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PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA CAPACITACIÓN, El Plan General de Capacitación…

- - - - El DNC es un procedimiento, que parte del análisis de los insumos con los que cuenta la empresa y en particular, en las características de los recursos humanos, para conocer con mayor exactitud las deficiencias del personal en cuanto al desempeño de las tareas inherentes a sus puestos de trabajo, señalando la distancia entre lo que se debe hacer y lo que se hace (Pinto, 2000).
      - ¿Qué preguntas responde?
        
        ¿En qué deben ser capacitados el personal, para el desempeño correcto de sus funciones?
        
        ¿Quiénes deben de ser capacitados?
        
        ¿Con qué nivel de profundidad deben ser capacitados?
        
        ¿Qué importancia o peso tiene cada aprendizaje para el desempeño de un puesto o especialidad?
- - - - INVESTIGAR LOS ANTECEDENTES
        
        HACER UN INVENTARIO DE RECURSOS HUMANOS
        
        FASES DE ELABORACIÓN DE PROGRAMAS
        
        LLENADO Y FORMALIZACIÓN DE FORMATOS LEGALES
        
        Estos deben llenarse de acuerdo a lo establecido por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.
        
        Consiste en la redacción de objetivos, estructuración del contenido, especificación de objetivos intermedios y particulares, y selección de técnicas y materiales de apoyo. Además, incluye la preparación de actividades de instrucción, elaboración de la guía del instructor y organización de los cursos. Es esencial integrar todos los eventos de capacitación en una estrategia única para satisfacer las necesidades identificadas, programar tiempos y recursos, y asegurar el apoyo logístico y la evaluación en todas sus dimensiones.
        
        En este se debe describir de la forma más detallada y precisa posible las carencias en cuanto a conocimientos, habilidades o actitudes, de cada empleado y/o grupos de trabajadores. Investigar las características culturales y de conocimiento, los niveles jerárquicos de los participantes, y el número posible de candidatos totales y por cada curso o evento.
        
        Revisar las necesidades organizacionales y de capacitación, para establecer las necesidades manifiestas y encubiertas, jerarquizar áreas, puestos y personas a capacitar. Revisar niveles y profundidad de los cursos o actividades a programar, prever las técnicas de instrucción a emplear, los materiales requeridos, los facilitadores, el equipo y aulas, entre otros aspectos relevantes.
- - - - Factores a considerar
        
        Con respecto a la integración de personal
        
        La administración de la capacitación requiere personas preparadas, por lo que se determina el número adecuado según la magnitud de la empresa y el alcance del plan. Para asignar personas a puestos específicos, es necesario definir posiciones administrativas, realizar descripciones de los puestos e identificar los requisitos correspondientes.
        
        Con respecto a los presupuestos y costos
        
        En esta actividad se asignan los recursos (humanos, financieros, materiales y tiempo), para lograr los resultados esperados en la planeación de los eventos de capacitación.
        
        Con respecto a los procedimientos
        
        Son los lineamientos generales y específicos para que la capacitación funcione, por ello, se establecen las políticas generales y específicas, así como la normatividad para la operación de los programas.
        
        Con respecto a la atención durante el servicio
        
        Hay que preparar las siguientes actividades
        
        Bebidas y bocadillos para los recesos o la clausura del evento.
        
        Las constancias o diplomas que se entregarán al finalizar el evento.
        
        Preparación de carpetas con material para cada participante.
        
        Con respecto a la comunicación
        
        Hay que buscar la mejor manera de informar del evento a los jefes y participantes.
        
        Con respecto a la duración
        
        Se pueden elaborar cronogramas, horarios y/o calendarios de actividades incluidas en las diversas secciones o módulos de los eventos de capacitación.
        
        Con respecto a los instructores
        
        Se recomienda la combinación de instructores internos y externos, en diferentes momentos y áreas.
        
        Es deseable contratar a los especialistas más conocido dentro del medio, con basta experiencia en los temas a capacitar. Pero debe de tomarse en consideración el costo-beneficio, para decidirse a contratar a instructores famosos y caros.
        
