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Tema 2 Comunicaciones internas y externas por correo electrónico
Correo electrónico
El correo electrónico consiste en el envío y recepción de mensajes a través de un servicio que actúa como intermediario. Los correos se llaman e-mail y el intermediario es un servidor de correo electrónico.
Funcionamiento del correo electrónico
Los elementos que intervienen en la comunicación por correo electrónico son:
E-mail (correo): Mensaje que el remitente envía al destinatario.
Emisor de e-mail: Es el servidor que envía el e-mail.
Destinatario (receptor): Es quien recibe el e-mail.
Receptor de e-mail: Es el servidor que aloja el e-mail enviado.
Remitente (emisor): Es quien envía el e-mail.
El servidor recibe el correo y lo notifica. Existen dos servidores:
El servidor de correo entrante: Actúa como buzón de entrada. Suele ser un servidor POP3, IMAP o HTTP.
El servidor de correo saliente: Actúa como buzón de salida. Suele ser un servidor SMTP.
Dirección de correo electrónico
Las cuentas de correo tienen como distintivo una dirección de correo electrónico. Las direcciones tienen esta forma:
nombredeusuario@nombredominio.sufijo
Las direcciones de correo electrónico son únicas, es decir en ellas no es posible asignar el mismo nombre dos veces dentro de un dominio.
La dirección de correo electrónico se considera un dato personal y como tal esta bajo el amparo de lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal.
Formato de un correo electrónico
El correo electrónico se divide elementalmente en 3 partes:
Adjuntos: Son archivos que se pueden enviar en correo, aunque algunos se niegan por comprometer la seguridad del usuario.
Cuerpo del mensaje: Se corresponde con el contenido que se envía en el mensaje. Este contenido puede ser:
Texto plano: Es texto sin ningún formato.
HTML: Corresponde al contenido de una pagina web, lo que da formato al texto e incluir otros elementos como imagenes.
Encabezado: En el se recoge la información técnica del mensaje.
Campos de un correo electrónico
Hay que complementar una serie de campos a la hora de hacer un correo:
Asunto: Este campo es el titulo del mensaje y en el se escribe el tipo de contenido no es obligatorio colocarlo pero si recomendable.
CC: Se emplea para detallar las direcciones de los destinatarios a los que se les quiere enviar una copia del correo.
Para: En este campo se coloca la dirección del correo electrónico del destinatario, se pueden colocar varios destinatarios.
CCO: Es CC, solo que el destinatario no ve las direcciones del resto que se han colocado aquí.
Formas de acceso al correo electrónico
El acceso a correo se realiza de dos formas distintas:
Mediante webmail: Se conecta al servidor de correo y nos permite visualizar los mensajes, que siempre quedarán en el servidor.
Mediante una aplicación de gestión de correo electrónico: Se conecta al servidor y permite descargar los mensajes de correo electrónico al equipo antes de visualizarlos.
Webmail
El webmail es el método más común al acceso al correo electrónico. Paginas web dedicadas al servicio de correo electrónico: Hotmail, Gmail y Yahoo.
Aplicaciones de correo electrónico
Las principales aplicaciones de correo electrónico son:
Mozilla Thunderbird: Aplicación desarrollada para Linux, aunque funciona en todas las plataformas.
Lotus notes: Aplicación de pago para entornos corporativos.
Microsoft Outlook: Es una aplicación de pago que se incluye en algunas versiones de la suite Office.
La ventana de Outlook
La ventana de Outlook se compone de estos elementos:
Panel de lectura: Contiene distintos elementos según la opción de Outlook que estemos utilizando y la elección del diseño en pantalla.
Barra de tareas pendientes: Muestra un calendario, una lista de citas próximas y una lista de tareas pendiente.
Cinta de opciones: Se encuentra distribuida en fichas, las que muestran las opciones mas significativas.
Barra de estado: Muestra información sobre la sección abierta.
Barra de título: Muestra la opción de Microsoft que estamos gestionando en ese momento.
Barra de zoom: Permite visualizar con mas o menos detalle los datos cargados en el panel de lectura.
