Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

Quản lý thời gian và lên kế hoạch cho học viện Helea - Coggle Diagram

- - - - Thực hiện Quy tắc Một chạm để tổ chức ngay lập tức
        Quy tắc Một chạm rất đơn giản: Khi bạn nhặt được thứ gì đó – có thể là email, tài liệu hoặc nhiệm vụ – hãy xử lý ngay lập tức. Không để lại vào đống, không đánh dấu là chưa đọc. Chạm vào một lần và quyết định số phận của nó
        
        Đặt thời gian rõ ràng: Dành thời gian cụ thể trong ngày cho email, giấy tờ và các nhiệm vụ khác. Ví dụ, Sarah dành 30 phút đầu tiên vào buổi sáng để xem lại và xử lý email, đảm bảo cô bắt đầu ngày mới với hộp thư đến rõ ràng.
        
        Quyết định ngay tại chỗ: Khi bạn mở email hoặc cầm một tài liệu, hãy đưa ra quyết định. Trả lời, lưu trữ, ủy quyền hoặc loại bỏ. Sarah sử dụng một sơ đồ quyết định đơn giản: Nếu khẩn cấp và quan trọng, cô ấy sẽ giải quyết ngay lập tức. Nếu không khẩn cấp nhưng quan trọng, cô ấy sẽ lên lịch thời gian để xử lý. Nếu có thể ủy quyền, cô ấy sẽ chuyển tiếp cho thành viên nhóm phù hợp. Nếu không phải cả hai, cô ấy sẽ loại bỏ.
        
        Sắp xếp khi bạn di chuyển: Giữ cho không gian làm việc của bạn gọn gàng, để bạn có thể dễ dàng xử lý các mục chỉ bằng một lần chạm. Sarah đã dán nhãn các thư mục cho các dự án khác nhau và một khay đựng tài liệu đến, giúp cô ấy nhanh chóng lưu trữ hoặc giải quyết các mục khi chúng đến
        
        Giữ cam kết: Có thể bạn muốn để dành một việc gì đó cho sau này, nhưng hãy nhớ rằng, mục tiêu là chạm vào nó một lần rồi tiếp tục. Sarah tự nhắc nhở bản thân về thời gian và năng lượng tinh thần tiết kiệm được khi tuân thủ quy tắc này, điều này giúp cô ấy giữ được kỷ luật
    - - Chia nhỏ thành các nhiệm vụ dễ thực hiện hơn với Phương pháp Phô mai Thụy Sĩ
        
        Bước 1: Nhận biết nhiệm vụ
        Hướng dẫn: Liệt kê tất cả các thành phần: Chia nhỏ nhiệm vụ thành tất cả các thành phần, bất kể nhỏ đến mức nào
        
        Bước 2: Thiết lập bộ đếm thời gian
        Để tiến triển mà không bị quá tải, hãy đặt hẹn giờ cho một buổi làm việc ngắn, tập trung vào một phần của nhiệm vụ. Ví dụ, Sarah đặt hẹn giờ trong 15 phút và quyết định tập trung vào việc phác thảo phần giới thiệu của báo cáo
        
        Bước 3: Làm việc theo từng đợt
        Sau khi bạn đặt ra thời hạn, hãy làm việc chăm chỉ vào nhiệm vụ trong thời gian của bộ đếm thời gian. Mục tiêu không phải là hoàn thành nhiệm vụ mà là đạt được tiến triển.
        
