Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
TRÌNH TỰ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI - Coggle Diagram
TRÌNH TỰ QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐI
Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số,ngày,tháng văn bản
Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày
Đảm bảo văn bản hành chính đúng quy định của Nhà nước, quy chế của cơ quan ( Nghị định 30)
Ghi số, ngày, tháng, năm văn bản
Là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi
Ghi số văn bản
VB QPPL: Nghị quyết số: 614/208/UBTVQH12, Số 24/2013/NĐ-CP
VB hành chính: Số.../BNV-TCCB
Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Quy đinh tại Đ15, NĐ 30
Đăng ký văn bản đi
Bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.
Đăng ký văn bản
Đăng ký văn bản bằng sổ
Đăng ký văn bản bằng Hệ thống
Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Nhân bản, đóng dấu (hoặc ký số )
và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có )
Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản.
Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định
Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử
Làm thủ tục phát hành, chuyển phát,
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Thu hồi văn bản
Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định
Lưu văn bản đi
Lưu văn bản giấy
Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.
Lưu văn bản điện tử
Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.