Barra de acceso directo: Es personalizable y permite al usuario agregar en ella los botones que más utiliza.
Panel de navegación: Permite seleccionar las opciones que ofrece Outlook. Así podemos visualizar:
Nuestras cuentas de correo.
Las vistas de los calendarios.
Administrar la agenda de contactos de Outlook.
Un lista de tareas realizadas o pendientes.
Envío y recepción de mensajes
El menú de navegación alberga el menú correo para gestionar correos electrónicos.
Envío de correos electrónicos
Para enviar un mensaje tenemos que configurar nuestra cuenta de correo electrónico previamente. Para comenzar a redactar un mensaje haremos clic sobre el botón Nuevo mensaje de correo electrónico.
Las opciones de la ficha mensaje nos permite utilizar herramientas para escribir un correo electrónico. Dispone de estos grupos:
Nombres: Agrega destinatarios de nuestra libreta de direcciones y comprobar que las direcciones incluidas son correctas.
Incluir: Permite adjuntar un archivo, una tarjeta de presentación, un calendario, un elemento Outlook o una firma a nuestros correos.
Texto básico: Incluye las herramientas para la edición de texto como la fuente, tamaño, negrita, cursiva, etc.
Etiquetas: Incluye etiquetas asociadas a los mensajes para realizar su seguimiento o asignarle un nivel de importancia.
Portapapeles: Incluye las herramientas cortar, copiar, copiar formato y pegar.
Recepción de correos electrónicos
Los programas de correo electrónico comprueban los mensajes recibidos en nuestra bandeja de entrada. Cada mensaje recibido dispone de esta información:
Asunto: Frase que hace referencia al mensaje enviado.
Fecha y hora: El momento del envió del mensaje.
Destinatarios: Las personas a las que va dirigido el mensaje.
Archivos adjuntos: Si el mensaje tiene archivos adjuntos, la línea del mensaje muestra la imagen de un clip.
Remitente: Nombre de quien ha enviado el mensaje y su dirección de correo electrónico.
Cuerpo del mensaje: Contiene texto, imágenes, etc.
Las partes principales de la bandeja de entrada son:
Fecha y hora de envío
Receptor
Emisor
Asunto
Archivos adjuntos
Cuerpo del mensaje
Mensaje no leído
Mensaje leído
El botón mensajes nos permite obtener un menú que nos permite:
Categorizar: Permite asignar un color a los mensajes marcados, para diferenciarlos.
Seguimiento: Establece una marca para realizar un seguimiento de los mensajes.
Marcar como no leído: Se marcan en negrita.
Pasos rápidos: Ofrece opciones para realizar operaciones sencillas de un modo rápido.
Marcar como leído: Se señalan con letra normal.
Reglas: Realiza acciones según los datos asociados al mensaje.
Reenviar: Abre una nueva ventana para cada mensaje dispuesto a ser reenviado a otro destinatario.
Mover: Permite mover los mensajes a otra carpetas.
Impresión rápida: Permite imprimir los mensajes seleccionados.
Copiar: Copia los mensajes para pegarlos en otra ubicación.
Ignorar: Todos los mensajes marcados se descartaran.
Abrir: Abre todos los mensajes marcados en diferentes ventanas.
Eliminar: Borra uno o varios mensajes de la bandeja de entrada.
Responder un correo electrónico
Para responde un correo electrónico haremos clic en el botón responder de la ficha mensaje de la cinta de opciones de nuestro mensaje abierto. Para responder a todos los destinatarios haremos clic en responder todos,
Organizar correos electrónicos en carpetas
Outlook ofrece la opción de crear carpetas de mensajes para poder almacenar los mensajes determinados a un proyecto determinado.
Inclusión de archivos adjuntos y otros elementos en correos electrónicos
En la ficha mensaje de la cinta de opciones podemos acceder con el botón incluir a adjuntar archivo, adjuntar elemento y firma. La ficha insertar ofrece estas posibilidades:
Vínculos: Se pueden crear vínculos a un lugar de nuestro documento, página web, dirección de correo, etc.