        Bước 4: Ăn mừng sự tiến bộ
        Sau mỗi buổi làm việc, hãy dành chút thời gian để ghi nhận tiến độ đã đạt được. Điều này giúp tạo động lực và động lực.
    - - Áp dụng phương pháp Ivy Lee vào thói quen của bạn
        
        Bước 1: Liệt kê sáu nhiệm vụ quan trọng
        Sarah bắt đầu mỗi ngày bằng cách liệt kê sáu nhiệm vụ quan trọng nhất của mình. Đây là những nhiệm vụ đóng góp đáng kể vào mục tiêu và trách nhiệm của cô, liệt kê chúng như sau: 1. Hoàn thiện báo cáo ngân sách hàng tháng. 2. Chuẩn bị các slide thuyết trình cho cuộc họp khách hàng sắp tới. 3. Xem xét và trả lời các email quan trọng. 4. Lên kế hoạch cho mốc thời gian của dự án tiếp theo của nhóm. 5. Viết bản thảo đầu tiên của chiến lược tiếp thị mới. 6. Sắp xếp các tệp để kiểm toán cuối năm.
        
        Bước 2: Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn
        Làm tốt lắm! Với danh sách trong tay, Sarah sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng. Điều này đảm bảo rằng cô ấy tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất trước.
        Bây giờ, hãy ưu tiên danh sách sáu nhiệm vụ của bạn. Xác định nhiệm vụ nào là quan trọng nhất và sắp xếp các nhiệm vụ còn lại cho phù hợp
        
        Bước 3: Tập trung vào từng nhiệm vụ một
        Tuyệt! Sau khi xác định được các ưu tiên của mình, Sarah cam kết tập trung vào từng nhiệm vụ một, bắt đầu với ưu tiên hàng đầu
        Giữ cam kết: Không nên làm nhiều việc cùng lúc hoặc chuyển đổi nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ hiện tại.
        Ngày mai, hãy tập trung hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Hãy quan sát cách tập trung duy nhất này ảnh hưởng đến năng suất của bạn.
        
