Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Sekretäri ametikoha nõuete profiil - Coggle Diagram
Sekretäri ametikoha nõuete profiil
Ameti eesmärk
Toetada organisatsiooni igapäevast toimimist, pakkudes tõhusat haldus- ja administratiivteenust.
Koordineerida teabe liikumist
Korraldada juhtide ja töötajate ajakava
Toetada meeskondi vajalike dokumentide, aruannete ja protsesside haldamisel.
Sekretäri ülesandeks on olla organisatsiooni nägu ja kontaktpunkt nii sise- kui ka välisklientidele.
Haridus ja kvalifikatsioon
Haridus
Sekretär peab omama vähemalt keskharidust.
Soovitatav on kutseharidus sekretäri erialal.
Sageli omandatakse vajalikud teadmised ja oskused spetsiaalsete sekretäri- või assistendiõppe programmide kaudu.
Kutseõppeasutustes
Rakenduskõrgkoolides
Kvalifikatsioon
Sekretär, tase 5 kutsetunnistus, mis tõendab vastava ala teadmisi ja oskusi.
Täiendav kvalifikatsioon
Eeliseks võivad olla sertifikaadid või kursused, mis on seotud kontoritöö, dokumentide haldamise, keelte või IT-alaste teadmistega.
Kutsestandard
Sekretär, tase 5 kutsestandard
Eeldab kutseoskuste ja teadmiste omandamist, mis võimaldavad töötada iseseisvalt ning vastutada oma töövaldkonna tulemuste eest.
Eelduseks on tööalane kogemus või vastava taseme koolitus.
Olulisemad teadmised, oskused
Organisatsioonilised oskused
Tõhus ajaplaneerimine ja ülesannete haldamine
Juhtide ajakava koordineerimine
Koosolekute planeerimine
Töövoogude haldamine
Dokumentide haldamine ja andmete töötlemine
Kirjade koostamine
Protokollide pidamine
Dokumentide koostamine ja säilitamine
Suhtlemisoskus
Efektiivne suhtlemine nii kirjalikult kui suuliselt.
Suhtlemine klientide, kolleegide ja juhtidega
Infovahetuse korraldamine
Viisakas ja professionaalne kirjavahetus
Tehnilised oskused
Kontoritarkvara MS Office (Word, Excel, PowerPoint) kasutamine
e-posti kasutamine
Kalendrisüsteemide kasutamine (Outlook vms)
Dokumendihaldustarkvara kasutamine
Andmebaaside haldamise oskus
Probleemilahendamise oskus
Oskus leida lahendusi kiirelt ja efektiivselt.
Kiire reageerimine probleemidele
Otsustusvõime
Iseseisva töö korraldus
Otsuste langetamine
Esindusoskus
Igapäevatöös
Klientidega suheldes
Isikuomadused
Täpsus ja usaldusväärsus
Oluline on täita ülesandeid õigesti ja õigeaegselt.
Paindlikkus
Oskus kohaneda muutuvate olukordadega.
Positiivne suhtumine
Hea meeleolu ja professionaalsus suhtlemisel.
Täpsus ja põhjalikkus
Detailide tähelepanu
Hoolikas töö dokumentidega
Diskreetsus
Usaldusväärsus ja konfidentsiaalsus, eriti kui käsitletakse tundlikku teavet.
Hea suhtlemisoskus ja empaatia
Võime suhelda erinevate isikutega, nii sise- kui ka välisklientidega.
Stressitaluvus
Töö kiire tempoga toime tulek
Enesedistsipliin ja iseseisvus
Võime iseseisvalt tööd planeerida ja läbi viia, minimaalsete juhiste järgi tegutseda.
Muud nõuded
Eetika
Sekretär peab järgima ametialaseid eetikanorme.
Järgima konfidentsiaalsuse hoidmist.
Järgima professionaalset käitumist.
Esinduslik suhtlus klientidega
Professionaalse käitumise tagamine igapäevatöös
Etikett
Korralik välimus
Füüsilised tingimused
Peamiselt kontoritöö
Nõuab pikaajalist töötamist arvutiga
Töötama stressirohketes olukordades
Oluline on, et töötaja suudaks koordineerida mitmeid ülesandeid samaaegselt
Tööaeg
Tööaeg on tavaliselt tavapärane kontoritundi ajal
Aeg-ajalt võib vaja olla osaleda üritustel või koosolekutel, mis toimuvad väljaspool tavapärast tööaega.