Ilustraciones: Posibilita insertar una imagen desde un archivo de nuestro equipo. Tambien permite crear graficos, formas, etc.
Texto: Añade al mensaje cuadros de texto, elementos de autotexto, WordArt, campos de fecha y hora.
Símbolos: Permite incluir ecuaciones, símbolos o líneas.
Tablas: Permite incluir tablas para organizar mensajes
Incluir: Agrupa los estos elementos:
Adjuntar archivo: Permite añadir tipos de archivo en nuestro correo.
Elemento de Outlook: Posibilita incluir un elemento de Outlook a nuestro correo electrónico.
Tarjeta de presentación: Contiene información detallada de un contacto.
Calendario: Adjunta un calendario al correo.
Firma: Incluye un texto o un texto con imágenes al final del mensaje.
Gestión de contactos
Para gestionar los correos podemos emplear una agenda de contactos nos permite guardar datos de la información del correo de electrónico de una persona y datos sus datos personales como su dirección o trabajo.
Crear un nuevo contacto
En la ficha de inicio hacemos clic sobre el botón nuevo contacto de la cinta de opciones y se abrirá una nueva de ventana con toda la información que podemos añadir sobre nuestro contacto.
Modificar contactos
Para modificar un contacto debemos hacer doble clic sobre su ficha de contacto y se abrirá una ventana de nuevo contacto donde los datos pueden ser modificados.
Eliminar contactos
Para eliminar un contacto debemos seleccionarlo en nuestra agenda de contactos y haciendo clic con el botón derecho del ratón.
Crear grupos de contactos
Con la opción Nuevo grupo de contactos de la cinta de opciones de Contactos podemos clasificar por grupos nuestros contactos. Se abrirá una ventana donde escribimos el nombre del grupo y seguidamente añadiremos los contactos.
Visualizar contacto
Al hacer clic en contactos en el menú de navegación veremos en el panel de lectura de Outlook una vista de todos nuestros contactos. En el grupo vista actual nos permite visualizar los contactos de cuatro modos diferentes:
Tarjeta: Muestra la información en columnas ordenando los registros alfabéticamente y mostrando la información almacenada en cada uno de ellos.
Teléfono: Muestra una lista tabulada de los contactos, de modo que en cada columna se muestra un campo.
Tarjeta de visita: Muestra los datos más relevantes de cada contacto en forma de tarjeta de visita.
Lista: Es similar a la organización anterior, pero en esta se permite realizar agrupaciones en función de un campo en concreto.
Imprimir contactos
Con la opción imprimir en la ficha archivo podemos imprimir un contacto o grupo de contactos y también nos permite seleccionar el modo en que queremos que se muestren los contactos en las hojas impresas. Disponemos de estas opciones de configuración de impresión:
Formato pequeño y mediano: Permite imprimir de modo resumido la información de cada uno de los contactos organizada alfabéticamente por sus iniciales.
Memorando: Imprime la información detallada de todos los contactos seleccionados, cada uno en una página.
Tarjeta de visita: Imprime los contactos seleccionados en forma de tarjetas de visita.
Lista de teléfonos: Permite imprimir una lista de contactos con sus teléfonos ordenados alfabéticamente por sus iniciales.
Seguimiento de correo electrónico
Microsoft Outlook 2010 ofrece opciones que nos permiten realizar un seguimiento de nuestros correos, pudiendo marcarlos, añadir opciones de voto, etc.
Seguimiento de un mensaje
Agregar una marca a un mensaje nos permite realizar un seguimiento de este al emisor o a todos sus destinatarios. Para marcar un mensaje seleccionar uno o varios de la bandeja de entrada. Después accedemos a la ficha inicio y elegimos la opción seguimiento del grupo etiquetas.
Incluir botones de voto
Nuestros destinatarios pueden realizar una votación cuando creamos un mensaje. Hay tres tipos de opciones aprobar, rechazar, si, no y si, no, quizás. Podemos también elegir nombres para un proyecto.
Solicitar opciones de entrega y lectura
Desde el grupo de opciones donde se encuentran los botones de voto podemos acceder a dos opciones más: Solicitar una confirmación de entrega y solicitar una confirmación de lectura.