        Bước 4: Suy ngẫm về sự tiến bộ của bạn
        Vào cuối ngày, Sarah nhìn lại tiến trình của mình. Cô đánh giá những nhiệm vụ nào đã hoàn thành và chuyển những nhiệm vụ còn dang dở sang danh sách của ngày hôm sau, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào.
        Xem lại tiến trình của bạn: Vào cuối ngày, hãy đánh giá những nhiệm vụ nào đã hoàn thành và những nhiệm vụ nào chưa hoàn thành. Điều chỉnh danh sách của bạn: Di chuyển bất kỳ nhiệm vụ nào chưa hoàn thành lên đầu danh sách của ngày hôm sau. Suy ngẫm về lý do: Xem xét lý do tại sao một số nhiệm vụ không được hoàn thành và cách bạn có thể giải quyết những thách thức đó trong tương lai
      - Bản chất của phương pháp Ivy Lee
        Về bản chất, Phương pháp Ivy Lee bao gồm việc xác định sáu nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn cần hoàn thành vào ngày hôm sau và sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng. Đó là thực hiện các nhiệm vụ quan trọng nhất trước và chuyển các nhiệm vụ ít quan trọng hơn sang ngày hôm sau.
    - - Tập trung nỗ lực vào 20% nhiệm vụ mang lại 80% kết quả
        Trong lĩnh vực quản lý thời gian, quy tắc này là một bước ngoặt. Nó liên quan đến việc tập trung vào các nhiệm vụ thực sự quan trọng, khiến ngày làm việc của bạn không chỉ bận rộn hơn mà còn thông minh hơn và hiệu quả hơn
      - Xác định 20% của bạn
        Suy ngẫm về các nhiệm vụ của bạn và xác định nhiệm vụ nào đóng góp quan trọng nhất vào mục tiêu của bạn. Nghĩ về những tuần trước: Hoạt động nào dẫn đến kết quả có ý nghĩa nhất?
        Liệt kê các nhiệm vụ trong tuần tới và xác định 20% nhiệm vụ mà bạn tin là sẽ đóng góp nhiều nhất cho mục tiêu của mình
      - Nhiệm vụ
        Sắp xếp 20% nhiệm vụ của bạn vào danh sách ưu tiên và lên kế hoạch giải quyết chúng vào giờ làm việc hiệu quả nhất vào ngày mai.
      - Ủy quyền hoặc cắt giảm 80%
        Làm tốt lắm khi sắp xếp thứ tự ưu tiên của bạn! Sau đó, Sarah xem xét 80% nhiệm vụ còn lại của mình để xác định nhiệm vụ nào có thể được phân công, sắp xếp hợp lý hoặc loại bỏ. Điều này giúp cô ấy duy trì sự tập trung vào các ưu tiên của mình mà không bị quá tải.
      - Phản ánh và điều chỉnh
        Làm tốt lắm khi tối ưu hóa danh sách công việc của bạn! Vào cuối mỗi tuần, Sarah sẽ xem xét lại việc áp dụng Quy tắc 80/20 của mình, đánh giá những gì hiệu quả và những điều chỉnh nào có thể được thực hiện để cải thiện hơn nữa
      - Áp dụng quy tắc 80/20 để có tác động tối đa
        Làm tốt lắm khi cam kết cải tiến liên tục! Quy tắc 80/20 là một công cụ mạnh mẽ, khi áp dụng đúng cách, có thể tăng đáng kể năng suất và hiệu quả của bạn. Bằng cách tập trung vào các nhiệm vụ mang lại kết quả đáng kể nhất, bạn có thể đạt được nhiều hơn với ít nỗ lực hơn
  - - - Xác định chủ đề của bạn
        Bước đầu tiên là xác định chủ đề hoặc danh mục quan trọng đối với công việc và mục tiêu cá nhân của bạn
      - Lên kế hoạch cho tuần của bạn
        Bây giờ, hãy lập lịch trình hàng tuần dựa trên những ngày theo chủ đề, đảm bảo rằng các nhiệm vụ và cuộc họp của bạn phù hợp với chủ đề đã chỉ định
      - Duy trì sự linh hoạt
        Khi bạn thực hiện các ngày theo chủ đề, hãy nhớ phải luôn thích nghi. Điều chỉnh lịch trình khi cần thiết trong khi vẫn ghi nhớ các chủ đề.
      - Phản ánh và điều chỉnh
        Hãy dành thời gian để xem lại tuần của bạn và việc thực hiện các ngày chủ đề. Thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết cho tuần tiếp theo.
      - Làm chủ năng suất dài hạn với Theme Days
    - - Chọn nhiệm vụ của bạn: Xác định một nhiệm vụ hoặc thói quen chính mà bạn muốn phát triển. Đó phải là điều gì đó có ý nghĩa góp phần vào các mục tiêu dài hạn của bạn
      - Chuẩn bị lịch: Chuẩn bị lịch giấy hoặc ứng dụng để bạn có thể theo dõi tiến trình của mình một cách trực quan
      - Đánh dấu ngày: Mỗi ngày bạn hoàn thành nhiệm vụ, hãy đánh dấu vào lịch. Sử dụng bút dạ lớn, đậm để dễ nhìn và dễ thấy.
      - Suy ngẫm và điều chỉnh: Thường xuyên xem lại tiến trình của bạn. Nếu bạn bỏ lỡ một ngày, hãy hiểu lý do tại sao điều đó xảy ra và làm thế nào bạn có thể tránh nó trong tương lai.
    - - Liệt kê các Nhiệm vụ của Bạn: Xác định tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án của bạn
      - Xác định thời lượng nhiệm vụ: Ước tính thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ
      - Thiết lập sự phụ thuộc của tác vụ: Một số tác vụ không thể bắt đầu cho đến khi những tác vụ khác hoàn thành
      - Tạo Biểu đồ: Sử dụng phần mềm như Microsoft Excel, Google Sheets hoặc công cụ quản lý dự án chuyên dụng để vẽ Biểu đồ Gantt
      - Cập nhật thường xuyên: Khi dự án của bạn tiến triển, hãy cập nhật biểu đồ để phản ánh các nhiệm vụ đã hoàn thành và điều chỉnh mốc thời gian nếu cần
    - - Bước 1: Chọn đối tác của bạn
      - Bước 2: Thiết lập hệ thống của bạn
      - Bước 3: Duy trì động lực