        Con respecto a los participantes
        
        Se deben considerar los siguientes aspectos:
        
        Edades
        
        Criterios de selección de participantes
        
        Puesto que desempeña
        
        Inquietudes, frustraciones, etc
        
        Número de participantes
        
        Horarios de Trabajo
        
        Escolaridad
        
        Integración de recursos materiales
        
        Para la administración de la capacitación también requiere de aulas, muebles, equipo (proyectores, computadoras, equipos de video, rotafolios, etc.) e instalaciones.
        
        Con respecto al ambiente físico se debe cuidar:
        
        Iluminación
        
        Ventilación
        
        Tamaño
        
        Mobiliario
        
        Ubicación de los locales
- - - - Es fundamental que el instructor o coordinador se mantenga informado sobre el avance y los problemas que surjan, para poder resolverlos.
        
        Esto permite a los instructores realizar adecuaciones a los manuales, materiales didácticos y, si es necesario, redefinir la metodología del proceso instruccional según las necesidades de cada evento.
    - - Se monitorea el curso de capacitación, se solucionan los problemas, se cubren las necesidades y requerimientos, lo que significa contar con los recursos materiales requeridos, para lograr que el instructor y los participantes se concentren en los objetivos de aprendizaje.
    - - Se requiere que el capacitador o el responsable de la coordinación de la capacitación, conozca a los proveedores de los servicios requeridos para efectuar los eventos de capacitación para validar calidad y costo, con el fin de optimizar el presupuesto.
    - - Se requiere obtener indicadores, establecer métodos, diseñar formatos e involucrar a los usuarios en las actividades de medición, todo esto con el fin de verificar el ejercicio presupuestal.
- - - - Se revisan los:
        
        Aspectos generales del funcionamiento del sistema de capacitación
        
        Se hace una evaluación total de la función de la capacitación en todos los procesos
        
        Tipo
        
        Administrativo
        
        Metodológico
        
        Legal
        
        Sistémico
      - Se aplican valoraciones, como:
        
        Diagnóstico organizacional
        
        Diagnóstico de necesidades de capacitación
        
        Costo - Beneficio
        
        Auditoría de capacitación
        
        Cálculo de la productividad
    - - ¿Qué se hace?
        
        Se establecen y aplican herramientas para medir la efectividad del proceso de enseñanza-aprendizaje, a través del análisis de:
        
        Facilitadores / instructores
        
        Condiciones ambientales
        
        Participantes
        
        Instalaciones y equipos necesarios
        
        Alcance de objetivos instruccionales
        
        Aprovechamiento del aprendizaje
        
        etc
        
        Se aplican instrumentos para la evaluación del aprendizaje y la medición de la satisfacción de los participantes.
        
        En base a la Norma Técnica de Competencia Laboral de “Diseño e Impartición de cursos de capacitación” de CONOCER,
        
        La evaluación del aprendizaje y el contenido evaluativo debe ser congruente con:
        
        Los reactivos que integran los instrumentos de evaluación y que correspondan con el tipo de instrumento que se usará
        
        Las evidencias requeridas por los objetivos de aprendizaje.
        
        Los objetivos de aprendizaje
        
        Los instrumentos para medir satisfacción en los participantes
        
        Deben incluir preguntas para evaluar al:
        
        Instalaciones
        
        Servicios
        
        Material didáctico
        
        Contenidos
        
        Instructor
- - - - Estipula que debe verificarse la aplicación del aprendizaje por parte de los participantes. Y para ello se deben de establecer compromisos individuales de los participantes en la parte final del curso, por lo que el capacitador debe diseñar:
        
        Estrategias de seguimiento
        
        Formatos para entrevistar a los participantes
        
        Hacer un reporte del seguimiento
        
        Un documento de retroalimentación a los participantes
        
        Este debe contener
        
        Resultado de los compromisos generados en la última parte del curso
        
        Porcentaje de alcance de los compromisos
        
        Los nuevos compromisos ajustados
        
        Nuevas fechas de cumplimiento de los compromisos