Organización del calendario
El calendario en Microsoft Outlook es una de las aplicaciones más utilizadas que permiten organizar de manera efectiva uno o varios calendarios, compartirlos o publicarlos.
Crear un nuevo calendario
Para crear un calendario accedemos a la ficha inicio, en la opción abrir calendario. Obtendremos un desplegable que nos permite abrir calendarios de contactos de nuestra libreta direcciones, en internet, compartidos o, en nuestro caso, Crear un nuevo calendario en blanco.
Crear una nueva reunión
Las reuniones son como las citas solo que involucran a varias personas y usan recursos como salas de conferencia.
Crear una nueva cita
Las citas son eventos que programamos en nuestro calendario. Para crear una cita accedemos a la ficha inicio y en el grupo nuevo hacemos clic sobre nueva cita.
Cambiar una cita o una reunión
En caso de que queramos cambiar los datos de la reunión o la cita hacemos doble clic sobre esta barra y modificamos lo que creamos conveniente.
Visualizar calendarios
Las opciones de visualización de calendarios nos permiten elegir que calendarios mostrar y de que manera verlos. Los calendarios disponibles se encuentran en el panel de navegación. En la ficha vista se ofrecen estas opciones:
Organización: Permite elegir las vistas citadas anteriormente.
Color: Permite modificar el color de cada calendario mostrado.
Vista actual: Permite personalizar, cambiar y restablecer la vista actual.
Responder a una reunión
Cuando se envía un evento de reunión, los remitentes reciben un mensaje especial de tipo reunión. En este mensaje el receptor puede aceptar, rechazar, dejar en duda su asistencia o revisar el calendario.
Gestión de tareas
La gente realiza anotaciones de sus tareas pendientes para para no olvidar que hacer. Para gestionar tareas debemos acceder al menú tareas que se encuentra en el panel de navegación.
Gestión y visualización de tareas
Podemos clasificar las tareas por su prioridad, seguimiento, etc. En la pantalla de inicio encontraremos:
Administrar tarea: Permiten eliminar o marcar como completada.
Seguimiento y Vista actual: Permiten visualizar determinadas tareas según su seguimiento, prioridad, etc.
Nuevo y Eliminar: Permiten crear y borrar tareas.
Crear una nueva tarea
Para crear una tarea, en la ficha inicio hacemos clic en el botón nueva tarea y le podemos añadir información sobre nuestra tarea:
Prioridad: Asocia una prioridad baja, normal o alta a la tarea.
Estado: Permite determinar se la tarea esta comenzada, en curso, completada, a la espera o aplazada.
Inicio y Vencimiento: Permite indicar las fechas entre las que se debe realizar la tarea.
Asunto: Hace referencia de manera general a la tarea pendiente.
%completado: Permite indicar el porcentaje de tarea realizada.
Aviso: Ofrece la posibilidad de crear un aviso asociado a la tarea.
Medidas de seguridad y confidencialidad
Las cuentas de correo exigen al usuario una serie de datos, como su nombre y apellido, el teléfono, la dirección de correo, el DNI, etc. La política de privacidad de los sitios web debe aclarar que uso se realiza de los datos de los usuarios para garantizar que no se envía spam o información no solicitada.
La norma básica para la confidencialidad del uso de cuentas de correo es crear una contraseña siguiendo estos pasos:
Utilizar contraseñas distintas para cada sitio web que nos solicite la creación de una.
Cambiar las contraseñas de forma regular cada tres meses aproximadamente.
Elegir una contraseña larga y compleja.
Las medidas que podemos tomar para proteger nuestro correo son:
Analizar con un antivirus los archivos adjuntos.
Avisar a nuestros contactos si creemos que nuestro correo esta infectado por un virus.
No abrir mensajes de correo de desconocidos.
Desactivar la vista previa de mensajes en aplicaciones de correo electrónico.
Un aviso de confidencialidad no obliga a nadie de ninguna forma a hacer nada y son solo informativos pero en ellos se incide la importancia para las empresas de protegerse legalmente.