación y colaboración entre departamentos.
        
        • Orientación al Cliente: Al entender los procesos, las organizaciones pueden mejorar la experiencia del cliente al optimizar las entregas de productos o servicios.
        
        • Facilita la Toma de Decisiones: Proporciona una base para tomar decisiones informadas basadas en el desempeño de los procesos.
        
        Pasos para crear un mapa de procesos
        
        1.Definir el Alcance:
        
        o Especificar qué procesos se van a mapear y cuál es el objetivo del mapa.
        
        2.Recopilar Información:
        
        o Reunir información de los procesos actuales a través de entrevistas, observaciones y documentos.
        
        3.Determinar Entradas y Salidas:
        
        o Identificar qué recursos y datos son necesarios para cada actividad y qué se produce como resultado.
        
        4. Establecer el Flujo de Proceso
        
        o Dibujar el flujo de actividades, mostrando cómo se interconectan y el orden en que se llevan a cabo.
        
        5.Asignar Responsabilidades:
        
        o Designar quién es responsable de cada actividad o tarea.
        
        6.Revisar y Validar:
        
        o Presentar el mapa a los interesados para asegurar que sea preciso y que todos estén de acuerdo con el contenido
        
        7.Actualizar y Mejorar:
        
        o Revisar el mapa de procesos regularmente para asegurarse de que refleje cualquier cambio en la organización.
- - - - Calidad es lo que el cliente desea
        
        la calidad no es un concepto abstracto, sino que debe definirse según las expectativas del cliente. Lo que el cliente considera valioso determina la calidad de un producto o servicio.
      - Satisfacción de requisitos acordados con el cliente:
        
        Esto implica que la calidad se mide en función de si se cumplen los estándares y expectativas previamente establecidos entre el proveedor y el cliente. La comunicación efectiva es clave en este proceso.
      - El Enfoque Erróneo de la Calidad
        
        Muchas personas creen que calidad es casi lo que el cliente quiere:
        
        Producto de calidad, pero no cumple completamente con las expectativas del cliente:
        
        Aquí se subraya que un producto que no cumple completamente con lo que el cliente quiere no se considera realmente de calidad, a pesar de las métricas de la empresa.
        
        Proceso y Calidad
        
        • Relación entre calidad y administración de procesos: La calidad está directamente relacionada con cómo se gestionan los procesos dentro de la organización. Un enfoque en los procesos puede llevar a mejores resultados.
        
        • Necesidad de analizar y mejorar el proceso: Evaluar constantemente los procesos permite identificar áreas de mejora y asegurarse de que se mantenga la calidad.
        
        Manteniendo la Calidad
        
        • Importancia de mantener calidad a través del proceso: Para lograr un estándar de calidad del 100%, es fundamental que cada etapa del proceso esté alineada con los objetivos de calidad.
        
        • Necesidad de satisfacer requisitos en cada etapa: Cada miembro del equipo debe cumplir con los requisitos necesarios para garantizar que el proceso se ejecute de manera eficiente.
        
        • Enfoque en tratar a cada persona como cliente: Esto implica que cada interacción debe considerarse un servicio al cliente, incluso entre colegas.
        
        El Cliente Interno
        
        • Concepto de "cliente interno" en el proceso: Juan introduce la idea de que cada empleado en un proceso debe considerar a su siguiente colega como un cliente, con expectativas claras de calidad.
        
        • Preguntar al proveedor qué necesita y cumplir con ello al 100%: La clave para la calidad es saber exactamente lo que se necesita para cada etapa y cumplir con esos requisitos.
        
        La Necesidad de la Motivación
        
        o Ser un buen compañero: Fomentar un ambiente colaborativo y de apoyo entre compañeros de trabajo.
        
        o Sentirse exitoso y tener auto-estima: Ayudar a los empleados a alcanzar el éxito contribuye a su motivación y bienestar.
        
        o Estar satisfecho con el trabajo realizado: La satisfacción laboral está vinculada a la calidad del trabajo y la motivación del empleado.